Как увеличить выработку в 1,5 раза: смена бумажных папок на цифровые
Крупная строительная компания полного цикла ООО «НОРЭЙЛ» на промышленных и линейных объектах Кузбасса внедрила облачную платформу «Экзон» в свои процессы
Задача: выстроить сквозной цифровой документооборот на промышленном объекте: от выдачи рабочей документации в производство до ведения общего журнала работ и формирования актов. Обеспечить непрерывный цикл согласования между распределенными участниками на разных площадках строительства.
Причина: при работе в 3 городах бумажное согласование одного комплекта исполнительной документации растягивалось до месяца. Нормативное требование — передавать ИД в нескольких экземплярах каждому участнику: заказчику, техзаказчику, генподрядчику, субподрядной организации и эксплуатирующей организации — превращало любую ошибку в полный перезапуск процесса: перепечатка, переподписание, повторная доставка.
До «Экзон» команда прошла несколько стадий автоматизации. Сначала оптимизация шаблонов в Excel. С 2022 года переход на электронную исполнительную документацию через сторонний сервис, который закрывал лишь часть потребностей: не хватало ведения журналов работ и передачи рабочей документации в производство. Системы электронного документооборота задачу комплексно не решали.
В 2024 году выбор пал на «Экзон» — экосистему для управления строительными проектами, которая объединила инструменты, прежде работавшие разрозненно.
Загрузка и структурирование рабочей документации
Внедрение начали с фундамента — рабочей документации. Все комплекты РД были загружены в модуль проектно-изыскательских работ, прошли согласование и переданы в производство со штампом актуальной версии. Теперь инженер ПТО видит нужный комплект ПД и РД в режиме реального времени без поиска в архиве и сетевом диске.
Это сразу решило проблему версионности: все участники работают с одним актуальным документом, а не с распечатками разной давности.
Перевод исполнительной документации в цифру
Следующим шагом стала настройка модуля исполнительной документации. Система автоматически формирует комплекты ИД на основе уже загруженной РД — это исключает ручной перенос данных и связанные с ним ошибки.
15 инженеров на строительных объектах ведут специальные и общие журналы работ в системе. Когда приходит время формировать акт — вся документация уже подготовлена и загружена. Остается собрать ее воедино и нажать «Сформировать акт».
«Не нужно искать схему на бумаге или материал на сетевом диске. Формирование на базе РД исключило целый класс ошибок, которые прежде требовали перезапуска всего комплекта», — рассказывает Яков Анохин, заместитель начальника ПТО.
Настройка маршрутов согласования
Ключевым изменением стала цифровизация самого болезненного этапа — согласования между участниками в 3 городах. В платформе настроены маршруты для каждого типа документа: у каждого подписанта есть установленный срок на проверку, замечания и подпись.
Инициатор отправляет документ, система уведомляет всех участников цепочки, и процесс идет без звонков, напоминаний и физических доставок. Статус согласования отслеживается в системе.
«Ты отправил — ты уведомил, все. Ты свою работу сделал», — описывает новую логику Яков Анохин.
Адаптация команды
Серьезного сопротивления не было. Когда участники поняли, что больше не нужно разыскивать подписантов и организовывать доставку, отношение к переходу изменилось быстро.
Руководство ООО «НОРЭЙЛ» выбрало стратегию раннего внедрения: лучше столкнуться с трудностями сейчас, чем учиться с нуля при масштабировании проекта. Методология платформы и внутренние бизнес-процессы компании оказались практически идентичны — пришлось лишь точечно подстроиться под сервис и донести несколько пожеланий разработчикам.
Через 1-2 месяца система стала рабочей для всей команды. Новые сотрудники осваивают полный комплекс процессов — специальные и общие журналы, исполнительные схемы, формирование актов — 2-3 недели.
«Если взять объем актов и схем, которые мы закрываем сейчас, и сопоставить с тем, сколько времени это занимало раньше — производительность труда выросла в 1,5 раза», — оценивает эффект Яков Анохин.
Сегодня в системе сформировано порядка 1000 актов скрытых работ и 650 исполнительных схем, выпущено 25 комплектов рабочей документации в производство. Заказчик работает с актуальной документацией в цифровом виде — без бумажных архивов, с доступом к актуальной версии в любой момент.
3 ключевых изменения, которые команда называет главными:
Маршрут согласования закрыт на 100%. Документ проходит полный цикл без звонков, поездок и потерянных версий.
Уход от бумаги. Каждый участник строительства получал свой комплект документации, и так 4-5 экземпляров. Теперь вместо стопок бумаг — цифровой архив в актуальной версии.
Кратное снижение ошибок в актах. Автоматическое формирование на базе внесенных в систему данных исключает ошибки ручного ввода — те самые, из-за которых приходилось перезапускать весь комплект.
Рубрики
Рекомендации партнеров:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Социальные сети
Рубрики