Учет договоров: как описать данный бизнес-процесс в блок-схемах

Договорной учет — это сложный процесс, требующий четкой координации между отделами и контроля на каждом этапе. Данная работа включается в себя последовательность рутинных действий, которые можно выделить в отдельную группу бизнес-процессов.

В одном из наших обзоров были приведены четыре ключевых преимущества выделения бизнес-процессов:

1. Понятно, кто за что отвечает. Четкое распределение ролей и связей между ними.
2. Легче находить слабые места, устранив которые можно сэкономить время и увеличить безопасность (например, в случае с правильным выделением бизнес-процесса при организации доступа к персональным данным или организацией безопасного архива договоров и документов).
3. Можно найти рутинные задачи для автоматизации.
4. Новые сотрудники быстрее вникают и перенимают задачи и рабочие данные от прежних сотрудников.

Ниже показаны блок-схемы для визуализации бизнес-процесса «договорной учет». Предложенный подход подойдет для любой компании вне зависимости от сферы деятельности. Данные блок-схемы основаны на практическом опыте, который наша команда разработчиков «РП-Интеграция» получила в процессе внедрений программных решений для учета договоров.

Если для Вашей организации актуален вопрос регламентации работы с договорами, то данные блок-схемы можно взять за основу и дополнить их дополнительными деталями в соответствии со спецификой Вашей компании.

Первая блок-схема. Упрощенный вид общего процесса «договорной учет».

Стоит отметить, что в данном примере первый элемент «начало» может быть детализирован подробнее. Так как до инициации договора есть этап выбора контрагента (поставщика или исполнителя), который в свою очередь может включать этап организации конкурсных процедур.

Вторая блок-схема. В данной визуализации детализирован процесс «работа с заявками от поставщиков» для выбора контрагента и заключения договора, включая этапы оценки и согласования.

В дополнение к данной блок-схеме можно также визуализировать «критерии выбора поставщика» с помощью цветовой диаграммы.

Третья блок-схема. В данной блок-схеме добавлены этапы для описания процесса «согласования». Причем акцент сделан на анализе рисков.

Четвертая блок-схема. Если необходимо подробнее описать процесс «мониторинг выполнения», то можно рассмотреть более детальную блок-схему, в которой учтен подпроцесс «календарный план». 

Данный вариант можно взять за основу для описания бизнес-процессов работы со сложными проектами со множеством этапов (строительство, производство), где нужен строгий контроль сроков.

Приведенные блок-схемы можно дополнить прочими этапами в зависимости от того, какие процессы договорной работы необходимо выделить и описать.