Удаленный офис: как поддерживать командный дух и эффективность работы

Коммуникационное агентство 2L находится в Москве, но у нас есть коллеги из далеких регионов, из других часовых поясов, и даже те, кто живет в Москве, в абсолютном большинстве работают удаленно. 

Мы убедились на практике, что организация эффективной удаленной работы вполне достижима. Более того, когда команда владеет навыком продуктивной дистантной коммуникации, выстраивание взаимоотношений и рабочих процессов с клиентами на расстоянии значительно упрощается. Особенно актуально это стало в современных условиях, когда личные встречи заказчика и исполнителя становятся редкостью в агентской сфере.

Вероятно, самый насущный вопрос, который встает перед руководителем удаленного офиса — это вопрос контроля. Как организовать эффективную систему контроля над сотрудниками, работающими на дистанте?

Контроль в удаленном формате отличается от традиционного офисного мониторинга. Главное — ставить четкие KPI и регулярно проверять промежуточные результаты. Поэтапные дедлайны, использование отчетных форм и периодическое проведение встреч позволяют убедиться, что процесс движется согласно плану. Но с этими инструментами нужно быть аккуратными. Контроль не должен превращаться в микроменеджмент. Эффективнее доверительно делегировать ответственность сотрудникам и мотивировать их результатами труда, нежели строгими рамками отчетности.

Можно ли измерять производительность сотрудников на удаленке теми же метриками, что и в офисе?

Метрики эффективности требуют адаптации к новым условиям. Вместо часов присутствия в офисе или количества выполненных задач в единицу времени, эффективнее оценивать качество конечного результата и способность соблюдать сроки проектов. Кроме того, важны показатели вовлеченности и инициативы, проявленные сотрудником вне зависимости от физического местоположения. 

Агентство 2L на 90% работает удаленно. Есть сотрудники из других городов. При этом контроля в классическом понимании у нас нет. Мы не ведем трекинг рабочего времени и не придерживаемся единого строгого графика. Нужно отлучиться — не вопрос, главное, предупреди коллег и сделай так, чтобы результаты твоей работы не пострадали. Есть проекты, задачи, дедлайны, есть зона ответственности каждого сотрудника. Это важно. А считать, кто во сколько включил компьютер, как часто уходил на перекур и т. п. — головная боль для руководства и раздражающий фактор для сотрудников, который только снижает мотивацию и конечные результаты.

P.S. На самом деле, мы и в «офисный» период жизни агентства никогда не контролировали рабочее время. Кто-то приходил в 9 и уходил в 21, но два раза кушал и 30 раз ходил на перекур. А кто-то приходил в 12 и уходил в 18, но выполнял все задачи быстро и хорошо. Просто все люди разные.

Как общаться с коллегами на расстоянии, чтобы не возникало конфликтов и недопонимания? Что делать, если письменный диалог становится неконструктивным?

Переписка вообще вещь коварная. Слова можно толковать по-разному, у всех свои тараканы и своя манера общения. Для коммуникации внутри коллектива у нас существуют корпоративные правила, и, думаю, они есть у многих. Тем не менее, все мы люди: случаются тяжелые дни, случаются эмоции. Если в переписке запахло жареным, лучше как можно скорее перейти на звонок и искать корень проблемы совместно. В устной речи куда более однозначны интонации, настрой, и часто оказывается, что напряжение в диалоге лишь привиделось одной из сторон. Если же в действительности есть непонимание/несогласие и решить один на один не получается, то к звонку стоит привлечь руководство или HR-а, как независимое лицо.

Как преодолеть чувство одиночества и наладить отношения с коллегами из разных городов при дистанционной работе?

Как минимум, существуют звонки: созванивайтесь раз или пару раз в неделю, чтобы понимать происходящее внутри коллектива. Это и синхронизация, и простая болтовня за жизнь. Можно пользоваться такими инструментами, как Zoom, Google Meet, Яндекс Телемост и др.

Мы, например, собираемся в Телемосте за чашечкой чая каждую пятницу: сначала делимся успехами прошедшей недели, а затем и планами на выходные. Рассказываем друг другу о своих увлечениях, хобби. Нередко такие посиделки затягиваются далеко за рабочий день, позволяя пообщаться в неформальной обстановке.

Во время пандемии и событий 2022 года мы организовывали так называемые «курилки» онлайн. Когда людей охватывала паника или неприятные мысли, они могли залететь в «курилку» в Zoom и поделиться с другими. Так было легче справляться с глобальными проблемами и тревогой.

Может ли удаленный формат работы способствовать профессиональному росту сотрудника?

Да, безусловно. Например, благодаря удаленной работе сотрудник получает больше свободы в распределении своего времени и энергии, что позитивно сказывается на креативности и производительности. К тому же, виртуальное пространство открывает доступ к знаниям и ресурсам, доступным из любой точки мира. Таким образом, профессиональный рост становится лишь вопросом желания развиваться и правильного подхода к самоорганизации.

Что важнее всего для поддержания эффективной работы команды на удаленке?

Самым важным фактором я считаю взаимное доверие. Оно складывается из прозрачной постановки задач, регулярного информирования членов команды о результатах работы каждого участника и готовности поддержать коллег в сложных ситуациях. Важно также наличие общей цели и ценности ответственности перед коллективом, которые делают каждую встречу и каждое сообщение значимым вкладом в общее дело.

В агентстве 2L текучесть кадров стремится к нулю. Разногласия в команде — крайняя редкость, и даже если они случаются — это формат дискуссии, а не конфликта. И мы точно можем сказать, что крепкая, слаженная и эффективная команда — это не про тотальный контроль. Это про доверие экспертизе друг друга, ответственность за свои задачи, про заботу друг о друге, высокую мотивацию и общие цели.

Какие рекомендации можно дать руководителям компаний, решившим перевести бизнес на удаленную работу впервые?

Прежде всего, подготовьте инфраструктуру: выберите удобные и надежные инструменты для совместной работы и коммуникаций. Затем установите понятные правила и стандарты взаимодействия, чтобы минимизировать хаос и неопределенность. Регулярно проводите встречи с командой, выясняя потребности и выявляя потенциальные трудности. Наконец, обеспечьте каждому сотруднику чувство причастности к общему делу, поддерживая атмосферу доверия и уважения ко всем участникам процесса.