Закупки по email — прошлый век, или почему закупаться по почте рискованно

В 2025 году электронная почта остается основным каналом для проведения закупок у тысяч коммерческих российских компаний. Это удивительно — и тревожно. Мы уже около пяти лет говорим о цифровизации, автоматизации, улучшении и развитии IT-сервисов для бизнеса, однако в коммерческих закупках до сих пор повсеместно применяется устаревший способ — закупка через электронную почту. Причем такая ситуация происходит не только в России, но и во всем мире.

Когда мы общаемся с рынком и заказчиками, то часто слышим, что свои коммерческие закупки они привыкли проводить по почте и для них это удобный способ общения с поставщиками и подрядчиками. Но здесь кроются несколько «но» —  как для заказчика, так и для поставщика, о которых мы и поговорим. 

10 «но», почему закупки по e-mail — угроза бизнесу

1. Ограниченный круг поставщиков

Почтовая переписка сводит круг участников к «проверенным контактам». Это исключает возможность получить лучшее предложение и увидеть рыночную конкуренцию.

Интересный факт: в Великобритании и Германии внутренние регламенты компаний запрещают закупки по email. Использование платформ вроде SAP Ariba, Coupa, Jaggaer стало стандартом. Для коммерческих закупок в Великобритании, например активно используется Procurement Portal и Supply Chain Digital. Последняя предлагает решения также для управления цепочками поставок. 

2. Хаос в предложениях

Поставщики отправляют КП в произвольном формате — сравнивать их объективно невозможно. Нет структуры, нет шаблонов, нет единых параметров.

Интересный факт: в Канаде платформа Merx стандартизирует предложения для государственных закупок: каждый участник заполняет форму по шаблону — быстро и без недопониманий. Для коммерческих закупок — Canadian Procurement Network (CPN): платформа, которая объединяет поставщиков и покупателей, упрощая процесс закупок в различных отраслях

3. Нет юридических гарантий

Переписка по email — это не договор и не официальная процедура. Любые договоренности легко оспоримы, особенно если нет подписи или электронной фиксации этапов.

4. Полное отсутствие прозрачности

История обсуждений, согласований и версий документов легко теряется. Это создает поле для манипуляций и ошибок.

5. Отсутствие конкурентной борьбы

Почтовые закупки не предполагают торгов: заказчик просто выбирает понравившееся предложение. Потенциал снижения цены теряется.

Интересный факт: в России торговые площадки и сервис для коммерческих закупок уведомляют поставщиков, если их предложение перебито — и могут тут же улучшить условия.

6. Высокая нагрузка на закупщика

На специалиста ложится все: сбор предложений, проверка контрагентов, сравнение КП, согласование... Это ручной, неэффективный труд.

7. Нет общего поля для согласования

Email-закупки изолированы. Невозможно оперативно подключить бухгалтерию, юристов, отдел качества.

8. Игнорирование страховых инструментов

Часто закупки по email проходят без обеспечения исполнения. Это создает риски срыва поставок.

Интересный факт: площадки позволяют автоматически включать банковские гарантии или предоплаты в процесс закупки. Часто площадки предлагают быстрые и выгодные предложения по оформлению гарантий из-за партнерства с банками.

9. Поставщик не понимает, где он «провалился»

Он отправил предложение — и все. Обратной связи часто нет. Нет понимания: проиграл, не соответствовал, или просто «не успел».

10. Препятствия для масштабирования

Участие в большом числе закупок через email невозможно: каждая требует ручной подготовки, нет единого поля поиска, слишком высокие потери времени.

Интересный факт: современные агрегаторы в России, такие как «Контур.Закупки» или SeldoN, аккумулируют предложения с сотен площадок в одном месте. Об этом мы подробно говорили в статье про российские агрегаторы. 

Но есть решение — торговые площадки и сервисы для закупок

Переход на электронные площадки — не просто тренд, а необходимость. Такие платформы полностью трансформируют подход к закупкам. Рассмотрим подробнее, как именно эти платформы трансформируют процесс закупок.

1. Стандартизированные предложения — легко сравнивать, просто выбирать

На электронной площадке все поставщики заполняют заявки по единому шаблону. Это значит, что заказчик получает структурированные, сопоставимые данные: цены, сроки, условия, характеристики. В отличие от email-хаоса, тут не нужно вручную приводить все к одному формату. Сравнение и анализ занимают меньше времени, а риск ошибки или недопонимания сведен к минимуму.

2. Проверка поставщиков — автоматическая и объективная
Платформа автоматически анализирует ключевые параметры поставщиков: финансовое состояние, юридические реквизиты, лицензии, историю сделок. Это снижает вероятность нарваться на не надежного партнера и дает заказчику уверенность еще до начала сотрудничества.

Пример из практики: 

Средняя производственная компания из Поволжья с оборотом 3,5 млрд ₽ перешла с email на электронную площадку Cooper.pro. Результаты за первые 3 месяца:

• Сокращение цикла закупки с 11 до 4 рабочих дней.
• Среднее снижение цены по итогам торгов — 13%. 
• Увеличение количества конкурирующих поставщиков на одну закупку: с 2–3 до 6–7. 
• Повышение прозрачности: закупки стали доступны для аудита и внутреннего контроля в режиме реального времени.

3. Торги в режиме реального времени

Если чье-то предложение перебивается конкурентом — система тут же уведомляет поставщика. Это дает шанс оперативно улучшить условия и остаться в игре. Такой механизм создает здоровую конкуренцию и позволяет заказчику получить лучшие цены на рынке.

4. Прозрачность и контроль на всех этапах

Все коммуникации, документы, правки и решения фиксируются в системе. История прозрачна и доступна в любой момент: ничего не теряется, не подменяется и не исчезает. Такой уровень контроля невозможен при работе через почту — особенно если в процессе участвуют несколько сотрудников.

5. Аналитика и прогнозирование — не просто архив, а инструмент роста

Платформа собирает данные по закупкам, формирует таймлайны и строит аналитику: какие закупки были самыми эффективными, где терялись сроки, кто из поставщиков стабилен. Это помогает принимать более точные решения и планировать следующий шаг, опираясь на факты, а не догадки.

В России в настоящее время насчитывается всего около 1000 площадок, на которых коммерческие заказчики могут размещать свои закупки. Эта цифра включает в себя 800 организаций, обладающих собственными корпоративными торговыми платформами, такими как «Спортмастер», «Сибур» и «Норникель». Однако, зарегистрироваться на таком количестве площадок нереальная задача.

Для оптимизации процесса участия в закупках были созданы около 20 агрегаторов, которые аккумулируют информацию обо всех доступных предложениях. В числе лидеров рынка находятся пять основных агрегаторов: «Контур.Закупки», «СБИС», SeldoN, BiCoTender и «Тендерплан». Эти компании контролируют около 80% рынка, что делает их ключевыми игроками для поставщиков, желающих участвовать в коммерческих закупках.

Таким образом, поиск закупок через агрегаторы обеспечивает максимальную простоту и удобство для поставщиков, позволяя сосредоточиться на подготовке коммерческого предложения в соответствии с требованиями площадки. 

Подведем итог

Переход на электронные платформы для управления закупками наблюдается во многих странах по всему миру. Опыт стран, где закупки по email запрещены как устаревший и рискованный инструмент, показывает: цифровизация закупок — это не будущее, а настоящее. Управление закупками должно быть юридически прозрачным, стандартизированным, автоматизированным.