Что учесть при найме внештатных IТ-специалистов

IТ-сектор активно разрастается, появляется все больше проектов. При этом нехватка специалистов остается одной из главных проблем. Чтобы ее решить, можно прибегнуть к помощи внештатных сотрудников. Однако оформить с ними договор оказывается непростой задачей, поскольку ошибки, допущенные при оформлении, могут повлечь за собой штрафы. Продуктовый директор КИНН Денис Харин рассказывает, как работать с фрилансерами без рисков.

Найм фрилансера: на что обращать внимание при заключении договора

Отвечая на вопрос, как оформить договор с фрилансером, нужно понять, чем он принципиально отличается от постоянного сотрудника. Вот несколько признаков внештатных специалистов, которые логично вытекают из договора:

• работают на собственном оборудовании и, как правило, в удаленном режиме;
• у них нет рабочего графика, по которому нужно выполнять задачи;
• у них нет постоянного пропуска в компанию-заказчика и рабочего места там;
• их доход зависит от качества и объема работ.

Кроме того, самозанятые не получают выплаты за больничный и не проходят медосмотр за счет компании заказчика. На первый план выходят задачи по проекту. И не очень важно, каким образом специалист будет их закрывать. 

Сотрудничество с самозанятыми: что еще нужно знать

Нужно корректно оформить договор с фрилансером в IT, иначе есть риск того, что налоговая и трудовая инспекции усмотрят в нем признаки трудовых отношений. Например, это может быть в ситуациях, когда:

• исполнитель работает только с одним заказчиком, а если есть и другие, то доходы от них гораздо меньше;
• доход исполнителя фиксированный и более трех месяцев не зависит от сдельных заданий;
• исполнитель ранее работал в компании заказчика как штатный сотрудник — должно пройти более двух лет, чтобы оформлять договор с таким специалистом;
• за исполнителем нет закрепленной должности в компании заказчика;
• в договоре на оказание услуг лучше не указывать, что он числится разработчиком или дизайнером;
• постановка на учет по самозанятости носит массовый характер — в случае, когда вы заключаете договоры сразу с несколькими исполнителями и помогаете им получить статус самозанятого.

Если один из этих пунктов выполнен, то есть риск, что компанию оштрафуют. Такую возможность предусматривает Кодекс об административных правонарушениях РФ. В нем определяется, что штраф: 

• для должностных лиц достигает 10000-20000 рублей;
• для юридических лиц составляет 50000-100000 рублей;
• для ИП находится в пределах 5000-10000 рублей.

Однако если этих пунктов нет в вашем договоре с самозанятым, риск все равно сохраняется. Налоговая будет анализировать, можно ли ваши отношения с фрилансером назвать «трудовыми». Например, обратите внимание, предполагается ли премия по результатам работы исполнителя. Если да, то лучше убрать эту информацию, чтобы проверяющие не обнаружили признаки трудовых отношений и не выписали штраф. 

Найм удаленных сотрудников: кого можно привлекать

Законодательство не запрещает привлекать на проекты самозанятых, но закон №422, регулирующий отношения с ними, определяет, что самозанятый:

• должен быть гражданином России или гражданином одной из стран Евразийского экономического союза;
• не совмещает внештатную работу с деятельностью в собственном ИП или работой по патенту;
• не нанимает подчиненных сотрудников по трудовому договору.

Также работать по самозанятости запрещено продавцам подакцизных товаров, реселлерам, добытчикам природных ресурсов и тем, чей годовой доход превышает 2,4 млн рублей или 200 тысяч рублей в месячном выражении. 

Последний пункт для IТ-специалистов может оказаться критичным, потому что зарплаты в секторе продолжают расти. По данным Минцифры, в июле прошлого года средняя зарплата IТ-специалиста в России выросла на 21%, если сравнивать с январем того же года, и составила 188 тысяч рублей. 

Старайтесь тщательно следить за тем, чтобы доход самозанятого не превышал обозначенный минимум, иначе его снимут с налогового учета. Напомню, что одно из преимуществ работы с такими исполнителями заключается в том, что они сами платят налоги — 4% от дохода и социальные взносы. Однако если налоговый статус фрилансера «слетит», то заказчику придется платить:

• 13% от стоимости услуг специалиста за месяц;
• 27,1% — от той же суммы;
• 20% штрафа от суммы невыплаченных налогов и социальных взносов.

Оформление договора с самозанятым: как избежать рисков

Найти самозанятого несложно — в прошлом году количество таких специалистов в России выросло почти на 350 тысяч и достигло 12,7 млн человек, согласно ФНС. Вопрос заключается в другом — где найти хорошего фрилансера для IТ-проекта. 

Большая часть рекрутинговых сайтов в основном рассчитана на поиск постоянных сотрудников. Резюме фрилансеров редко попадает в основную базу соискателей. Есть ресурсы, где внештатники ищут подработку, однако, чтобы найти там нужных программистов и тестировщиков потребуется время, а время — один из ключевых ресурсов в условиях конкурентной среды. 

Кроме того, далеко не у всех получается с первого раза оформить корректный договор с самозанятым или обратить внимание на другие важные нюансы. 

Например, бывали случаи, когда постановка на учет по самозанятости для нескольких людей осуществлялась с одного IP-адреса. Налоговая считывала это как «массовый характер» и выписывала штраф. Поэтому важно, чтобы каждый исполнитель, привлекаемый на ваш проект, вставал на учет по самозанятости со своего отдельного IP-адреса. Бывают случаи, когда фрилансеры приходят в офис заказчика и там регистрируют самозанятость. 

Если это происходит у вас в компании, постарайтесь проследить, чтобы в момент регистрации внештатники пользовались не вашим офисным интернетом, а, например, своим мобильным. 

Также найм удаленных сотрудников осложняется сжатым дедлайном, за который нужно найти исполнителей и оформить корректные (с юридической точки зрения) документы, а потом отслеживать весь процесс — от получения задач до проведения оплаты. 

Приготовьтесь к тому, что это потребует большой погруженности со стороны вашей бухгалтерии, кадровых служб и тимлидов. Чтобы упростить этот процесс, можно использовать платформу для работы с внештатными специалистами, например КИНН. Она помогает найти фрилансеров под проект и автоматизировать работу с ними.

Платформа проверяет, действует ли у исполнителя статус самозанятого, и, если необходимо, ставит его на налоговый учет, а также собирает данные фрилансера и настраивает электронный документооборот под запросы компании. 

Привлекая на проекты самозанятых, нужно внимательно подойти к оформлению договоров, чтобы там не было признаков трудовых отношений, а также постараться автоматизировать все этапы работы — от найма до подписания актов. Это поможет вам заметно сэкономить ресурсы и повысить продуктивность.