Тензор первым реализовал трансграничный обмен документами с Беларусью

В мае 2024 года завершился пилотный проект ФНС РФ и МНС РБ. Он открыл для российского и белорусского бизнеса возможности трансграничного электронного документооборота (ТЭДО). 

По результатам программы ООО «Компания «Тензор» (продукт Saby) с белорусскими провайдерами ООО «Электронные документы и накладные» (ЭДИН) и ООО «Современные технологии торговли» (EDI-провайдер СТТ) реализовала технологический механизм обмена документов между странами.

ТЭДО уже протестировали Mark Formelle, Савушкин продукт, Белорусский Цементный холдинг и другие компании.

Как устроен ТЭДО между странами

Технология упрощает обмен товаросопроводительными и другими юридически значимыми документами между Россией и Беларусью. При этом, она позволяет компаниям из обеих стран работать в привычных системах ЭДО своего государства и использовать собственные электронные подписи, которые признаются контролирующими госорганами обеих стран. При отправке товаросопроводительных документов (BLRDLN, BLRADF) из Беларуси Saby автоматически конвертирует их в российские форматы (УПД и ТОРГ‑2) и наоборот.

Данный формат обмена юридически значимыми документами позволяет закрыть такие проблемы бизнеса, как дорогая доставка документов, длительные согласования и подписания или штрафы в случае ошибок заполнения данных.

Технология обмена электронными документами выстроена следующим образом:

1. Грузоотправитель на стороне РБ формирует накладную, подписывает ее ЭЦП и передает документ через свою систему ЭДО на сторону российского провайдера Saby; 
2. Saby распознает иностранную подпись и передает ее на проверку ДТС РФ; 
3. ДТС РФ проводит проверку и направляет запрос в ДТС РБ; 
4. После ответа ДТС РБ Saby отправляет грузополучателю подписанную электронную накладную.

От бумажной волокиты к быстрой технологии ТЭДО

Широкая партнерская база «Mark Formelle», включающая сотни контрагентов в России, требовала автоматизированную систему для управления поставками. Документы между филиалами передавались вручную: белорусские специалисты заполняли данные в накладных, передавали на печать, далее готовый пакет документов направлялся курьерской почтой контрагентам в Россию. Получателям товара также приходилось подтверждать факт отгрузки, отправив бумажные файлы по адресу головной организации в Беларуси.

Такая схема обмена документами занимала больше 3 рабочих дней. При этом, если передача документов затягивалась, бухгалтеру было сложно отследить статусы передвижения груза и узнать причины простоя. Также при ручной работе с данными повышался риск допустить ошибки в заполнении транспортных накладных.

Mark Formelle первый в цифровом товарообороте

В мае 2024 года белорусский филиал «Mark Formelle» впервые совершил отгрузку товаров в Россию, оформленную электронным товаросопроводительным документом — УПД (BLDRN).

Цифровой обмен поддержали аккредитованные провайдеры двух стран. Со стороны Республики Беларусь оператором ЭДО выступил сервис ЭДИН, со стороны Российской Федерации — компания Тензор.

При этом бизнес-процесс сопровождался инфраструктурой Доверенной третьей стороной (ДТС). Так со стороны России подпись иностранного государства проверяет ООО «Газинформсервис», со стороны Республики Беларусь- РУП «Национальный центр электронных услуг». 

1. На стороне учетной системы, которую использует головная организация Mark Formelle, формируется товарная накладная. 
2. Далее она передается в сервис ЭДиН, откуда автоматически поступает информация на сторону российских пользователей сервиса Saby. При этом стороны применяют электронную цифровую подпись (ЭЦП) своего государства. 
3. Организация со статусом ДТС проверяет ЭЦП на действительность и соответствие требованиям.

Автоматизация товарно-сопроводительных процедур позволила «Mark Formelle» сократить время на обработку документов и ускорить товарооборот с Торговым домом в России. 

Документы, связанные с отгрузкой, приемкой товаров или возвратом несезонного товара передаются в электронном формате между подразделениями и подписываются до 1 часа. 

Объем подписанных документов между филиалами «Mark Formelle» за первые 7 месяцев работы технологии ТЭДО — 3,8 тыс. шт. 

Директор по ИТ группы компаний «Mark Formelle» Виктор Возный: «Технология ТЭДО снизила расходы на печать и хранение бумажных носителей, что стало дополнительным финансовым преимуществом для компании. Сотрудники могут контролировать бизнес операции, ведь статусы документации отражаются в реальном времени. При этом, созданная система обмена документами автоматически обновляется в соответствии с юридическими изменениями. Это помогает «Mark Formelle» соответствовать законодательным требованиям Республики Беларусь и Российской Федерации».

Тензор и EDI-провайдер СТТ внедрили ТЭДО для «Савушкин продукт» и управляющей компании холдинга «Белорусская цементная компания»

Другой белорусский ИТ-сервис, поддержавший электронный документооборот в Saby, стал EDI-провайдер СТТ. Такое цифровое сотрудничество позволило реализовать передачу юридически значимых документов в Савушкин продукт и промышленном холдинге Белорусская цементная компания (БЦК). 

Автоматизация документооборота и отчетности в Савушкин продукт

Белорусский филиал Савушкин продукт специализируется на производстве молочной продукции, которая поставляется в торговый дом на территории РФ. В октябре 2024 года успешно прошли первые тестовые работы по обмену электронной накладной (иным документом) между Савушкин Продукт, Брест и Торговым Домом Савушкин продукт, Москва. В планах запустить ТЭДО в промышленных масштабах.

Системный аналитик «Савушкин Продукт» Даниил Выходцев:

«Внедрение трансграничного ЭДО позволило кардинально улучшить бизнес-процессы, связанные с передачей юридически значимых документов. Теперь передача груза контрагенту, сопровождаемая УПД, проходит значительно быстрее. Мы сократили время доставки и подписания документов, а также ускорили сбор отчетности. Это обеспечило бесперебойную работу с нашими российскими партнерами».

Новые возможности для холдинга «Белорусская цементная компания»

Еще один международный бизнес, который стал примером автоматизации трансграничных сделок в цифру — холдинг БЦК. Компания объединяет более 20 предприятий, на которых производятся строительные материалы. Мощность заводов составляет более 5 млн тонн цемента в год. Готовый продукт поставляется в торговый дом в России — БЦК Союз. 

EDI-провайдер СТТ реализовал обмен товаросопроводительными электронными документами нового формата с российским партнером Saby. Новая версия электронного документа введена приказом ФНС России в декабре 2023 года и стала обязательной для применения с апреля 2025 года. 

Тестовая отгрузка товаров между «Управляющая компания холдинга «Белорусская цементная компания» и российским контрагентом БЦК-Союз сопровождалась иным документом (электронной накладной нового формата). 

Технические возможности ТЭДО от EDI-провайдера СТТ и Saby позволяют обмениваться любыми неформализованными документами, например, договоры или соглашения.

***

С ИТ-технологиями ТЭДО международные бизнес-партнеры стали независимыми от почтовых и курьерских служб, а время на доставку и подписание документов сократилось c нескольких дней-недель до минут. Кроме этого, белорусские компании и их российские контрагенты могу не выделять бюджет на архивирование документов.