Как настроить коллектив для работы в многозадачности

Организация мероприятий — это всегда аврал, импровизация и умение держать в голове десятки задач одновременно. Клиенты меняют условия, подрядчики срывают сроки, а гости ждут безупречного сервиса. В таких условиях многозадачность становится не просто полезным навыком, но и ключевым фактором выживания ивент-агентства.

Как создать команду, которая не просто выживает в режиме многозадачности, а работает на максимуме эффективности? Разбираемся в этой статье.

Ивент-менеджер — многофункциональный специалист 

Ивент-индустрия не терпит узких специалистов. Успешный ивент-менеджер — это универсальный солдат, который в течение одного дня может:

• Вести переговоры с клиентом о бюджете;
• Координировать работу дизайнеров над макетом;
• Решать проблему с внезапно отказавшим звуковым оборудованием;
• Контролировать логистику;
• Успокаивать нервничающего спикера перед выходом на сцену.

Какие навыки критически важны?

• Гибкость мышления — умение быстро переключаться между задачами.
• Эмоциональный интеллект — работа с клиентами, артистами, подрядчиками требует дипломатии.
• Стрессоустойчивость — когда все идет не по плану, паника только усугубит ситуацию.
• Организационные способности — без четкого плана многозадачность превращается в хаос.

В ивент-агентстве нельзя просто нанять «менеджера по переговорам» и «логиста». Нужны люди, способные совмещать роли и оперативно реагировать на изменения.

Многозадачность в ивент-менеджменте

Многозадачность — это не просто выполнение нескольких дел одновременно, а способность эффективно переключаться между ними без потери качества.

Где она проявляется?

• Одновременная работа над несколькими проектами (например, подготовка корпоратива и конференции в близкие друг к другу даты).
• Решение внезапных проблем (перенос мероприятия, болезнь ведущего, сбой в работе техники).
• Координация множества процессов (переговоры, дизайн, логистика, согласования).

Главные риски многозадачности

• Синдром «упущенной выгоды» — когда менеджер тратит время на мелкие задачи, но не успевает сделать ключевые.
• Выгорание — постоянное переключение между задачами и общение с людьми истощает.
• Ошибки из-за расфокусировки — забыли подтвердить бронь, пропустили дедлайн.

Чтобы избежать эти риски, нужны системные подходы и тренировка команды.

Как развить многозадачность в команде

Матрица Эйзенхауэра: как отделить важное от срочного

Задачи делятся на 4 категории:

1. Срочно + важно (делаем сейчас) — например, срочный звонок клиенту из-за отмены площадки.
2. Важно, но не срочно (планируем) — разработка новой концепции мероприятий.
3. Срочно, но не важно (делегируем) — закупка канцтоваров, отправка документов.
4. Не срочно и не важно (удаляем) — бесконечные совещания без четкой цели.

Жесткое делегирование по RACI

Модель RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) четко распределяет роли:

R (Делает) — исполнитель.

A (Отвечает за результат) — руководитель проекта.

C (Консультант) — например, юрист.

I (Информируется) — бухгалтерия.

Не забывайте использовать цифровые инструменты для командной работы. Если нет времени разбираться в сложных приложениях или CRM-системах, достаточно хотя бы вести табличку со статусами по каждому проекту.

Тимбилдинг как инструмент прокачки многозадачности

В мире ивентов, где каждый день — это десятки задач, жонглирование сроками и постоянная готовность к неожиданностям, обычные методы управления часто дают сбой. Именно здесь на помощь приходит настоящий тимбилдинг — не просто развлечение для коллектива, а тонко настроенный механизм развития ключевых навыков.

Когда команда попадает в специально смоделированные условия, где нужно одновременно решать несколько задач, распределять роли и быстро адаптироваться к изменениям, происходит удивительная трансформация. Сотрудники начинают интуитивно понимать, когда взять инициативу, а когда поддержать коллегу, как переключаться между задачами без потери эффективности. Эти навыки, отточенные в игровом формате, затем естественным образом переносятся в рабочую среду.