ЭПД для грузоотправителей, экспедиторов и перевозчиков в 2026 г

С 2025–2026 годов транспортно-экспедиционная деятельность в России переходит к новой цифровой модели регулирования. Изменения в закон № 87-ФЗ формируют обязательный электронный документооборот, вводят государственный реестр экспедиторов и усиливают контроль за перевозками.

Важно подчеркнуть: изменения касаются не только перевозчиков и экспедиторов. Грузоотправители и грузополучатели становятся полноправными участниками цифровой системы и несут сопоставимую ответственность.

Обязательный электронный документооборот начинается с 1 сентября 2026 года

С этой даты все участники коммерческих перевозок на автомобильном, железнодорожном и авиационном транспорте обязаны использовать электронные перевозочные документы (ЭПД).

В электронный формат переходят:

• транспортные накладные;
• заказы-заявки на перевозку;
• все экспедиторские документы: поручение экспедитору, складские и экспедиторские расписки;
• экспедиторские расписки;
• грузовые авиационные накладные
• транспортные авиационные накладные

Все подписанные документы передаются в государственную информационную систему ЭПД. Это означает, что оформление перевозки становится частью государственной цифровой инфраструктуры.

Для грузоотправителей это принципиально новый уровень вовлеченности. Теперь отправитель:

• подписывает их квалифицированной электронной подписью;
• несет ответственность за корректность сведений о грузе;

• обеспечивает передачу данных в установленном формате.
   

  

Если грузоотправитель, перевозчик или грузополучатель технически не готовы к электронному обмену, перевозка после 1 сентября 2026 года не сможет быть оформлена надлежащим образом. 

Обязанности других участников транспортной цепочки

Экспедиторы с 1 сентября 2026 года обязаны работать с экспедиторскими документами через аккредитованного оператора информационных систем.

Экспедитор это юридическое лицо, которое  заключает договор транспортно  экспедиционных услуг с заказчиком и в соответствии с этим договором занимается организацией полного цикла перевозки: находит перевозчика, сообщает перевозчику откуда забрать груз и куда его отвезти. Отслеживает, чтобы перевозчик во время приехал, чтобы грузоотправитель во время отдал товар и чтобы перевозчик во время довез товар. В случае форс-мажоров скоординировал действия и оповестил заинтересованных лиц.

Перевозчики с 1 сентября 2026 года обязаны подписывать электронные документы, которые им направляет грузоотправитель через аккредитованного оператора информационных систем

Перевозчик организация, предоставляющая услуги по перевозке товара на возмездной основе на своем или арендованном транспорте.

Если грузоотправитель или грузополучатель перевозит алкоголь собственными средствами, а не наемным транспортом, то у них также наступает обязанность создавать электронный путевый лист, QR код которого он обязан предъявить инспектору ГИБДД по требованию.  В этом случае с 1 сентября нужна связка:

• для пива и др.маркируемой спиртсодержазщей продукции электронный УПД + ЭПЛ,
• для другого алкоголя: заявка в ЕГАИС+ЭПД, предусмотренные конкретными законами в зависимости от вида транспорта

Грузополучатели с 1 сентября 2026 года обязаны принимать электронные транспортные документы и подписывать их квалифицированной электронной подписью. 

Если грузополучатель самостоятельно нанимает перевозчика для того, чтобы забрать товар у поставщика, то грузополучатель должен будет создать электронную заказ-заявку и электронную транспортную накладную.

Регистрация экспедиторов и перевозчиков в системе ГосЛог 

Регистрация экспедиторов в государственном реестре с 1 марта 2026 года. На нее дается 60 дней

Далее экспедиторская деятельность допускается только при наличии записи в реестре на платформе ГосЛог. Регистрация обязательна для всех действующих и новых компаний.

Фактически реестр становится механизмом допуска к рынку. Для руководителей и индивидуальных предпринимателей вводятся дополнительные требования: отсутствие судимости в сфере экономических преступлений и повторных административных нарушений в сфере экспедиторской деятельности.

Регистрация перевозчиков в государственном реестре ГосЛог осуществляется с 1 марта 2027 г. На регистрацию дается 30 дней.

Далее деятельность  перевозчика допускается только при наличии записи в реестре на платформе ГосЛог. Регистрация обязательна для большинства компаний и зависит от вида транспорта.

Указанный срок позволяет перевозчику работать до 1 марта 2027 года не проходя регистрацию, но обязанность подписывать электронные перевозочные документы наступает с 1 сентября 2026 года.

Для грузоотправителей это также важно. Работа с экспедитором, не включенным в реестр, может повлечь правовые и финансовые риски. Поэтому проверка статуса контрагента становится частью стандартной процедуры выбора партнера.

Почему изменения затрагивают всех участников рынка

Новая модель предполагает, что отправитель, экспедитор и перевозчик и получатель работают в единой цифровой среде. Если хотя бы один участник не интегрирован в систему ЭПД, нарушается вся цепочка документооборота.

По сути, рынок грузоперевозок становится полностью цифровым. Бумажный формат постепенно утрачивает правовую значимость.

С какими сложностями бизнес сталкивается уже сейчас

На практике наши специалисты видят, что основная проблема связана не с нормами закона, а с технической готовностью компаний. Как показывают пресейлы клиентов с нашими техническими экспертами, во многих организациях продолжают использоваться разрозненные учетные системы и бумажные процессы согласования. 

В работе с логистическими компаниями наши специалисты при внедрении сервиса Логистики от Контур.Диадок  отмечают, что сложность чаще всего возникает при интеграции складских, транспортных и бухгалтерских решений в единый цифровой контур, способный корректно взаимодействовать с государственной системой ЭПД.

Для грузоотправителей дополнительной задачей становится обеспечение сотрудников электронной подписью, корректной настройкой учетных систем и обучением работе с электронными документами.

Как подготовиться к переходу заранее

Подготовка должна начинаться уже сейчас. Практически это означает:

• подключится к оператору ИС ЭПД;
• обеспечить наличие УКЭП и машиночитаемых доверенностей;
• интегрировать складские и транспортные решения с оператором ИС ЭПД;
• пересмотреть договоры перевозки с учетом электронного формата.
• настроить процессы в соответствии со своей ролью в цепочке грузоперевозок

Особенно важно, чтобы грузоотправители не откладывали подготовку: именно на этапе формирования первичных документов закладываются риски всей перевозки.

Итог

Изменения 2025–2026 годов — это переход логистической отрасли к цифровой модели взаимодействия. Электронные документы, государственный реестр и усиленный контроль делают прозрачными все этапы перевозки.

Для грузоотправителей, экспедиторов и перевозчиков это означает необходимость пересмотра внутренних процессов.

Наш опыт работы с клиентами показывает, что компании, которые заранее адаптируют инфраструктуру и регламенты, успевают протестировать и отладить все процессы до «авральных» сроков,  воспринимают изменения как инструмент повышения управляемости и снижения операционных рисков, а не как дополнительную административную нагрузку.