Исследование: как компании переводят корпоративные закупки в цифру

Аналитики сервиса «Купер Бизнес» отмечают, что большинство компаний малого и среднего бизнеса совершают в среднем 5 заказов в месяц. При этом закупки распределены между несколькими поставщиками. Одни партнеры закрывают регулярные потребности, другие используются для срочных заказов, а отдельные товары сотрудники могут приобретать самостоятельно. В результате у компании появляется несколько личных кабинетов, разные условия оплаты и доставки, а документы оказываются распределены между электронной почтой, мессенджерами и чатами сотрудников.

Пока объем закупок остается небольшим, такая система может работать достаточно эффективно. Однако со временем процессы начинают зависеть от конкретных сотрудников, которые хранят информацию о поставщиках, договоренностях и истории заказов. При этом лишь 3 из 14 компаний постоянно ведут чек-листы регулярно закупаемых товаров, а еще 3 из 14 используют Excel для контроля закупок и анализа расходов. В результате при смене ответственного сотрудника или его отсутствии компаниям приходится восстанавливать переписки, искать документы и заново разбираться в условиях сотрудничества. 

По мнению экспертов, основные сложности бизнеса связаны не со стоимостью отдельных товаров, а с организацией самого процесса закупок. Сотрудникам приходится регулярно оформлять заказы, согласовывать оплату, взаимодействовать с поставщиками и передавать документы в бухгалтерию. Чаще всего списки необходимых товаров формируются вручную, а согласование проходит через электронную почту или личное общение. 

Когда закупки ведутся через разные каналы, информация оказывается распределена между несколькими сервисами и личными кабинетами. Из-за этого компаниям становится сложнее контролировать расходы, отслеживать историю заказов и оперативно находить необходимые документы. Особенно это заметно при закупке непродуктовых категорий: канцелярию, хозтовары, технику и мебель компании нередко приобретают в отдельных сервисах параллельно с основным поставщиком. 

Дополнительные сложности возникают при оплате товаров с личных банковских карт сотрудников. Такой подход затрудняет управленческий учет и усложняет подтверждение расходов. Эксперты рекомендуют переводить регулярные закупки на безналичную оплату от юридического лица, что позволяет сделать финансовые потоки более прозрачными и упростить работу бухгалтерии.

Еще одним важным элементом цифровизации закупок специалисты называют электронный документооборот. По данным «Купер Бизнес», 77% корпоративных клиентов сервиса уже используют ЭДО. Это позволяет автоматизировать обмен документами, сократить объем ручной работы и упростить хранение счетов, УПД и других закрывающих документов.

По мнению аналитиков сервиса, для перехода к цифровым закупкам компаниям не обязательно внедрять сложные ИТ-решения. В большинстве случаев достаточно централизовать информацию о заказах, сократить количество разрозненных каналов закупки, перейти на оплату по счету и подключить электронный документооборот. Кроме того, компании все чаще стремятся консолидировать закупки в одном сервисе, если он позволяет оплачивать заказы по счету, получать необходимые документы и не дробить поставки на несколько отправлений. 

Эксперты «Купер Бизнес» также подготовили несколько рекомендаций для компаний, которые хотят сделать процесс снабжения более прозрачным и управляемым:

• централизовать информацию о заказах и поставщиках в единой системе;
• по возможности сократить количество разрозненных каналов закупки и работать с меньшим числом партнеров;
• перевести регулярные закупки на оплату по счету от юридического лица;
• подключить электронный документооборот для автоматизации работы с документами;
• регулярно анализировать структуру расходов и историю заказов.

По мнению аналитиков, цифровизация закупок позволяет компаниям снизить зависимость от отдельных сотрудников, упростить работу бухгалтерии и сделать расходы на снабжение более прозрачными и управляемыми.