Онлайн инструменты для бронирования командировок под ключ — что нового

В условиях повышенной конкуренции результативность бизнес‑процессов становится определяющим условием коммерческого успеха. Особого внимания требует организация командировок: нерациональные решения в этой сфере способны привести к финансовым издержкам и нанести ущерб репутации компании.

Еще недавно для бронирования командировок многие предприятия пользовались общедоступными онлайн-агрегаторами. Но сегодня рынок деловых поездок переживает существенные изменения, обусловленные рядом ключевых факторов:

• Расширение географии 

Выход компаний на новые рынки (Африка, Латинская Америка, Восточная Азия) требует адаптации процессов бронирования под локальные особенности. Привычные схемы зачастую оказываются недействительными из-за специфики местной инфраструктуры и сферы гостеприимства.

• Новые стандарты  

Уровень сервиса в сфере командировок за последние годы существенно вырос, повысились и ожидания современных специалистов: сотрудники рассчитывают на комфортные и предсказуемые условия, качественное сопровождение рабочей поездки и предоставление необходимых услуг. 

• Операционные ошибки

Некорректно организованное размещение, задержки рейсов или проблемы с трансфером приводят не только к финансовым издержкам, но и к срыву деловых встреч и переговоров, что негативно отражается на репутации и бизнес результатах компании.

Данные изменения формируют устойчивый спрос на принципиально новые подходы к корпоративному тревел-менеджменту, способные обеспечить надежность, комфорт и экономическую эффективность. 

В сфере делового туризма аналитики и эксперты выделяют два успешных инструмента для организации и бронирования командировок: прямой контрактинг и 3D-контрактинг. Рассмотрим принципы их работы, выделим плюсы/минусы и разберем, как эти механизмы реализуются на практике.

Прямой контрактинг в бизнес-тревел: плюсы и минусы

Модель сотрудничества, при которой компания заключает прямой двусторонний договор непосредственно с отелем. Бронирования идут напрямую, через корпоративный портал, API или личного менеджера отеля. Инструмент имеет определенные преимущества:

• Прозрачность условий

Никаких скрытых платежей и дополнительных сборов. Получение документов напрямую от отеля, без промежуточных контрагентов.

• Экономическая выгода

Прямые тарифы бронирования на 10–30 % ниже публичных за счет специальных условий для конкретного клиента, а также исключения посреднических комиссий.

При явных плюсах прямого контрактинга стоит учитывать ограничения и нюансы:

• Объем бронирований

Отели обычно устанавливают минимальный порог для предоставления специальных тарифов (например, заполнение до ста номеров в год), и чем он выше, тем более привлекательными могут быть условия.

• Сезонные ограничения

Корпоративные тарифы не действуют в пиковые периоды (во время значимых мероприятий, праздников, выходных и пр).

• Географическая ограниченность

В отдаленных регионах, небольших городах и ряде зарубежных стран отели редко идут на прямой контрактинг.

Таким образом, прямой контрактинг — эффективный инструмент снижения затрат на командировки. Но его внедрение требует дополнительных ресурсов на переговоры, управление договорами, сопровождение процесса и готовности компании брать на себя все риски в форс-мажорных ситуациях.

Как работает 3D-контрактинг: от переговоров до заселения

На сегодняшний день 3D-контрактинг является одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации командировочных расходов. Это трехсторонняя схема взаимодействия: корпоративный клиент — агентство — отель. 

Отель предоставляет эксклюзивные тарифы для конкретного корпоративного заказчика. При этом бронирование проходит через агентство, которое обеспечивает полное сопровождение: от предварительных переговоров до заселения и предоставления всех необходимых документов. Рассмотрим главные преимущества для клиента: 

• Комплексная поддержка

Агентство берет на себя процесс ведения переговоров с отелем, техническую интеграцию спец тарифов и решение сопутствующих проблем, в том числе оказание оперативной помощи командируемым в экстренных ситуациях посредством привычных для клиента каналов связи.

• Финансовая предсказуемость

Прозрачные условия контракта позволяют планировать бюджет без неожиданных расходов и скрытых комиссий.

• Дополнительные сервисы

Гарантия размещения и возможность согласования доп услуг: поздний выезд, апгрейд номера, трансфер и прочие индивидуальные запросы.

Таким образом, 3D-контрактинг позволяет компании экономить на размещении благодаря эксклюзивным тарифам; делегировать операционную нагрузку агентству; минимизировать различные риски в поездках. Клиент оплачивает комиссию посреднику, но получает полноценную партнерскую поддержку на всех этапах: от планирования поездки до ее успешного завершения и получения закрывающих документов. 

Но, как и везде, найдутся свои минусы:

• Объем бронирования

Так же как и при прямом контрактинге для получения скидок и спец тарифов нужно гарантировать отельеру годовой порог загрузки. 

• Временные затраты

Трехсторонний формат требует дополнительного времени на согласование, подписание договоров и интеграцию спецпредложений в онлайн-систему бронирования.

Практика

В последнее время наблюдается существенный спрос на новые для российского рынка направления: страны Африки, Латинской Америки и Восточной Азии. Работа с этими регионами сопряжена с рядом специфических трудностей. 

В Китае организовать трансфер с русскоговорящим водителем довольно затруднительно. Оптимальное решение: заказать трансфер с русскоговорящим гидом. Стоимость услуги увеличится незначительно, но существенно упростит коммуникацию с водителем.

В ряде стран Латинской Америки практически нет русскоязычных специалистов. Если вам необходимо сопровождение переводчика на любом этапе командировки, лучше запрашивать такую услугу заранее. Особую сложность представляют ВИП услуги в аэропортах (зал повышенной комфортности, «фаст трэк» и пр.): заказ переводчика в этом случае недоступен, поскольку услуги проходят через «чистую зону», куда допускаются только пассажиры, а русскоговорящих сотрудников в службах большинства аэропортов этой страны попросту нет.

В странах Африки часто возникают неожиданные сложности. Среди типичных случаев: отель отрицает наличие брони (хотя она подтверждена) или требует оплаты наличными вопреки предварительным договоренностям.

Выводы и рекомендации от специалистов

При планировании командировок целесообразно воспользоваться услугами агентства и заключить 3D-контракт. Это минимизирует риски и обеспечит поддержку в непредвиденных ситуациях. Для решения любых проблем достаточно связаться с менеджером, который будет координировать все этапы поездки.

Грамотное применение онлайн-инструментов не только упрощает процесс бронирования, но и превращает организацию командировок в эффективный инструмент повышения конкурентоспособности бизнеса. Для успешного внедрения инструментов бронирования рекомендуем:

• протестировать различные онлайн-инструменты, чтобы выбрать подходящие именно вашей компании;
• изучить потенциал прямого контракта с отелями для получения выгодных тарифов, а также 3D контрактинга для получения максимального удобства и гибкости;
• внедрить автоматизацию процессов, чтобы сократить время на организацию командировок;
• уделить особое внимание анализу региональной специфики при планировании поездок, особенно на новых направлениях;
• проинформировать сотрудников о схеме действий в случае возникновения проблем в командировке.

Реализация этих рекомендаций позволит компаниям повысить эффективность расходования командировочных средств и заметно улучшить качество обслуживания.