От «пожаров» к системному росту: как внедрить стратегический цикл

Нам нужна помощь с диагностикой бизнес-процессов! Бизнес выстрелил, а команда сгорает в операционке, не знает, за что хвататься!

Это классика жанра, когда случается бурный рост продаж, команда на драйве выжимает из себя все ресурсы, чтобы справиться с резко возросшими процессами как внутри команды, так и с партнерами/клиентами.

Однако в этой гонке высок риск потерять ориентир и закопаться в операционных задачах. Когда компания становится больше, старые инструменты перестают работать. Простые и быстрые решения сменяются комплексными задачами, которые требуют другого уровня мышления. Здесь появляется необходимость регулярно пересматривать цели и стратегии, иначе управленческая команда начинает «вариться в собственном соку», повторяя одни и те же ошибки. 

Стратегический цикл — это тот механизм, который помогает вырваться из замкнутого круга и перейти на новый уровень развития бизнеса.

Но руководители компании далеко не сразу понимают, зачем им нужен стратегический цикл. Ведь еще вчера у команды не было даже понятной стратегии, и они как-то без нее обходились, действовали интуитивно и увеличивали прибыль. 

Но вот наступил момент, когда «интуитивный» подход начал давать сбои, и появился запрос на переход к прозрачной системной работе. «Куда идем? Зачем идем? Что должно поменяться? На что будем опираться? Какие есть ресурсы?» Все эти вопросы выносятся на стратегическую сессию, чтобы сформировать базис для будущей стратегии.

Именно поэтому запуск стратегического цикла всегда начинается со стратегической сессии, на которой команда не только формирует общее видение развития компании, но и получает возможность прокачать свое стратегическое мышление.

Стратегическая сессия — это то, что дает понимание вектора и цели, дает команде план действий. 

Стратегический цикл — это то, что поддерживает на всем пути, адаптирует уже принятый план под внешние изменения, сопровождает команду на каждом этапе роста.

Этапы стратегического цикла:

Шаг 1. Диагностика

По факту это глубинные интервью с ключевыми сотрудниками компании, у которых все «в мыле» и «в огне». Уже здесь картина начинает набирать свои контуры.

• разрозненные базы данных,
• отсутствие или устаревшая CRM,
• держатель оперативных данных — бухгалтерия,
• «не успеваем… пришла претензия…клиент требует…поставщик подвел…логистика не справляется…»

Если так, то все, пришло время пересматривать оргструктуру и бизнес-процессы. Для кого-то это первый серьезный заход на выстраивание системы.

Но этой информации крайне недостаточно, чтобы выявить всю проблематику процессов. Один из факторов «бессистемного бурного роста» — это старые правила взаимодействия в команде, которые больше не работают. Нужен переход от проектного, «семейного» формата к четко определенным сферам полномочий и ответственности. И это уже следующий шаг.

2 шаг. Командная сессия

Один из наиболее важных этапов в запуске команды. Обязательно должен предшествовать стратсессии. Форматы могут быть разными, но мы любим комбинированные ретро-сессии плюс синхронизация в будущее: что нас объединяет, какая общая цель, на какие ценности опираемся, что ожидаем друг от друга, что даем друг другу.

Именно на этом этапе формируется ресурс команды для будущих свершений. Именно на этих сессиях команда вдохновляется уже достигнутым, понимает свои сильные стороны, слепые зоны, проговаривает то, чему не было места в операционной суете, вдохновляется «быть частью большего» и многое другое. Одним словом — происходит запуск команды.

3 шаг. Стратсессия

Она может быть одно- или двух-трех дневной. Все зависит от главной цели: сформировать Видение Большой цели + Стратегия реализации. А может быть нужно донести Видение собственника до команды, интегрировать его и зажечь каждого игрока смыслами Миссии. Если компания уже давно формирует свою корпоративную культуру, есть Видение, Миссия, Ценности, реализуется стратегия, то стратсессия может быть направлена на актуализацию этих компонентов ДНК компании, выравнивание с общим контекстом рынка и внутренними изменениями.

Формирование Главной цели стратсессии и сценария ее проведения — это наиболее значимый этап подготовки. Плюс интервью с ключевыми сотрудниками и определение результатов / артефактов по итогам проделанной работы — все это позволяет сделать командную работу на самой стратсессии наиболее эффективной.

4 шаг. Реализация

Как бы хорошо ни прошла стратсессия, и как бы сильно команда не зажглась своей стратегией, без внедрения всего того, что «нарешали», без четкого пошагового плана реализации и взаимодействия, стратегия останется лишь красивым отчетом и ярким воспоминанием.

Как правило, на этом этапе начинаются основные сложности. Возвращаясь в свою рутину и «операционные пожары», команда неизбежно проживает откат. Этот момент не все учитывают, собственнику или ТОПу кажется, что и так достаточно инвестировал в «разогрев» команды. Что еще нужно? Идите и делайте! А что происходит на самом деле? И без того перегруженные менеджеры получают дополнительные задачи, ресурсов на которые нет. А ресурсы — это не только время, но и навыки, компетенции, знания, подходы. И снова команда упирается в свои ограничения. Очень четко это описывает фраза: Компания растет до уровня некомпетентности своей команды.

Как нельзя из песни вычеркнуть слова, так и не получится запустить новые процессы в команде, не пройдя «путь изменений». А значит, наступило время реализации мероприятий по Change Management.

Актуализация этапов А (осведомленность) и D (желание) происходит преимущественно на командной и стратегической сессиях. А вот этапы К (знание) и А (способность) требуют отдельного времени. И в зависимости от текущего уровня команды эти этапы могут длиться от 3 месяцев до года и больше, прежде, чем наступит этап R (подкрепление).

5 шаг. Синхронизация

Внедрение изменений не происходит само собой. Команде нужна поддержка как в ресурсах для получения новых знаний и навыков, так и возможность получать обратную связь о своем продвижении. Переводя на язык фасилитации — нужны командные сессии для синхронизации того, насколько успешно реализуется стратегия компании, насколько каждый из ключевых игроков со своими командами справляются с поставленными задачами, какая нужна поддержка от других отделов.

6 шаг. Актуализация

Если в период реализации произошли существенные изменения внутренних и/или внешних факторов, и есть понимание, что стратегия требует доработки — нужна сессия для актуализации основных векторов и корректировки дорожной карты.

Все эти этапы вместе формируют стратегический цикл, который компания проходит на пути своего роста и развития. Как правило, такой цикл длится год, но есть свои особенности в зависимости от зрелости команды.

Четыре принципа живой стратегии

1. Стратегия — это процесс, а не событие
2. Командная синхронизация важнее формата сессии
3. Реализация требует ресурсов, не только задач
4. Оценка и актуализация — обязательная часть цикла

В завершение хотелось бы еще раз подчеркнуть, что на начальном этапе компании могут выигрывать за счет быстроты реакции и тактических решений. Но с увеличением оборотов система усложняется по всем векторам: внутренние процессы взаимодействия, внешний экономический и политический контекст, требования стейкхолдеров, давление конкурентов и др. На этом этапе работа со стратегией становится системообразующим фактором для роста компании.

Стратегическая сессия — это лишь один элемент стратегического цикла, дающий толчок в актуальном направлении. Переход к процессу стратегирования (реализации стратегического цикла) — это не «фишка для больших», а жизненная необходимость для всех компаний, которые стремятся к устойчивому росту.