Инвентаризация как элемент системы внутреннего контроля

Инвентаризация — это процесс проверки и пересчета всех активов компании (денег, товаров, сырья, основных средств и пр.) и сопоставления их фактического наличия с данными учета. Проще говоря, в ходе инвентаризации компания выясняет, что у нее есть на самом деле, и сверяет это с тем, что записано в бухгалтерских регистрах. Цель такой проверки — обнаружить расхождения: недостачи имущества, излишки, ошибки учета, неполноту отражения обязательств и т.д.

В контексте системы внутреннего контроля (СВК) инвентаризация выступает одним из ключевых механизмов обеспечения достоверности информации и сохранности ресурсов. Это независимая проверка, которая подтверждает наличие активов или выявляет их отсутствие, служа защите бизнеса от потерь и неточностей. Для современного бизнеса инвентаризация — это уже не формальность, а необходимый элемент системы внутреннего контроля, позволяющий поддерживать актуальные данные о состоянии предприятия для принятия правильных управленческих решений. Регулярно проводимая «реальная» инвентаризация (в отличие от формальной) становится эффективной процедурой внутреннего контроля, дающей достоверную информацию для улучшения бизнес-процессов и предотвращения хищений и неэффективного использования имущества.

Инвентаризация имеет не только бухгалтерское, но и управленческое значение. Именно через процедуру инвентаризации руководство получает объективную картину состояния активов и обязательств, на основе которой можно судить о надежности финансовой отчетности и эффективности ряда операционных процессов.

Место инвентаризации в структуре СВК

Инвентаризация, будучи контрольным мероприятием, напрямую задействована сразу в нескольких целях СВК: она помогает достичь достоверности финансовой отчетности, обеспечивает сохранность активов и выявляет возможные нарушения. Например, при оценке рисков менеджмент может определить риск хищения товаров на складе как существенный — и именно проведение регулярных инвентаризаций станет ответной мерой (контрольным мероприятием) для снижения этого риска.

На практике инвентаризация встроена в корпоративные регламенты и стандарты внутреннего контроля. В России необходимость проведения инвентаризаций закреплена законодательством. Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает предприятия обеспечивать внутренний контроль за совершаемыми хозяйственными операциями, а Минфин РФ выпустил ряд актов, регламентирующих порядок инвентаризации. До недавнего времени главным документом были Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденные приказом Минфина №49 от 13.06.1995 г. (с последующими изменениями). С 1 апреля 2025 года вступил в силу новый федеральный стандарт бухгалтерского учета №28/2023 «Инвентаризация», существенно обновивший требования. Этот современный стандарт обобщает лучшие практики и устанавливает единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств. В соответствии с ним инвентаризация обязательна при ряде обстоятельств, в том числе: перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов порчи или утраты имущества, при реорганизации или ликвидации компании и т.п. Иными словами, закон напрямую увязывает проведение инвентаризации с задачами внутреннего контроля — обеспечение полноты и точности учетных данных в ключевые моменты деятельности компании.

В рамках СВК инвентаризация связана не только с бухгалтерской функцией, но и с подразделениями безопасности, внутреннего аудита, операционного менеджмента. Стандарты внутреннего контроля подчеркивают важность систематических независимых проверок — к которым и относится инвентаризация — для мониторинга эффективности контроля и своевременного обнаружения отклонений.

Риски отсутствия или формального проведения инвентаризации

Инвентаризация — действенный инструмент, однако он приносит пользу только при надлежащем использовании. Если же компании игнорируют инвентаризацию или проводят ее лишь для галочки, возникают серьезные риски. Рассмотрим основные негативные последствия отсутствия контроля через инвентаризацию или поверхностного подхода к ней:

