Первый рабочий день: как организовать старт для нового сотрудника

Принципы первого дня

Первый рабочий день нового сотрудника — это день трудоустройства, то есть оформления документов. Этот день должен быть легким, спокойным. Работодатель не должен ожидать, что сотрудник сразу «бросится в бой» и будет досконально разбираться в рабочих задачах. Цель дня — комфортное знакомство с компанией и корректное оформление документов.

Первый день особенно важен. По данным исследования hh.ru, в первые месяцы работы более 40% сотрудников задумываются об увольнении. В данном контексте первый рабочий день является первым кирпичиком, который компания закладывает в фундамент грамотной и эффективной адаптации нового сотрудника и, соответственно, его успешного вхождения в процессы работы и коллектив.

С чего начинается утро первого рабочего дня

1. Оформление документов. Знакомство с HR и подписание трудовых документов и необходимых соглашений (в том числе о конфиденциальности и обработке персональных данных).
2. Ознакомление с должностной инструкцией. Сотрудник получает заранее подготовленную должностную инструкцию, читает ее и может задать вопросы.
3. Знакомство с командой. Сотрудник знакомиться со своей командой и руководителем.
4. План адаптации. Если индивидуальный план адаптации уже подготовлен, сразу после подписания документов куратор или непосредственный руководитель знакомит сотрудника с этим планом: этапы, цели на испытательный срок, ключевые встречи, ожидаемые результаты.

Ориентация в компании

В первый день сотрудник должен понять, где он работает и как здесь все устроено.

Что необходимо:

• Краткая вводная от HR. История компании, сферы деятельности, ключевые продукты и что будет в течение первого дня, план.
• Самостоятельное изучение на внутреннем портале. Если такой есть у компании (а мы очень советуем такой создать), он станет основным информационным ресурсом для специалиста на старте.

Что должно быть на портале:

• История и текущая деятельность компании, факты и достижения.
• Описание продуктов и/или проектов.
• Организационная структура с понятными связями и зонами ответственности.
• Ссылки на важные ресурсы: регламенты, шаблоны документов, реквизиты компании, базы знаний, инструкции и т.д.
• Контакты и точки входа: к кому обращаться по техническим вопросам (доступы, оборудование), кадровым (отпуска, больничные), финансовым (расходы, авансы, закрывающие), закупкам, курьерской службе (где что получить/сдать).
• Справочные материалы и памятки: телефоны, чаты, ответы на вопросы, глоссарий терминов.

Роль HR: рассказать базу, показать, как пользоваться порталом, и оставить сотруднику время самостоятельно изучить материалы.

Очевидно, что такой портал полезен и для уже давно работающих сотрудников в качестве большого информационного справочника.

Настройка рабочего окружения нового сотрудника

В этот день сотрудник:

• Получает и принимает технику (в офисе) или подтверждает ее получение через курьерскую службу (на удаленке).
• Получает доступы и аккаунты: корпоративная почта, мессенджеры, трекеры задач, базы знаний, CRM/ERP и т. п.
• Устанавливает нужные программы и системы: офисные приложения, средства коммуникации.
• Проверяет работоспособность: вход в систему, права доступа к папкам/репозиториям, доступ к внутренним сервисам.

Для удаленного формата заранее организуем доставку оборудования, предоставляем инструкции видео-инструкции по подключению и проводим встречу-адаптацию в формате видеозвонка.

Когда начинать работать

Что делать в первый рабочий день? Точно не заниматься рабочими задачами. Их сотруднику лучше передавать со второго дня, когда:

• техника и доступы настроены,
• основные документы и инструкции прочитаны,
• общая картина по компании и процессам понятна.

Со второго дня активно подключается куратор/наставник и ведет сотрудника по плану адаптации: ставит первые задачи, объясняет критерии качества, знакомит с командой и рабочими правилами. 

План первого рабочего дня: пример

• Оформление документов.
• Первичное знакомство с командой и рабочим местом (если офис).
• Изучение должностной инструкции, знакомство с планом адаптации.
• Вводная с HR: о компании, продуктах/проектах, оргструктуре.
• Время для полноценного знакомства с командой и руководителями, совместный обед с коллегами.
• Самостоятельное изучение портала и сбор вопросов.
• Получение/проверка техники и доступов, установка ПО.
• Короткий созвон с HR/куратором: фиксируем итоги дня и планы на завтра.