Оперативный учет в бизнесе: как принимать решения в два раза быстрее

Оперучет позволяет руководству быстро принимать обоснованные решения и реагировать на изменения. Рассматриваем основные аспекты оперативного учета и пошаговые кейсы внедрения.

Что такое оперативный учет?

Оперативный учет представляет собой систему регистрации и анализа данных о текущих операциях предприятия. В отличие от бухгалтерского учета, который ориентирован на финансы и отчетность за определенный период, оперативный учет фокусируется на текущих процессах и событиях, позволяя руководству получать актуальную информацию в реальном времени.

Нет контроля за оперативными данными — нет достоверных данных и в других отчетах.

А что именно нужно контролировать?

1. Полноту данных. Полнота данных в оперативном учете подразумевает, что в систему заносится вся необходимая информация по хозяйственным операциям, прошедшим в компании. Полнота данных обеспечивает целостное представление о состоянии дел в компании. Если какая-либо информация отсутствует, это может привести к неправильным выводам и ошибочным решениям.
2. Своевременность. Выставлен срок занесения информации в систему, чтобы быстро реагировать на изменения.
3. Достоверность. Настроенные контрольные процедуры позволяют проверять информацию на наличие ошибок и несоответствий. Прозрачность, точность, надежность — это критерии качественного учета.
4. В нужных разрезах имеется вся нужная аналитика. Наличие аналитики в нужных разрезах позволяет глубже понять состояние бизнеса и выявить ключевые тренды. Аналитика помогает не только в текущем управлении, но и в стратегическом планировании.

Как добиться качественного учета — рассказываем на кейсах.

Кейс №1. Услуги для B2C. Получить достоверные данные о выручке

Было. Менеджеры по продажам фиксировали сделки в АМО-CRM, после чего данные выгружались в файл и загружались в 1С, однако контроль за работой с CRM отсутствовал, что позволяло любому сотруднику вносить исправления в сделки в любое время.

Проблема. В компании наблюдалось несоответствие между данными, по которым менеджеры получают премии, и теми данными, которые видит собственник, что привело к отсутствию точного представления о размере выручки.

Решение. Включили такие аспекты, как запрет на закрытие CRM для внесения изменений задним числом, что обеспечило целостность данных, исключили необходимость ручного ввода информации для минимизации ошибок и повышения эффективности работы. Интегрировали CRM с 1C.

Кейс №2. Оптовая торговля. Учесть все расходы

Было. База оперативного учета в системе 1C:Управление торговлей фокусируется исключительно на товарном учете. В то же время, затраты фиксируются как в 1С, так и в Excel.

Проблема. Отчет УУ в Excel не отражал полную картину затрат, некоторые из них терялись и не учитывались, что затруднило анализ финансовых показателей и привело к неопределенности в вопросе о реальных доходах компании.

Решение. Все затраты занесли в 1С:УТ, где с ней работают не только менеджеры, но и бухгалтеры. Создали правила и инструкции, а также настроили систему контроля за базой данных в 1С:УТ.

Кейс №3. Производство. Следить за складом

Было. На складе использовалась собственная версия 1С. Основной статьей затрат в себестоимости продукции была стоимость сырья.

Проблема. В отчетах отсутствовали корректные данные как по себестоимости, так и по остаткам сырья, что вызывало недоверие со стороны собственника к цифрам в отчетности.

Решение. Бухгалтера по материалам переместили на территорию склада, а главный бухгалтер осуществлял контроль за складом. Вся работа велась в базе управленческого учета, что позволяло оперативно отслеживать остатки и движение товаров.

Кейс №4. Крупная торговая компания. Учет активов

Было. В УУ-базе (оперативного учета) отражали оплаты поставщикам, однако расходы не фиксировались, что затрудняло анализ затрат на предприятии.

Проблема. Нереальная дебиторская задолженность участвовала в расчете показателей устойчивости предприятия и искажала реальность, что создавало ложное представление о финансовом состоянии. В результате, доверие к представленным цифрам стало опасным, поскольку они не отражали истинные финансовые потоки и риски.

Решение. В процессе управления затратами была установлена ответственность за их контроль, определены сроки для занесения данных, а в конце месяца проводился анализ всех платежей, которые не были закрыты соответствующими документами.

Шаги внедрения оперативного учета в компанию

1. Утвердить ответственных лиц за ключевые участки оперативного учета: склад, касса, статьи доходов и расходов.
2. Установить систему KPI для ответственных по участкам за корректность данных. Они станут основой для регулярных отчетов и анализа для сотрудников, что позволит руководству получать своевременные данные.
3. Настроить ежемесячную процедуру контроля со стороны финансовой/бухгалтерской службы. Этот процесс должен включать в себя систематическую проверку всех финансовых операций, проводимых в течение месяца, с целью выявления и устранения возможных ошибок или несоответствий.
4. Описать процессы. Их регламентация позволит установить полноценный бизнес-процесс.
5. Постоянно улучшать оперативные процессы: отслеживать провалы и устранять их.

Проверьте ваш оперативный учет — корректные данные ли вы видите?

• У каждого участка оперативного учета есть свой ответственный?
• Каждый ответственный знает как контролировать свой участок?
• Есть ли один человек, которые отвечает за ИТ-системы и синхронизации между ними?
• Отдел продаж сверяется с финансовой службой по сумме выручки регулярно, не реже раз в месяц (лучше раз в неделю)?
• В УУ-балансе данные по остаткам сходятся с данными складской программы и подтверждены инвентаризациями
• Отражаются все без исключения затраты, в том числе по «кассе»?

Если у вас есть хотя бы один отрицательный ответ — рекомендуем обратить на это внимание, так как есть риск, что метрики в вашей отчетности отражают не полную финансовую картину.

Вывод

Оперативный учет — это основа эффективного управления бизнесом. Полнота данных, своевременность их внесения, достоверность информации и наличие аналитики в нужных разрезах создают условия для принятия обоснованных решений и развития компании.