Сколько стоит «испорченный телефон» бизнесу

Когда в последний раз считали, сколько времени ваши сотрудники тратят на бесконечные согласования, переписки в мессенджерах и совещания, которые ни к чему не приводят? 

Когда в последний раз оценивали, сколько сделок сорвалось из-за того, что информация между отделами доходила с опозданиями или в искаженном виде? 

Большинство собственников и СЕО не считают этого вообще. И зря. Потому что проблема кросс-функциональных коммуникаций — это  вопрос прямых финансовых потерь. И они измеряются триллионами. 

Проблема, о которой молчат.

В российских компаниях ежедневно происходят тысячи диалогов, совещаний и переписок. Но значительная часть этого общения не только не приносит пользы, но и наносит прямой ущерб. Свежее исследование Школы Сколково показало: российский бизнес ежегодно теряет до 8,7 триллиона рублей из-за плохо выстроенных коммуникаций. Эта цифра включает не только оплату потраченного впустую рабочего времени, но и сорванные сделки, упущенные возможности, последствия выгорания сотрудников и нездоровую  атмосферу в коллективах. 

Половина российских сотрудников тратит на неэффективные коммуникации в среднем два часа рабочего времени ежедневно. Почти четверть рабочего дня уходит впустую. А каждый четвертый работник теряет на пустые коммуникации до 5 часов в день — больше половины рабочего времени.

Исследование, проведенное в рамках проекта с участием 234 топ- и мидл-менеджеров подтвержает: только 50 % проектов изменений оказываются в компаниях успешными. Половина усилий уходит в песок. Причина не в качестве идей, а в том, что коммуникационные процессы не успевают за скоростью изменений.  

Как накапливаются потери? 

Проблема не в том, что люди не хотят работать. Проблема в том, что система взаимодействия устроена так, что работать эффективно мешает сам процесс общения. Исследования показывают, при увеличении масштаба организации  на каждом уровне управления теряется  до 40% контекста. Половина рабочих совещаний не приносит практической пользы. 

Информация рассеивается. Сотрудники работают в разных картинах мира. Решения принимаются с опозданием. Отсюда ошибки, дублирование функций, конфликты между отделами. До 75% рабочих групп не достигают ключевых целей именно из- за несогласованности действий, слабых коммуникаций и размытых ролей. 

По данным Gartner, 78% руководителей по всем миру сообщают о «коллаборационном трении» — слишком много встреч, слишком много обратной связи от коллег, неясные полномочия по принятию решений, слишком много времени уходит от получения согласия от заинтресованных сторон. 

Считаем потери — один пример 

Возьмем среднюю российскую компанию с 500 сотрудниками. Средняя зарплата — 80000,00 рублей в месяц. Если каждый сотрудник теряет хотя бы один час в день на неэффективные коммуникации, компания теряет: 

– 500 сотрудников x 1 час x 21 рабочий день = 10500 часов в месяц. 

При средней стоимости часа около 500 рублей — это 5,25 млн рублей потерь в месяц, 63 млн рублей в год. Только от одного потерянного часа в день. 

А если считать по данным Сколково два часа в день, то потери удваиваются:10,5 млн рублей в месяц, 126 млн в год.

Для компании с 1000 сотрудников и зарплатой 100 000 рублей в месяц цифры становятся еще  более внушительными: два часа в день — это 315 млн в год только на оплату потраченного впустую времени

Но это только прямые потери. К ним добавляются: 

– Сорванные сделки из- за того, что информация между отделами дошла с опозданием. 

– Упущенные возможности, когда рынок двинулся быстрее, чем компания приняла решение.

– Выгорание сотрудников и текучка. Каждый уволенный сотрудник стоит компании от 6 до 12 месячных окладов. 

– Нездоровая атмосфера, которая снижает продуктивность остальных. 

Пример из практики

В одной производственной компании, с которой я работала, проблема лежала на стыке между отделом продаж и производственным цехом. Продавцы обещали клиентам сроки, не сверяясь с реальными мощностями цеха. Производство узнавало о заказе, когда его уже нужно было отгружать. Срывы, штрафы, потерянные клиенты. Мы посчитали: за год компания потеряла на штрафах и ушедших клиентах 35 млн рублей. При этом никто не был плохим сотрудником. Просто не было системы передачи информации между отделами.Не было единого окна, где продажи и производство видели бы одну картину. Не было понятного процесса согласования сроков. 

Проблема решилась внедрением простого регламента: продажи передают заказы не позже чем за 5 дней до обещанной загрузки, производство подтверждает срок в течение 4 часов. Потери сократились на 80 % за 4 месяца. Без найма новых людей, без замены оборудования, просто наладили коммуникацию. Есть убеждение, что ремонт может стоить дороже. 

Почему компании не решают проблему

Авторы исследования Сколково отмечают парадоксальную ситуацию: «При ограниченной конкуренции российские компании не видят необходимости работать над эффективностью рабочих коммуникаций и устранять «поломки». 

В долгосрочной перспективе компании, игнорирующие проблему, столкнутся с проблемами в гонке за таланты на дефицитном рынке труда, снижением операционной эффективности и кадровыми кризисами. Как отмечает проректор Школы управления «Сколково» Алексей Калинин, «улучшения в сфере коммуникаций» могут стать для компании  конкурентным преимуществом с потенциально измеримым и финансированным».

Один из главных барьеров — отсутствие культуры, которая создает пространство для правильных кросс — функциональных разговоров.

Проблема кросс-функциональных коммуникаций — это про деньги. Компании теряют миллионы из-за того, что информация теряется на стыках отделов, сотрудники тратят часы на бесполезные совещания, а решения принимаются с опозданием.