«Деловые Линии» перешли на ЭТрН и ускорили документооборот в 2 раза

Почему «Деловые Линии» перешли с бумаги на ЭТрН

В структуре компании 301 подразделение в 225 городах России. География доставки — более 90% населенных пунктов в России, а также Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Армения, Восточная Азия, Европа и США.

В организации перевозок задействованы 9 000 транспортных средств, а число ежедневных рейсов достигает 800. В этот объем трафика входит межтерминальная доставка сборных грузов. Это автомобильная грузоперевозка между подразделениями компании (терминалами). 

До автоматизации транспортные накладные в «Деловых Линиях» оформлялись на бумаге. Для полного перехода на ЭТрН компании требовалось дополнить свою ИТ-инфраструктуру автоматическим подписанием документов через аккредитованного оператора ГИС ЭПД.

В качестве такого оператора выбрана компания «Тензор» (разработчик экосистемы Saby). Предложенные технологии электронного документооборота (ЭДО) соответствовали законодательным требованиям в области грузоперевозок по России.  

Сейчас функционал ЭДО от Saby полностью контролирует документооборот в режиме онлайн, а адаптированные технологии API позволяют работать «Деловым Линиям» на своих разработанных системах и мобильном приложении. 

Интеграция без изменений в работе: Saby передает ЭТрН в ПО «Деловых Линий»

Логистический оператор полностью базируется на собственных разработках: 

• две учетные системы
• мобильное приложение для водителей

Их необходимо было связать с системой Saby, которая будет поддерживать обмен данными с ГИС ЭПД.

Для этого требовалась бесшовная интеграция. Она позволяет обмениваться данными между разными системами без необходимости вручную переносить информацию.

Кастомизация API стала решением для объединения Saby и программ «Деловых Линий». Для этого разработчики Saby адаптировали методы API не только под всевозможные сценарии перевозок, но и для внутренних нестандартных процессов «Деловых Линий».

Пресс-служба ГК «Деловые Линии»: 
«Базовые технологии не смогли бы поддержать наши процессы. Требовалась кастомизация. Интеграционным решением стал API. Технологию точно адаптировали под наш проект. Мы практически не соприкасаемся с платформой Saby: полностью работаем с ЭТрН в своем интерфейсе. Saby передает статусы по каждой ЭТрН».

Saby адаптировал API под все логистические сценарии ЭТрН. И учитывает любые сценарии грузоперевозок и роли пользователей в бизнес-процессах: отправитель груза, экспедитор, заказчик, перевозчик, получатель и др.

Например, случились обстоятельства, по которым пришлось изменить пункт доставки груза. В таком случае больше не нужно формировать новую бумажную накладную и передавать ее на подпись.

Все изменения фиксируются в онлайн-режиме и передаются всем участникам с помощью API:

1. Грузоотправитель создает уведомление о переадресовке в своей системе, вносит новый адрес. 
2. Данные сразу поступают транспортной компании. Ответственный сотрудник формирует титул переадресовки и подписывает его КЭП.
3. Водитель видит новый адрес доставки в мобильном приложении. При этом информация о замене отражается в печатной форме документа.

Также в процессе перевозки могут возникнуть другие ситуации. Например, необходимо заменить заболевшего водителя или водителю нужно пересесть на новый транспорт по причине поломки.

Сейчас бизнес-процессы переведены в цифру и работают по одной логике:

1. Если в дороге ломается транспорт или нужно заменить водителя, пользователь формирует соответствующий титул ЭТрН, вносит данные и подписывает КЭП.
2. Все участники перевозки увидят новую информацию. Бумажную накладную формировать не нужно.

Вне зависимости от сценария перевозки и форс-мажоров работа с ЭТрН будет в онлайн-режиме. Saby осуществляет необходимые проверки, фиксирует статусы, организует передачу документа участникам и в ГИС ЭПД.

Водителям не понадобятся бумаги, даже при остановке сотрудниками ГИБДД: достаточно показать QR-код документа в мобильном телефоне.
Работникам архива и служб документационного обеспечения не нужно печатать и пересылать бумажные копии — все хранится в электронном виде и находится простым запросом. 

Перевозки между регионами без границ во времени

Кроме быстрого оформления документов в межтерминальных перевозках, Saby помогает не думать о часовых поясах. При создании ЭТрН достаточно указать регион, откуда будет направляться груз, где находится грузоотправитель и получатель. Система сама фиксирует разницу во времени.

Например, если груз уезжает со склада в Калининграде, то в документе отображается «мск –1». Если этот груз ожидают в Якутии, соответственно, в строке «время получения» будет указано «мск +6».

Онлайн-формат для логистики: «Деловые Линии» ускорили документооборот и сократили операционные издержки

Межтерминальные перевозки «Деловых Линий» полностью переведены в онлайн-формат. За 2024 год компания выпустила 350 тыс. накладных. 

1. Внедрение ЭТрН позволяет группе компаний сохранять в год 2 500 упаковок бумаги, что эквивалентно 144 деревьям.
2. С ИТ-технологиями можно сократить около 12 тыс. часов работы сотрудников в области логистики. Они не тратят время на печать документов и их обработку.
3. Процесс возврата груза, разбирательства по порче или доставка оригиналов документов обратно к грузоотправителю стал быстрее. ЭТрН экономит время, ускоряет взаиморасчеты, учитывает расходы при возмещении НДС.
4. Сокращение ошибок в документах. Saby автоматически сверяет реквизиты с базой данных при формировании транспортной накладной.
5. Благодаря бесшовной интеграции с помощью API сотрудники работают в знакомом интерфейсе — многие бизнес-процессы происходят на базе собственных разработок «Деловых Линий. 

В планах «Деловых Линий» масштабировать ЭТрН для других видов доставки и полностью перейти на ЭДО в автоперевозках. Такое решение связано с рекомендациями Минтранса перейти на электронный формат документов.

Руководитель направления по транспорту в экосистеме Saby Денис Малышев: 
«Деловые Линии» являются безоговорочным лидером рынка и стоят на передовой транспортно-логистических услуг. Они дают большой толчок в масштабировании ЭТрН в своем отраслевом сегменте».