Личная карточка работника Т-2: нужно ли ее вести

После изменения правил ведения трудовых книжек работодатели получили возможность отказаться от личных карточек работников по форме Т-2. Но на практике многие компании продолжают их использовать. Разберем, когда от карточек можно отказаться, какие риски возникают и почему бизнес иногда сохраняет этот инструмент кадрового учета.

В процессе внедрения программы кадрового учета заказчики часто задают один и тот же вопрос: необходимо ли сегодня поддерживать актуальные сведения в документе «Личная карточка работника Т-2»?

В последние годы правила кадрового учета существенно изменились, и многие организации пересматривают привычные процессы. В этом обзоре разберем, остается ли форма Т-2 обязательной, какие риски возникают при отказе от нее и почему часть компаний продолжает использовать личные карточки сотрудников.

Почему форма Т-2 перестала быть обязательной

До 2021 года работодатели были обязаны вести личные карточки работников и фиксировать в них изменения по трудовой деятельности. Эти требования следовали из правил ведения трудовых книжек, утвержденных постановлением правительства 225.

С 1 сентября 2021 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда 320н. В них обязанность вести личные карточки работников отсутствует.

Таким образом, форма Т-2 перестала быть обязательным кадровым документом. Работодатель самостоятельно решает, использовать ли ее в кадровом документообороте.

Однако отказ от карточек требует соблюдения ряда формальностей.

Что нужно сделать, если компания отказывается от Т-2

Если организация решила прекратить ведение личных карточек, необходимо:

• издать приказ о прекращении ведения формы Т-2;
• проверить локальные нормативные акты;
• при необходимости внести изменения в кадровые регламенты;
• ознакомить сотрудников с новой редакцией документов.

Это важно потому, что работодатель обязан соблюдать собственные локальные нормативные акты. Если в них указано ведение личных карточек, инспекция труда может расценить их отсутствие как нарушение трудового законодательства.

Поэтому при переходе на современную систему кадрового учета обычно сначала проводится аудит кадровых документов и внутренних регламентов.

Почему многие компании продолжают использовать карточки

Несмотря на отмену обязательности, на практике многие кадровые службы продолжают вести карточки Т-2.

Причина проста — карточка удобна как единый источник информации о сотруднике.

В ней обычно фиксируются:

• образование и квалификация;
• сведения о семье;
• информация об отпусках;
• данные о награждениях и стаже;
• история кадровых изменений.

Кроме того, бумажная карточка с подписью сотрудника иногда используется как дополнительное подтверждение при трудовых спорах.

Однако при большом штате сотрудников поддержание карточек в актуальном состоянии становится трудоемкой задачей. Именно поэтому многие организации постепенно переводят такие данные в электронные кадровые системы.

Можно ли изменить форму карточки

Работодатель не обязан использовать унифицированный шаблон.

С 2013 года организации могут утверждать собственные формы первичных документов. Поэтому компания вправе:

• исключить неиспользуемые разделы;
• расширить нужные блоки (например, учет отпусков);
• изменить структуру карточки под свои процессы.

Новая форма утверждается приказом работодателя. При этом ранее оформленные карточки переписывать не требуется.

Что изменилось в воинском учете

Ранее сведения о воинском учете заполнялись в личной карточке Т-2.

С 2022 года для этих целей применяется отдельный документ — форма 10, утвержденная приказом Минобороны 700. Поэтому соответствующий раздел Т-2 фактически утратил актуальность.

На практике большинство организаций ведут воинский учет отдельно от карточек сотрудников.

Срок хранения личных карточек

Даже если организация приняла решение отказаться от формы Т-2, ранее оформленные карточки должны храниться длительное время.

Согласно архивным правилам:

• документы по работникам, уволенным после 2020 года, хранятся 50 лет;
• карточки по сотрудникам, уволенным ранее, — 75 лет.

Поскольку в карточках содержатся персональные данные, доступ к ним должен быть ограничен.

Электронные личные карточки

Сегодня многие организации переходят на электронный формат кадрового учета.

Роструд допускает ведение личных карточек сотрудников в электронном виде. При этом ранее оформленные бумажные карточки переводятся в архивное хранение.

В практике автоматизации кадровых процессов электронные карточки сотрудников обычно становятся частью единой кадровой системы. В ней в одном интерфейсе ведутся:

• личные данные сотрудников;
• история кадровых событий;
• отпуска и стаж;
• сведения о квалификации;
• кадровые документы.

Такой подход позволяет значительно сократить ручную работу кадровой службы и снизить риск ошибок при ведении кадровых документов.

Итог

После изменения законодательства форма Т-2 перестала быть обязательной. Работодатель может:

• полностью отказаться от карточек;
• продолжать использовать их в бумажном виде;
• перевести учет в электронный формат.

На практике компании все чаще выбирают электронные кадровые системы, где сведения о сотрудниках хранятся в виде цифровых карточек и автоматически обновляются при кадровых изменениях.

Поэтому вопрос о ведении Т-2 сегодня чаще возникает не как юридическая обязанность, а как часть более широкой задачи — организации современного и удобного кадрового учета.