Как юридическая компания выстроила работу с 30 параллельными проектами

Исходная ситуация

Юридическая компания Win&Joy работает с 2015 года и специализируется на защите интересов бизнеса. В команде — пять человек: руководитель, ассистент и три юриста с внештатными помощниками.

Работа строится в удаленном и гибридном формате. До внедрения системы задачи фиксировались в отдельных сервисах и частично вручную. По мере роста нагрузки стало ясно, что текущие инструменты не дают нужного уровня контроля.

Компания начинала с Trello, но со временем сервис перестал покрывать потребности. Не хватало учета времени и связки задач с проектами и финансами. Следующим этапом стала специализированная CRM для юристов, однако сложный интерфейс замедлял работу команды и вызывал сопротивление.

Критерии выбора системы

При выборе новой платформы руководитель сформулировала несколько ключевых требований:

• понятный и не перегруженный интерфейс;
• поддержка проектной работы;
• учет рабочего времени;
• возможность работать с внештатными помощниками без увеличения затрат.

В результате выбор остановили на Аспро.Cloud.

Процесс внедрения

Внедрение проходило силами руководителя компании. На старте команда воспользовалась консультацией специалистов Аспро.Cloud, чтобы понять логику системы и ключевые возможности.

Базовая настройка заняла немного времени благодаря интуитивному интерфейсу. Основная сложность возникла не в технической части, а в привычках сотрудников. Юристы не всегда вовремя закрывали задачи, фиксировали время и вносили данные в систему.

Проблему решали постепенно: через регулярные напоминания, настройку шаблонов и использование отчетов. Со временем система стала частью ежедневной работы.

Как выстроили процессы

Управление продажами

Руководитель настроила воронку продаж под специфику юридических услуг. Сделки проходят этапы от первичной заявки до исполнения и оплаты. При этом одна сделка может включать несколько услуг, поэтому карточка сделки возвращается между этапами исполнения и документов.

Юристы работают в проектном модуле, а руководитель — с воронкой продаж. Сделка закрывается только после полного завершения всех задач, что позволяет сохранить целостную картину по клиенту.

Проектная работа

Для типовых услуг создали шаблоны проектов. Например, для банкротства физлиц заранее заданы этапы и задачи. Это сократило время запуска новых дел и снизило риск забытых шагов.

Если проект нестандартный, задачи ведутся без жесткой структуры этапов.

Учет времени

Юристы фиксируют время по задачам. Руководитель видит загрузку сотрудников, фактические трудозатраты и может оценивать стоимость и рентабельность проектов. Это стало основой для более точного планирования.

Финансы и документы

Счета формируются на основе данных из сделок. Система подтягивает контрагентов и суммы, что снижает вероятность ошибок. Интеграция с банком позволяет автоматически отслеживать оплаты и формировать отчеты ДДС и ПиУ.

Календарь и база знаний

Общий календарь помогает не пропускать судебные заседания и встречи.

База знаний используется для хранения шаблонов документов, кейсов и внутренней методологии. Это упростило адаптацию новых сотрудников и снизило количество повторяющихся вопросов внутри команды.