Почему реализация бюджетирования в ERP не всегда является хорошей идеей

Многие компании, стремясь сэкономить на автоматизации, рассматривают внедрение планирования и бюджетирования на базе ERP. Такая логика в целом понятна: в компании уже есть установленная система, сотрудники в ней работают, накоплена внутренняя экспертиза. Возникает закономерный вопрос, почему бы не использовать ее и для бюджетирования.

Однако на практике этот путь связан с рядом ограничений. Расчеты начинают занимать часы, любые изменения требуют доработок, а пользователи продолжают работать в Excel, несмотря на наличие системы.

С чем это связано, разберем вместе с Миланой Ойдуп, архитектором бизнес-систем xP&A-решения Планум-Платформа от компании Планометрика.

Для чего нужна ERP

ERP это система, предназначенная для учета транзакций компании. Ее основная задача заключается в фиксации операционных действий бизнеса и синхронизации этих данных на уровне всей организации.

Благодаря ERP компания получает единый источник фактических данных с четко выстроенной методологией расчета показателей. Например, система позволяет проследить полный цикл исполнения заказа: от поступления заявки и расчета остатков материалов до закупок, отгрузки и финального отражения выручки и себестоимости. Каждая операция фиксируется документом и проходит необходимые этапы согласования.

Именно из-за функции единого источника данных и наличия механизмов согласования у бизнеса часто возникает идея реализовать бюджетирование на базе ERP.

Почему ERP не подходит для бюджетирования

Основная причина заключается в технологических особенностях системы.

ERP относится к классу систем обработки транзакций (OLTP, Online Transaction Processing). Это значит, что ERP оптимизирована под надежное хранение большого объема информации, но не под гибкие и быстрые пересчеты.

На практике это выглядит следующим образом. Чтобы оперировать множеством фактических данных, их требуется унифицировать, систематизировать, а также привести к единой методологии все расчеты. Для этого в ERP задается жесткая архитектура, которая обеспечивает контроль целостности всей фактической базы. Из-за этого система не позволяет организовать гибкую структуру данных для управленческой отчетности, где показатели должны легко перегруппировываться.

Кроме того, ERP сложна для расчета сценариев и альтернативных прогнозов. Для их реализации часто требуется создание либо отдельных копий данных, либо новых регистров (дополнительных структур хранения и агрегации данных). Последние вызывают дополнительные риски: поскольку ERP при расчете забирает все данные сразу, а не фильтрует их по признакам, регистры могут использоваться некорректно. Такая организация расчетного механизма снижает скорость и делает трудоемким процесс планирования, где требуется регулярный пересчет модели.

Системы для бюджетирования и планирования

Оптимальным выбором для автоматизации процессов планирования и бюджетирования является специализированный класс систем — EPM (Enterprise Performance Management), которые построены по принципу OLAP (Online Analytical Processing). За счет быстрых пересчетов и гибкой структуры они позволяют проводить анализ, моделирование и переоценку данных при изменении вводных параметров.

Основное преимущество EPM по сравнению с бюджетированием в ERP состоит в том, что такие системы автономны от структуры ERP. EPM подтягивает данные из ERP, трансформирует их под нужды бизнеса, объединяя данные по таким группам, как регион поставок, происхождение материалов, руководитель отдела продаж и другим разрезам, соответствующим целям расчета KPI по компании, подразделениям или сотрудникам. При этом все трансформации не возвращаются в ERP, чтобы не нарушать структуру и целостность фактических данных.

EPM-системы позволяют конечным пользователям самостоятельно моделировать процессы, что особенно важно при проверке гипотез.

Например, именно в EPM компания может увидеть, что продажи по ключевому контрагенту начинают снижаться. После этого можно построить несколько сценариев: в одном — предоставить скидку на продукцию, в другом — на логистику, в третьем — увеличить маркетинговые расходы и перераспределить отгрузки на других клиентов. В ERP реализовать такую модель будет сложно и дорого.

Важно отметить, что вопрос экономии на новом решении не имеет однозначного преимущества. Например, современные EPM-системы позволяют создать внутренний центр компетенций из существующих сотрудников, тогда как поддержка ERP чаще требует привлечения программистов.

В сухом остатке

ERP отвечает за фиксацию факта, тогда как EPM-системы позволяют моделировать будущее и работать с неопределенностью.

Если при бюджетировании в ERP возникают сложности со скоростью расчетов, гибкостью модели или сценарным анализом, это, как правило, связано не с конкретной системой, а с тем, что она решает другую задачу на архитектурном уровне.

В таких случаях компании приходят к разделению процессов работы с данными, где ERP используется для учета, а EPM — для планирования и анализа.