Внедрили корпоративный портал для компании с 700+ сотрудниками
Создали единое цифровое пространство на базе Битрикс24: автоматизировали 15+ процессов, объединили подразделения и подготовили CRM для масштабирования бизнеса
Компания работает в сфере промышленной дистрибуции и имеет развитую территориальную структуру: подразделения и сотрудники находятся в разных городах, а бизнес-процессы охватывают как коммерческие направления, так и офисные функции. Такая модель требовала единого цифрового пространства, в котором сотрудники могли бы работать с заявками, согласованиями, внутренними сервисами и коммуникациями без привязки к конкретному офису.
До старта проекта заказчик использовал собственную внутреннюю систему, визуально напоминавшую корпоративный сайт. В ней были реализованы структура компании, справочник сотрудников, новостная лента и часть внутренних процессов. Однако платформа плохо масштабировалась и требовала постоянного участия узких технических специалистов для любых изменений. Добавление новых сценариев или доработка существующих занимали значительное время, а развитие системы напрямую зависело от доступности разработчиков.
Дополнительной сложностью стало отсутствие единой CRM-системы. Для работы с продажами применялись 1С, Excel-таблицы и локальные документы отдельных подразделений. Это приводило к разрозненности данных, усложняло контроль и не позволяло выстроить единый управленческий контур. Руководство не имело целостной картины по процессам продаж и загрузке сотрудников, а взаимодействие между департаментами строилось преимущественно вручную.
Задача
Создать корпоративный портал на базе Битрикс24, перенести ключевые внутренние процессы в единое цифровое пространство, автоматизировать работу сотрудников и подготовить систему к использованию большим количеством пользователей с возможностью дальнейшего масштабирования.
Причина
Текущая внутренняя система не обеспечивала гибкости и роста. Отсутствие централизованной CRM и единых регламентов приводило к снижению прозрачности процессов, увеличению ручных операций и усложнению взаимодействия между подразделениями. Компания понимала, что без перехода на единую платформу дальнейшее развитие цифровых процессов будет затруднено, а нагрузка на сотрудников и ИТ-службу продолжит расти.
Отдельным требованием стало сохранение управляемости проекта: решение должно было быть развернуто на коробочной версии Битрикс24, с возможностью тестирования изменений, поэтапного внедрения и передачи знаний внутренней команде заказчика.
Проект был реализован на коробочной версии Битрикс24 с разделением на тестовый и рабочий порталы. У заказчика уже существовала установленная система, из которой потребовалось перенести данные и часть настроек. На старте команда провела комплексную оценку текущего состояния портала, после чего была выстроена новая архитектура и выполнен перенос информации.
Работы по CRM велись на тестовом портале, тогда как задачи корпоративного портала настраивались сразу в рабочей среде, закрытой для большинства пользователей. Это позволило поэтапно проверять изменения и минимизировать риски при запуске.
В систему было импортировано более 700 сотрудников. Для них создавались дополнительные поля, а данные регулярно обновлялись, так как структура компании находилась в активной фазе изменений. Особое внимание уделялось корректности справочников и иерархии подразделений, поскольку от этого зависела работа автоматизированных процессов.
Центральной частью проекта стала автоматизация внутренних сценариев. В Битрикс24 было реализовано более 15 бизнес-процессов, охватывающих ключевые направления деятельности. Для сотрудников внедрили Helpdesk с возможностью создавать заявки по IT-вопросам, 1С, почте и телефонии. Все обращения автоматически преобразуются в задачи, распределяются между ответственными и отслеживаются в едином пространстве.
Были настроены HR-процессы: согласование отпусков, больничных, удаленной работы, командировок, выдачи справок и организации рабочих мест. Отдельно проработаны сложные сценарии командировок с несколькими точками маршрута. Дополнительно автоматизированы процессы логистики, рекламы, административно-хозяйственного блока, а также регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
Для повышения удобства сотрудников выполнены кастомные доработки интерфейса без изменения ядра Битрикс24. Создана отдельная страница запуска процессов, где пользователь может выбрать нужный сценарий, заполнить форму и стартовать процесс без перехода между разделами портала. Для ряда заявок реализованы зависимые списки, ограничивающие выбор значений в зависимости от департамента.
Были доработаны элементы навигации и логика меню, чтобы ключевые инструменты всегда оставались доступными. Отдельным решением стала разработка собственного компонента страницы отсутствий с фильтрацией по подразделениям и городам.
Параллельно велась подготовка CRM. Для нескольких бизнес-направлений собрали требования и настроили MVP-воронки продаж. Работа шла итеративно: пока для одного подразделения уточнялись процессы, для другого уже запускались автоматизации. В дальнейшем заказчик принял решение унифицировать воронки, так как большинство сценариев оказались схожими.
Отдельное направление — перевод лабораторных процессов из Excel в смарт-процессы Битрикс24 с разработкой собственного компонента.
В рамках проекта проведено обучение администраторов заказчика: разобраны настройки системы, вопросы безопасности, обновления и резервного копирования. Для пользователей формируется база знаний с инструкциями по основным сценариям работы.
По итогам проекта компания получила функционирующий корпоративный портал на базе Битрикс24, который стал единой точкой входа для сотрудников и управленческим инструментом для руководителей.
В организации появилось централизованное цифровое пространство для работы с заявками, внутренними сервисами и коммуникациями. Более 700 сотрудников были подключены к системе и получили доступ к унифицированным процессам независимо от города присутствия.
Автоматизация более 15 внутренних сценариев позволила сократить количество ручных операций, структурировать данные и упростить взаимодействие между подразделениями. Helpdesk перевел обращения сотрудников в прозрачный формат с понятным распределением ответственности и контролем исполнения.
HR-процессы стали управляемыми и формализованными: согласования теперь проходят в системе, а информация по отсутствиям и командировкам доступна в одном интерфейсе. Это снизило нагрузку на административные службы и ускорило обработку запросов.
Подготовленная CRM-инфраструктура создала основу для дальнейшего развития продаж. В компании появились единые воронки, стандартизированные этапы сделок и задел для масштабирования без возврата к Excel и разрозненным инструментам.
Кастомизация интерфейса повысила удобство работы сотрудников: запуск процессов стал быстрее, количество ошибок при заполнении заявок сократилось, а ключевые функции всегда остаются в зоне видимости.
Заказчик получил не только настроенную систему, но и внутреннюю экспертизу. Обученные администраторы могут самостоятельно развивать портал, добавлять новые процессы и адаптировать существующие сценарии под изменяющиеся задачи бизнеса.
Корпоративный портал стал устойчивой цифровой платформой, объединившей подразделения компании, повысившей прозрачность процессов и заложившей основу для дальнейшей автоматизации и интеграции с 1С.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Социальные сети