• Утрата контроля над активами. Без регулярной сверки велика вероятность, что часть имущества пропадает незамеченной. Материальные ценности могут банально вороваться или теряться, а руководство узнает об этом слишком поздно, либо не узнает вовсе. Например, в начале 2025 года вскрылся случай, когда кладовщик крупного склада систематически похищал товары, списывая их как утерянные в электронных базах учета — ущерб компании оценивается в 15 млн руб. И подобные хищения при отсутствии контроля могут длиться годами.
• Недостоверная финансовая отчетность. Информация в балансе и отчетах будет неточной, если инвентаризация не выявляет расхождений. Это чревато ошибками при принятии решений и введением в заблуждение инвесторов, аудиторов, налоговых органов. Руководство, опирающееся на искаженные данные (например, о запасах на складе), может принять неверные стратегические решения — к примеру, избыточно закупить сырье или, наоборот, пропустить дефицит товара.
• Финансовые потери и упущенная выгода. Невидимые глазу недостачи напрямую «проедают» прибыль. По данным исследований, розничные компании ежегодно теряют 2% — 2,5% выручки из-за краж, мошенничества и ошибок персонала. Почти половина этих потерь связана с внутренними хищениями сотрудников и примерно треть — с кражами со стороны покупателей. Отсутствие тщательных инвентаризаций в ритейле означает, что значительная доля таких потерь может остаться невыявленной. Кроме того, если компания не знает реального состояния складских запасов, она может сталкиваться с избыточными запасами (замороженными средствами) или, наоборот, с потерей продаж из-за нехватки товара, которую не заметили вовремя.
• Неэффективность внутренних процессов. Инвентаризация нередко открывает «узкие места» в операциях: выявляет, где происходит порча товара, где сбои в учете, какие подразделения работают недобросовестно. Если не получать такую обратную связь, не удается улучшить процессы. Формальный подход приводит к тому, что проблемы заметаются под ковер. Например, на производственном предприятии отсутствие регулярных проверок может скрывать неэффективное использование сырья или высокие проценты брака, остающегося невидимым в учете. В итоге себестоимость растет, а причины долго остаются непонятны.
• Риск нарушения законодательства и санкций. Для ряда отраслей точный учет и инвентаризация критически важны с точки зрения требований государства. Если не проводить обязательную инвентаризацию, компания нарушает закон о бухгалтерском учете. Это грозит штрафами и претензиями от проверяющих органов. Особенно строгий контроль в таких сферах, как оборот медикаментов (где необходимо отслеживать каждую партию лекарств, особенно рецептурных и наркотических средств) или продбезопасность (учет продуктов с ограниченным сроком годности). Формальный подход здесь чреват не только штрафами, но и угрозой жизни и здоровью потребителей.

Кейсы из практики: роль инвентаризации в разных отраслях

Приведем несколько примеров, показывающих, как инвентаризационный контроль (или его отсутствие) влияет на бизнес:

• Ритейл (розничная торговля). Торговые сети регулярно сталкиваются с проблемой недостач и воровства. Поэтому ведущие ритейлеры внедряют системы постоянного учета. Крупнейшие розничные игроки практикуют так называемую циклическую (постоянно действующую) инвентаризацию, при которой каждый день проверяется часть ассортимента — это дает более точную картину и не требует закрытия магазина на время сплошного пересчета.
• Складская логистика. Чем масштабнее склад и номенклатура товаров, тем выше риск «потерять» часть позиций без надлежащего учета. Пример с кладовщиком на 15 млн руб. уже иллюстрирует проблему внутреннего мошенничества. В другом случае крупный дистрибьютор потребительских товаров обнаружил, что из-за несовершенной системы учета у него в базе числятся десятки отсутствующих на складе паллет с продукцией — до тех пор, пока не была проведена полная внеплановая инвентаризация после смены заведующего складом. 
• Промышленность и производство. В производственных компаниях инвентаризация охватывает не только склады сырья и готовой продукции, но и оборудование, инструменты, незавершенное производство. Регулярные проверки тут помогают выявлять хищения материалов и запчастей, а также списывать вовремя морально устаревшие или поврежденные основные средства. Есть показательный кейс из практики машиностроительного завода: после внедрения ежеквартальной инвентаризации складов запасных частей выяснилось, что значительная часть комплектующих, считавшихся «в наличии», фактически давно израсходована на ремонты и не оприходована должным образом. Это объясняло частые простои из-за нехватки деталей. Наведение порядка в учете (в том числе введение строгих инвентаризационных процедур) позволило сократить незапланированные простои оборудования на 20% за год — управленческий эффект, напрямую влияющий на выручку. Таким образом, инвентаризация в промышленности выступает инструментом повышения операционной эффективности.
• Фармацевтика и медицина. В фармацевтических компаниях и медицинских учреждениях инвентаризация имеет критическое значение из-за требований к учету лекарственных средств. Аптечные сети обязаны регулярно сверять фактические остатки препаратов (особенно рецептурных, сильнодействующих) с данными учета; больницы проводят инвентаризации медицинских средств, материалов и оборудования. Последствия ошибок здесь особенно серьезны: потерянный или несвоевременно списанный просроченный препарат — это риск для пациентов и удар по репутации.

Конечно, каждое предприятие уникально, но общий вывод из практики таков: компании, которые выстраивают сильную систему инвентаризационного контроля, получают конкурентное преимущество — они лучше защищены от убытков, более оперативно реагируют на проблемы и располагают более точной информацией для управления.

