Как Sympace упростил работу с бумажными процессами в стройкомпании
Строительная компания обратилась в Sympace за автоматизацией ручного ввода документов. Стоимость решения ниже, чем затраты на содержание трех сотрудников
Задача: нам необходимо было подобрать решение, которое распознает сканы документов через API: на входе — скан паспорта, на выходе — JSON с готовыми данными для дальнейшей загрузки в информационные системы компании. Такое решение сэкономило бы время и избавило сотрудников от ручного ввода данных.
Причина: три человека ежедневно тратили рабочее время на рутинный перенос данных из сканов документов в систему. Процесс занимал много времени, создавал риск ошибок и не позволял перераспределить ресурсы на более полезные задачи.
В строительной компании три сотрудника кредитного отдела ежедневно обрабатывали десятки документов вручную. Ручной перенос данных из паспортов и свидетельств в корпоративную систему — мало того, что трудоемкий процесс, так и источник потенциальных ошибок, которые задерживали согласование и сбивали рабочие процессы.
Заказчик хотел автоматизировать эту рутину и снизить нагрузку на отдел. Он обратился к нам в Sympace с четким запросом: найти сервис распознавания сканов, который можно встроить через API в их ИТ-ландшафт, а результат получать в виде готового JSON.
Как велась работа
Этап 1. Анализ запроса и формирование критериев отбора
Первым делом мы детализировали требования заказчика, выделив ключевые критерии, без которых внедрение было бы невозможным:
- Работа в закрытом контуре компании (без доступа во внешнюю сеть).
- Интеграция по API в существующую архитектуру.
- Прозрачная тарификация за фактическое количество распознаваний.
- Возможность провести пилот до заключения долгосрочного контракта.
Этап 2. Подбор и обоснование решения
Мы проанализировали несколько доступных на рынке инструментов под задачу. Сравнивали такие параметры, как возможность офлайн-работы, формат выдачи данных и гибкость лицензирования. По совокупности характеристик наиболее подходящим было признано решение Dbrain.
Этап 3. Прояснение технических деталей (снятие барьеров)
У заказчика возник вопрос, как именно будет работать лицензия в изолированной среде. Мы детально разъяснили механизм: выдается аппаратный или программный ключ на согласованный объем распознаваний. Расход ключа отслеживается через встроенный счетчик, что исключает непредвиденные блокировки сервиса внутри инфраструктуры клиента.
Этап 4. Пилотный проект — снижение порога входа
Чтобы снять сомнения бизнеса в целесообразности немедленной годовой подписки, мы предложили два сценария тестирования:
- 1000 распознаваний бессрочно (оптимально для старта и проверки качества).
- 5000 распознаваний на 1 месяц.
Заказчик выбрал бессрочный пакет на 1000 распознаваний.
Этап 5. Интеграция и передача знаний
После выбора пилотного пакета мы выполнили следующие шаги:
- Выдали API-токен доступа.
- Предоставили полный пакет технической документации.
- Провели демонстрацию и презентацию для технических специалистов и пользователей кредитного отдела.
Решение заработало в инфраструктуре заказчика уже на этапе пилота, подтвердив заявленные характеристики по точности и скорости. Это позволило безболезненно перейти к этапу коммерческого контрактования.
Ограничения
Главное требование — работа в закрытом контуре компании, без выхода во внешнюю сеть. Не все сервисы предоставляют такую возможность.
Как решили
Sympace подобрал Dbrain — решение, которое полностью соответствовало требованиям заказчика. Мы предложили пилот с минимальным порогом входа: 1000 распознаваний бессрочно. Заказчик протестировал без риска, и решение заработало уже на этапе пилота.
Внедренное решение обходится примерно в 70 000 рублей в месяц. Для сравнения: содержание трех сотрудников на ручном вводе стоило заметно дороже.
Количественные и качественные итоги внедрения:
Снижение издержек: стоимость автоматизации оказалась существенно ниже ФОТ и сопутствующих расходов на ручной труд.
Перераспределение ресурсов: три сотрудника освобождены от рутины и могут быть переориентированы на более квалифицированные задачи кредитного отдела.
Снижение ошибок: исключен человеческий фактор при переносе паспортных данных в систему, риск опечаток сведен практически к нулю.
«Симпэйс» помог строительной компании автоматизировать ввод данных. Окупаемость проекта подтвердилась, риск ошибок снизился почти до нуля. Решение успешно работает в закрытом контуре заказчика уже три года.
Рубрики
Рекомендации партнеров:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты
Социальные сети
Рубрики