Как SmartShell приоритизировал автоматизацию в работе киберарен

Декомпозиция проблемы 

Команда SmartShell проанализировала рынок и зафиксировала следующие проблемы: 

• Не все владельцы клубов понимали как работать с системой управления;
• У большого числа киберарен отсутствовала автоматизированная система контроля за администраторами и денежным потоком (сотрудники могли воровать, а в отчетах не упоминались отдельные действия);
• Руководители клубов в разных регионах использовали устаревшие и малоэффективные каналы продвижения (раздача листовок на улице); 
• Многим клубам не хватало сотрудников, чтобы обработать поток входящих клиентов — тем приходилось долго ждать, возникали очереди и жалобы. 

Стало очевидно, что функционал Шелла требует серьезных расширений, чтобы закрыть актуальные потребности аудитории. Но еще он должен был быть понятен любому человеку, чтобы тот мог разобраться во всем без привлечения сторонних специалистов. 

Шаг 1. Автоматизация в установке и настройке ПО

Первым шагом по автоматизации работы клуба стала удаленная установка системы. Владельцу больше не нужно было звать специального человека в клуб, он сам скачивал программу для установки и запускал ее на своих ПК. 

Вместе с этим SmartShell взял на себя роль «инструктора», забрав ответственность по обучению администраторов и владельцев. Для этого была разработана «База знаний», введена практика демо-показов и обучающих видео. Позже появилась Академия SmartShell с тестами и наградными сертификатами. 

Все это позволило ускорить процесс установки системы в клубах и снизить ошибки в работе управляющих. 

Шаг 2. Автоматизация в контроле работы сотрудников

Для решения проблем в процессах контроля работы сотрудников была создана система Логов — записей каждого действия, которое админ или кто-то другой совершал на смене. 

После появления логов владельцы клубов часто начали использовать их для решения рабочих споров и сложных ситуаций (пропали деньги с депозита или товар со склада). Тогда как админы лишились «лазеек», которые использовались в ущерб работодателю.

Шаг 3. Автоматизация в контроле бизнеса

Чтобы владельцы клубов могли увеличить средний чек и сделать верные выводы об успехах и проблемах в разные сезоны года, была создана система аналитики в виде отчетов.

Отчеты полностью автоматизировали для киберарен аналитику, убрав необходимость ручных подсчетов, где можно чаще допустить ошибку из-за человеческого фактора. Из-за того, что владельцам требовались данные по каждому направлению работы клуба (продажи, игры и приложения и т.д.), каждый год стали появляться новые отчеты. 

Шаг 4. Автоматизация продвижения

Для решения проблем с продвижением клубов было разработано сразу несколько инструментов автоматизации. Одним из них стало мобильное приложение SmartGamer и его возможности. Как Карта Клубов (чтобы клубы было проще искать геймерам) и раздел новостей, где владельцы могли рассказывать о своих акциях и предложениях. 

Еще в блоге компании начали выходить статьи о методах продвижения, для которых собирались эксперты рынка. Все это позволило сократить владельцам время и средства для поиска инструментов продвижения. 

Шаг 5. Автоматизация для всех клиентов 

Автоматизация позволила закрыть и проблемы владельцев с очередями и вопросами бронирования со стороны клиентов.

Если раньше гостям нужно было звонить или писать в клуб для бронирования, общаясь с сотрудниками, то за счет автоматизации этих процессов в мобильном приложении SmartGamer удалось ускорить этот процесс. 

Тем самым у администратора освободилось время под другие задачи, а очереди в клубах сократились (гости бронируют все сами заранее в нужное время).