Работа со спецификациями: как регламентировать данный процесс

Казалось бы, что может быть сложного при работе со спецификациями. Получил файлы Excel от поставщиков и исполнителей, скопировал нужные строки в другой Excel, поменял суммы, приложил таблицу к договору и передал на подпись руководителю. Зачем регламенты и лишний контроль к таблице с товарами и услугами? Но мы как разработчики программы для учета договоров и спецификаций, рекомендуем не оставлять такой важный процесс как «работа со спецификаций» вне регламентов.

В процессе внедрений программных решений мы встречаем компании, где отсутствуют регламенты и строгий контроль не только к учету спецификаций, но и в целом по договорной работе. В таком случае руководители организаций обращаются к нам с вопросом, поможет ли применение программы для договоров навести порядок в контроле спецификаций. Конечно, внедрение специализированных информационных систем помогает организациям упорядочить определенные бизнес-процессы. Но до внедрения таких инструментов как ПО, рекомендуется проанализировать любую задачу и постараться ее регламентировать, для повышения эффективности запуска программного решения.

Рассмотрим шесть ключевых этапов для внедрения регламента учета спецификаций с целью повышения эффективности данной работы.

Этап первый. Выделите «учет спецификаций» в отдельный бизнес-процесс, содержащий группу задач со своими участниками, сроками и требованиями.

Учет спецификаций — это сложный процесс, затрагивающий коммерцию, логистику, финансы и юриспруденцию. Участниками данного процесса являются не только сотрудники компании, но и контрагент, например субподрядчик, который предоставляет свою спецификацию для дальнейшей переработки и применения в подрядных или агентских договорах.  

Уровень детализации описания бизнес-процесса и создание блок-схемы связей зависит от сферы деятельности и сложности проекта, в рамках которых формируется спецификация. Вопрос выделения бизнес-процессов мы рассматривали в другом обзоре.

На рисунке ниже показан пример упрощенной блок-схемы бизнес-процесса «учет спецификаций».

Этап второй. Классифицируйте все спецификации по различным критериям.

Например, один из подходов может включать распределение спецификаций по следующим видам:

1. По назначению: 
   1. Товарная. Детализирует ассортимент, количество, качество товаров.
   2. Ценовая. Фиксирует стоимость, формулу расчета, условия изменения цены.
   3. Календарная. Определяет сроки поставок/выполнения работ.           
   4. Техническая. Описывает стандарты, ТУ, ГОСТы.
   5. Проектная. Объединяющая различные виды спецификаций в единую, комплексную.
2. По связи с договором:
   1. Неотъемлемая часть договора, которая приложена к нему для подписи. Изменение возможно только через дополнительное соглашение.
   2. Динамическая (изменяющаяся). Например, это могут быть разные спецификации в рамках рамочного договора.
3. Прочие виды спецификаций в зависимости от специфики деятельности компании и особенностей проекта.

Этап третий. Разработайте шаблоны (форматы) спецификаций для каждого вида (см. шаг второй выше).

В зависимости от вида спецификации будут отличаться ее форматы. У каждого типа спецификации будут свои колонки(столбцы) и требования к формату значений в ячейках (текст, даты, число, процент и т.п.).

Рекомендуйте сотрудникам придерживаться данных форматов для обеспечения унификации шаблонов. Это позволит ускорить их контроль и не разбираться индивидуально с каждым форматом, который может создавать под себя определенный сотрудник. Конечно, входные спецификации, которые прислал субподрядчик или поставщик, Вы регулировать не сможете. Но приводить спецификации контрагентов в свои внутренние форматы рекомендуется, так как с ними уже будут работать Ваши коллеги в рамках внутренних регламентов.

Этап четвертый. Проанализируйте что можно автоматизировать при работе со спецификациями и внедрите соответствующее программное обеспечение.

Даже при всей популярности файлов Excel, данный формат имеет ряд особенностей, которые не позволяют говорить о нем, как о полноценной автоматизации. Данный вопрос рассматривался в отдельном обзоре.

Рассмотрим примеры рабочих процессов, которые можно автоматизировать при работе со спецификациями:

1. Автоматическое формирование различных шаблонов спецификаций с подстановкой значений из справочников номенклатуры и учетом скидок и прочих условий.
2. Автоматизация процесса согласования спецификаций внутри организации.
3. Контроль сроков и статусов по различным задачам, связанными со спецификацией.
4. Уведомление об отклонении определенных значений. Например, сумма приложенной спецификации может превысить сумму, заявленную в договоре или первичном документе.
5. Ведение электронного архива спецификаций в единой базе с многопользовательским доступом. Это позволит избежать ситуации, когда на разных компьютерах сотрудников хранятся разные файлы с разными версиями спецификаций, что усложняет поиск нужного файла.

Этап пятый. Проведите анализ возможных рисков.

Разработайте план на случай внешних форс-мажорных обстоятельств или ошибок сотрудников, допущенных при работе со спецификациями. Важно предусмотреть различные сценарии действий, для реагирования на возникшую ошибку и минимизацию негативных последствий.

Этап шестой. Возможно данный шаг не совсем корректно выделять в определенный этап, так как он относится к постоянной работе — регулярному аудиту спецификаций и соблюдения регламентов по работе с ними.

Проводите планерки с сотрудниками, ответственными за работу со спецификациями. Контролируйте соблюдение ими внутренних правил и регламентов. При необходимости анализируйте и обновляйте бизнес- процессы по учету спецификаций, так как постоянно требуется адаптация под изменения внутренней и внешней среды.

Заключение

Если Вы примите решение регламентировать учет спецификаций, то рекомендуется проводить анализ результативности процесса «до» и «после» применения вышеуказанных этапов по следующим ключевым метрикам:

1. Общее время обработки (от инициации до подписания).
2. Процент ошибок (например, возвратов на доработку).
3. Затраты на одну спецификацию в зависимости от вида. Причем затраты можно оценить как «временные», так и в «денежном эквиваленте», так как можно учитывать стоимость часа работы сотрудника.
4. Скорость поиска нужного документа (например, при поиске на разных компьютерах это одно время, а затраченное время поиска документа в единой базе электронной базе данных в разы меньше).

Регламентированный подход к учету спецификаций — это не пустая формальность, а стратегически важный процесс, влияющий на функционирование компании. Это основа для обеспечения качества продукции, минимизации рисков, оптимизации производственных процессов и достижения более высокой степени прозрачности и эффективности в управлении.

В условиях постоянных изменений технологий и стандартов важно своевременно адаптироваться под новые требования рынка или технологии. Регламентированный учет спецификаций поможет поддерживать гибкость. Быстрое внедрение новых стандартов возможно только при наличии системы учета и контроля.

Внедрение четких процедур и стандартов в учет спецификаций создает основу для устойчивого и долгосрочного развития бизнеса, обеспечивая высокие показатели качества и удовлетворенность клиентов.