Зачем ритейлу процессная аналитика и как она помогает бизнесу

Розничная торговля состоит из сотен взаимосвязанных этапов: от складского учета и логистики до обслуживания покупателей на кассе. Сбой на любом участке может обернуться для компании финансовыми потерями.

Разбираемся, как инструменты процессной аналитики помогают торговым сетям находить узкие места в рабочих процессах и делать бизнес эффективнее.

Что такое процессная аналитика

Процессная аналитика (или Process Mining) — это технология, которая помогает увидеть, как бизнес работает на самом деле, а не в идеальных регламентах. 

Инструменты процессной аналитики, например VK Process Mining, выстраивают цифровой двойник процесса на основе данных из корпоративных ИТ-систем. Благодаря этому можно отследить, как та или иная цепочка задач выглядит на самом деле: увидеть, где возникают скрытые задержки, какие действия дублируются, какие этапы можно автоматизировать. 

В результате руководство получает не просто сухие отчеты, а объективную картину происходящего и точное понимание, как оптимизировать рабочие процессы.

В чем суть процессной аналитики

Работу торговой сети можно представить как непрерывную цепочку действий: найти поставщика, оформить закупку, привезти партию на склад, распределить по точкам и продать. Если на одном этапе возникает ошибка, страдает весь цикл.

Допустим, нарушился график логистики. Товар не успели привезти в магазин, полка пустует, и клиент уходит к конкурентам. А если речь о свежих продуктах, то они могут испортиться еще в пути — компания не просто недополучит прибыль, но и понесет прямые убытки от списания.

Когда у сети тысячи магазинов и огромный ассортимент, искать причину таких сбоев вручную долго и нерационально. ПО для процессной аналитики подсвечивает, где именно возникают задержки. Ниже рассмотрим, как это работает в разных направлениях ритейла.

Закупки. Анализ процессов помогает навести порядок в снабжении:

• упростить создание заявок. Сотрудники смогут оформлять их в единой онлайн-системе по общему стандарту, а цепочка согласований станет короче;
• ускорить работу с поставщиками. Можно убрать лишние барьеры при заключении договоров, сохранив при этом контроль за качеством и ценами;
• сбалансировать логистику. Партии будут приезжать вовремя: без опозданий, но и не слишком рано, чтобы не перегружать складские площади.

Управление запасами. Ритейлеру важно соблюдать баланс: нужный товар всегда должен быть на полке, но при этом нельзя забивать склады излишками и замораживать в них оборотные средства. Процессная аналитика помогает следить за остатками и вовремя пополнять запасы магазинов, даже если в ассортименте сотни тысяч позиций.

Обслуживание клиентов и онлайн-заказы. Сегодня ритейл тесно связан с электронной коммерцией. В онлайн-продажах оптимизация процессов помогает:

• сократить цикл сделки: от оплаты до передачи курьеру;
• снизить количество ошибок при сборке и задержек при доставке;
• исключить случайную отгрузку неоплаченных товаров (если в компании не предусмотрен формат постоплаты).

Работа с обращениями и претензиями. Прозрачная статистика по жалобам помогает выявить их системные причины. В результате стандарты компании соблюдаются строже, а доля заказов, прошедших гладко от начала до конца, заметно растет.

Контроль дебиторской задолженности. Продажи в рассрочку или с отсрочкой платежа помогают привлечь больше клиентов и увеличить выручку. Однако важно, чтобы оборотные средства не зависали. 

Программные решения позволяют проанализировать весь цикл работы с дебиторской задолженностью: как быстро бухгалтерия выставляет счета, нет ли ошибок в закрывающих документах, соответствуют ли платежи графику. В результате компания минимизирует кассовые разрывы.

Управление кредиторской задолженностью. Отсрочки от поставщиков — удобный инструмент для пополнения оборотных средств. Но он требует строгой финансовой дисциплины: задержка чревата штрафами или потерей партнера. Аналитика помогает выстроить график выплат так, чтобы не допускать отклонений по срокам ни в одну, ни в другую сторону.

Резюме

Опираясь на инструмент в виде процессной аналитики, торговые сети могут исключить лишние шаги, автоматизировать рутину, снизить количество ошибок и ускорить оборот ресурсов — а значит, заметно улучшить свои финансовые показатели.