Как Банк Синара настроил единое цифровое рабочее место сотрудника СБ

Задача и причина

Служба безопасности банка должна превентивно реагировать на бизнес-угрозы, оперативно принимать решения на основе больших объемов информации и своей эффективностью влиять на финансовые результаты организации. Однако выполнение этих задач осложнялось фрагментированностью рабочих процессов и отсутствием единой системы для их координации.

• Запросы из других подразделений поступали сразу через несколько каналов: электронную почту, внутренние системы, телефон и мессенджеры. 
• Отсутствие единой системы затрудняло учет обращений, распределение задач по сотрудникам и мониторинг сроков выполнения. 
• Готовить аналитические отчеты также приходилось вручную, поскольку сводных данных по обращениям не было.

Исходя из этой ситуации, Банк Синара определил три ключевые задачи:

• оптимизировать взаимодействие между подразделениями,
• автоматизировать рутинные операции,
• наладить оперативное формирование отчетности.

Решение

В банке решили не просто оцифровать отдельные участки работы службы безопасности, а выстроить единый порядок работы по ключевым процессам подразделения. Для реализации идеи команда СБ выбрала low-code платформу «Первая Форма». 5 сотрудников прошли обучение, настроили и администрируют систему сами.

Первым этапом команда с нуля описала и структурировала бизнес-процессы СБ. Это стало отдельной частью проекта: многие рабочие сценарии раньше не были формализованы, поэтому сначала их нужно было привести к единому порядку, а уже потом переносить в цифровую среду.

Обращения из подразделений стали обрабатываться по единому порядку, через регистрацию на внутреннем портале. Это упростило взаимодействие между внутренними заказчиками и сотрудниками СБ: по каждому обращению видно статус, сроки и приоритет. 

После этого оцифровали работу с проверками, инцидентами и расследованиями. Сотрудники СБ получили четкий порядок работы, а руководители — более полную картину по загрузке и эффективности работы подразделения.

Сквозная система учета трудозатрат и аллокации расходов позволили связать затраты с конкретными направлениями работы и понять, какие процессы требуют больше ресурсов. Это упрощает обоснование бюджета подразделения перед руководством. 

Особое внимание в проекте уделили защите данных. Для работы с чувствительной информацией реализовали многоуровневую систему защиты: результаты проверок доступны только сотрудникам службы безопасности, внешние пользователи изолированы, а вся информация остается внутри закрытого информационного контура банка.

Результаты

Автоматизация рутинных операций сократила время выполнения задач, повысила точность данных и снизила операционные издержки.

Ключевые результаты:

• сокращение времени обработки заявок — до 90% за счет единого портала и автоматизации;
• увеличение скорости реакции на инциденты — на 55%;
• снижение ошибок в отчетности — с 15% до 2%;
• окупаемость инвестиций в проект — 18 месяцев.

Опыт СБ тиражируется на другие подразделения банка: к команде обращаются за настройкой типовых автоматизированных рабочих мест на базе BPMS.