Как в 2025 году перейти на КЭДО: опыт «Детского мира» шаг за шагом

КЭДО не тормозит: в 2025 рынок вырастет вдвое

Российский рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) сохраняет высокую динамику. Пять лет назад драйвером перехода на цифровые решения стала пандемия — бизнес был вынужден срочно переводить сотрудников на удаленную работу и обеспечивать документооборот без физического присутствия. Сейчас бизнес сам инициирует переход на КЭДО. 

Сегодня компании стремятся не только к удобству и экологичности, но и к оптимизации операционных процессов: ускорению согласований, сокращению издержек, соблюдению трудового законодательства и повышению управляемости персонала, включая распределенные команды и удаленных сотрудников.

За 2024 год к КЭДО подключились 10–15% российских компаний среднего и крупного бизнеса. Это порядка 5000–6000 организаций. Прогноз на 2025 год — двукратный рост рынка по объему выручки.

Когда КЭДО становится экономически обоснованным

На практике КЭДО показывает свою эффективность даже в компаниях с численностью от 50 человек. Особенно если часть сотрудников работает вне офиса. Однако число сотрудников — не единственный фактор.

Поводом для перехода на электронный документооборот может быть территориально распределенная структура с филиалами, высокая текучесть кадров, наличие большого количества локальных нормативных актов и других документов, с которыми необходимо регулярно знакомить сотрудников.

Все это сопряжено с серьезными трудозатратами, а значит — с ощутимыми расходами. Чем выше объем кадровых документов, тем больше эффект от автоматизации.

Как подойти к внедрению КЭДО: цели, метрики, требования

Первый шаг — определить цели внедрения. Зачем вашей компании КЭДО? Какие задачи он должен решать? Какие подразделения и документы будут вовлечены?

Иногда цель — сократить трудозатраты на оформление кадровых документов, иногда — создать единую цифровую точку входа для сотрудников по всем HR-вопросам.

Второй этап — определите KPI внедрения. Оптимизация — это не просто «стало быстрее». В KPI можно заложить, например:

• процент уменьшения бумажных кадровых документов;
• сокращение времени обработки обращений в отделе персонала;
• минимизация рисков потери и порчи кадровых документов.

Третий этап — подумайте о требованиях к системе КЭДО. Например, программу можно выбирать по функциональным требованиям: наличие системы планирования отпусков, контроль подписания ЛНА в разрезе версий документов, настройка параллельного согласования документа несколькими участниками и пр. 

Также рассмотрите нефункциональную сторону: возможность подтверждать подписание электронного документа по смс, использовать единый логин и пароль для входа во все сервисы — как в веб-версию, так и в мобильное приложение, а также наличие раздела для мониторинга действий пользователей. 

Список требований от компании к компании отличается. Это зависит от специфики сферы, оргструктуры, процессов, технических особенностей и других важных нюансов.

Чтобы собрать эти требования, важно подключить всех внутренних стейкхолдеров проекта и зафиксировать их ожидания в одном документе.

От теории к практике: проект автоматизации КЭДО в «Детском мире» 

Бизнесу не всегда удобно или выгодно переводить в цифру весь документооборот сразу. Иногда проще начать с одного отдела, а потом масштабировать проект на другие подразделения. А иногда наоборот — компания готова перейти на КЭДО полностью, но есть отдельное подразделение с особыми условиями.

Мой совет — идти итеративно. Даже если внедрять КЭДО поэтапно, эффект будет заметен. 

И вот реальный пример. В проекте внедрения КЭДО в группе компаний «Детский мир» мы начали пилот с отдельного подразделения «ДМ Тех». Здесь работают 70% удаленных сотрудников, с которым изначально было трудно поддерживать бумажный документооборот. Это разработчики, тестировщики, дизайнеры и многие другие. На момент начала проекта команда состояла из 200 человек. 

Пилотный этап включал в себя следующие решения:

• Разработка утвержденных нормативных документов по КЭДО.
• Интеграция между Saby Staff и 1С с использованием специального модуля расширения КЭДО, обеспечивающего двусторонний обмен электронными документами.
• Создание логики маршрутизации кадровых документов с учетом организационной структуры и должностных позиций сотрудников. Это позволило автоматически формировать именно тот набор документов, который требуется конкретному сотруднику.

После настройки личного кабинета Saby Staff к запуску участники проекта перешли к этапу  загрузки данных сотрудников в систему и рассылке приглашений на регистрацию. 

Для освоения нового инструмента наша команда провела серию обучающих вебинаров. В интерактивных видео подробно объяснили работу функционала, адаптированного под кадровые процессы розничной сети. Дополнительно для сотрудников торговых точек подготовлены пошаговые гайды — как оформить заявление на отпуск, заказать справку и другие типовые документы. 

Масштабирование: с 200 до 18 000 сотрудников — и опыт, который подойдет другим

После пилота проект был масштабирован на все подразделения: региональные офисы, распределительные центры и розничные магазины. 

В течение 4 месяцев регистрацию в системе прошли более 14 000 сотрудников, еще через несколько месяцев общее количество пользователей превысило 18 000 человек.

До автоматизации директора розничных магазинов часто брали на себя нетипичные HR-задачи: согласовывали и передавали заявления сотрудников в кадровую службу. После внедрения КЭДО процесс перешел в онлайн — документы оформляются и подписываются с ПК или мобильного приложения. По данным внутреннего опроса, 83% сотрудников «Детского мира» предпочитают работать с системой через мобильную версию.

Благодаря переходу на КЭДО «Детский мир» за 2 года сэкономил около 2 млн листов бумаги и более 8 млн ₽ на закупке файлов, картриджей и логистике бумажных документов. Через систему Saby Staff подписано более 250 000 электронных документов.

Этот проект — пример того, как даже в масштабной, распределенной сети с высокой текучестью и сменным графиком можно выстроить цифровой кадровый документооборот. Такой подход подойдет любой компании с большим штатом — от ритейла до промышленности.