Как выстроить эффективную систему инвентаризации: рекомендации и лучшие практики

Чтобы инвентаризация действительно работала как часть СВК, ее недостаточно проводить раз в году ради отчетности. Приведем рекомендации и лучшие практики, которые помогут превратить инвентаризацию в эффективный управленческий инструмент:

1. Планирование и регулярность. Установите понятный регламент инвентаризаций: что, когда и как проверяется. Помимо обязательной годовой инвентаризации, имеет смысл проводить циклические (постоянные) инвентаризации на регулярной основе. Практика показывает, что циклическая инвентаризация позволяет эффективнее использовать ресурсы и ежедневно устранять ошибки, не перегружая персонал, а ее результаты более точны и последовательны. Например, можно разделить номенклатуру на группы и проверять каждую группу раз в квартал — тогда к концу года все имущество будет проверено по несколько раз. Такой подход снижает накопление ошибок.

2. Риск-ориентированный подход. Сфокусируйте усилия на наиболее критичных зонах. Проведение тотальной инвентаризации всех позиций одинаково часто может быть непрактично. Лучше определить, где риски выше: например, товары с высокой ценой или спросом, подверженные воровству, удаленные филиалы, где меньше контроля, и т.п. На этих участках проверки должны быть чаще и тщательнее.

3. Использование технологий (IT-инструментов). Современные IT-решения значительно повышают эффективность инвентаризации. Развитые программы учета могут автоматически формировать инвентаризационные описи, сверять данные и даже указывать на аномалии (например, неожиданный рост списаний в конкретном подразделении). Автоматизация дает и стратегическое преимущество: руководители получают доступ к актуальной информации в режиме реального времени. 

4. Подготовка персонала и распределение ответственности. Эффективная инвентаризация требует вовлечения людей из разных функций. Обычно создается инвентаризационная комиссия, в которую входят сотрудники финансовой службы, служб безопасности, профильных отделов (склада, производства и т.д.). Важно, чтобы участники понимали цели процедуры и знали свои задачи. Регулярно обучайте персонал правильным методикам пересчета, работе со сканерами или формами, оформлению результатов. Назначьте ответственных за разные этапы: за подготовку списков, за непосредственный пересчет, за проверку данных, за анализ причин выявленных отклонений. Разделение ответственности и принцип «четырех глаз» (взаимный контроль) снизят риск ошибок и злоупотреблений. Кроме того, стоит культивировать у сотрудников культуру внимательного отношения к учету — донести, что инвентаризация нужна не для наказания, а для общего блага компании.

5. Анализ результатов и реагирование. Инвентаризация не заканчивается составлением актов сверки — это только начало работы. По итогам каждого пересчета необходимо проанализировать расхождения: где, почему и из-за чего они возникли. Если обнаружены недостачи, следует разобраться, не связаны ли они с кражами или нарушением технологий хранения; выявленные излишки могут указать на ошибки в приемке или учете. Результаты инвентаризаций должны обсуждаться на уровне руководства. Лучшие компании превращают этот процесс в инструмент развития: на основе данных пересмотра запасов оптимизируют закупки, пересматривают нормативы списания естественной убыли, усиливают контроль на проблемных участках. Важно, чтобы были приняты меры: взыскание ущерба с виновных (если уместно), корректировка бухгалтерских данных (чтобы отчетность стала достоверной), изменение процедур (если выявлена системная ошибка). Таким образом замыкается цикл внутреннего контроля: инвентаризация выявляет проблему — менеджмент ее устраняет — внутренний контроль компании становится сильнее.

6. Поддержка со стороны собственник и топ-менеджмент. Когда собственник и топ-менеджмент сами заинтересованы в объективной картине и демонстрируют внимание к инвентаризациям, процедура проходит намного эффективнее. Руководителям стоит лично отслеживать ключевые результаты инвентаризаций, задавать вопросы подчиненным: почему возникли те или иные потери, как мы будем их предотвращать? Такой «тон сверху» формирует у команды понимание, что точность учета и сохранность активов — приоритет. Если же начальство относится к инвентаризации как к скучной формальности, подчиненные тем более не будут вкладываться в тщательность пересчетов. Внутренний контроль в конечном счете держится на корпоративной культуре. Поэтому лучшие практики включают в KPI менеджеров показатели по итогам инвентаризаций (например, уровень списаний, отсутствие грубых ошибок учета) и вовлекают руководство в процесс (например, гендиректор получает короткий отчет о всех существенных расхождениях и принятых мерах).

Инвентаризация — это не просто бухгалтерская обязанность, а важный элемент стратегии управления компанией. В условиях динамичного рынка собственники и директора должны точно знать, какими активами они реально располагают. Достоверные данные о ресурсах — основа для любых решений, будь то расширение бизнеса, оптимизация затрат или привлечение инвестиций.