В 10 раз ускорили работу с претензиями

Команда разобрала весь процесс работы с претензиями, чтобы определить проблемные зоны. Главный нюанс заключался в том, что у юристов не было единой истории по претензии или делу: документы готовили в Word, статусы судебных дел вели в Excel, переписку искали в почте, а акты, экспертизы и другие материалы хранили в разных папках. Поэтому перед каждым новым шагом приходилось заново собирать материалы и восстанавливать контекст. 

Выделили несколько участков, которые требовалось перестроить: собрать материалы по дебиторской задолженности в одном месте, устранить повторный сбор документов для суда, ускорить подготовку документов, снизить риск потери претензий покупателей в корпоративной почте и упростить процесс подготовки отчетов. 

Всю работу перенесли в единую корпоративную систему. Работу с задолженностями выстроили так, чтобы юрист сразу переходил к подготовке претензии, а не начинал с поиска материалов. В реестре по партнеру есть сумма долга, срок просрочки, комментарий менеджера, договоры, акты и переписка. Юрист видит, из-за чего возникла задолженность и какие документы уже есть, поэтому не запрашивает комментарии по почте и не ищет файлы в разных папках.

Если контрагент не реагирует или не соглашается на претензию, начинается подготовка иска в суд. Документы, переписка, реквизиты ответчика и история действий уже связаны с претензией, поэтому их не нужно собирать повторно. В деле фиксируются даты заседаний, решения суда, исполнительные документы и следующие шаги. Даты подтягиваются из Картотеки арбитражных дел, а напоминания за несколько дней помогают специалисту не пропустить заседание или срок.

Отдельно пересмотрели подготовку судебных документов. Раньше специалист собирал данные из разных файлов. Сейчас юрист использует сведения, которые уже есть в системе: реквизиты сторон, адреса, документы и историю спора. Ему не нужно заново копировать данные из договоров, таблиц и переписки. Даже адреса для конвертов юрист печатает из карточки дела, а не набирает вручную.

Иначе стали работать и с входящими претензиями. Такие обращения приходили на корпоративную почту, и дальше многое зависело от того, кто получил письмо, кому его переслал и где сохранил документы. Теперь юрист работает с обращением в той же системе, что и с остальными претензиями: видит переписку, документы и историю действий. Если обращение доходит до суда, материалы не собирают заново — спор продолжают вести на основе уже собранной истории.

Последним этапом перестроили отчетность. Раньше юристы на один-два дня откладывали текущие задачи, чтобы собрать сводку из разных Excel-таблиц. Теперь претензии, судебные дела и взыскания ведутся в едином реестре, а данные для отчета появляются по ходу работы. Руководитель может сам в любой момент сформировать отчет и увидеть, какие претензии отправлены, какие дела находятся в суде, какие суммы взыскиваются и чем закончились споры.