Путевой лист: зачем переходить на электронный

Использование электронного путевого листа пока не является обязательным требованием для перевозчиков. Зачем водителям переходить на цифровые решения?

Да, с точки зрения закона переход на электронный путевой лист пока не является обязательным, но он является необходимым для эффективной работы и развития предприятия. ЭПЛ имеет множество преимуществ для водителей и компаний. Во-первых, повышает безопасность на дорогах. Обеспечивает прозрачность процедуры допуска водителя к рейсу. Все участники процесса формирования ЭПЛ (сотрудник, ответственный за выпуск ТС, сотрудник, ответственный за показатели одометра, медицинский работник) идентифицируются в единой системе и подтверждают результат своей работы УКЭП. Водитель на этапе прохождения предрейсового медосмотра проходит двойную идентификацию (авторизация по номеру телефона и по системе распознавания лиц). Это гарантирует достоверность данных, отражаемых в ЭПЛ.

И дает возможность контролировать процесс в онлайн режиме?

Конечно, использование электронного формата полностью автоматизирует процесс учета и хранения информации. Таким образом ведется непрерывный анализ работы водителей и контроль за выполнением рейсов. Это также позволяет быстро реагировать на возможные нарушения или несоответствия, например, своевременно выявить нарушение трудового режима и исключить переработки водителя, которые могут стать причиной переутомления водителя и спровоцировать ДТП.

Что важно! Для оформления ЭПЛ предрейсовый медицинский осмотр проводится дистанционно. Говоря о переходе на электронный документооборот, мы всегда говорим о важности формирования цифрового паспорта здоровья сотрудников. Высококвалифицированные водители — большая ценность компании. Поэтому работодателям важно сохранить не только кадры, но и их здоровье.

Как именно электронные путевые листы позволяют контролировать здоровье водителей?

У каждого водителя, который проходит медосмотр у нас, есть цифровой паспорт здоровья. Где хранится динамика показателей его давления, пульса, температуры и тд. Наша система позволяет анализировать показатели здоровья водителя за длительный период и автоматически выявлять группу риска сердечно — сосудистых заболеваний с целью их своевременного предупреждения.

Таким образом своевременный контроль здоровья с помощью дистанционных предрейсовых медицинских осмотров поможет повысить общую производительность труда, сократить число больничных листов, а также количество производственных травм и дорожно-транспортных происшествий по вине водителя.

С точки зрения расходов — ЭПЛ позволяет сэкономить?

Конечно, это второй важный момент — экономическая выгода для предприятий. ЭПЛ сокращает время на оформление документов. По нашим подсчетам заполнение бумажного путевого листа занимает от 10 до 20 минут рабочего времени водителя. Что в пересчете на рабочий год — 14 дней. Вдумайтесь: 14 рабочих оплачиваемых дней в год — это затраты, которые несет работодатель на ежедневное оформление путевого листа для 1 водителя! При внедрении электронного документооборота водителю нужно только пройти предрейсовый медицинский осмотр. Результат которого подтягивается в уже сформированный документ и в течение одной минуты (!) QR код с ЭПЛ поступает водителю на мобильный телефон.

ЭПЛ дает возможность оптимизировать логистику. Электронные системы позволяют анализировать маршруты, время в пути и расход топлива и находить наиболее оптимальные логистические варианты.

Кроме того, переход на ЭПЛ исключает расход бумаги на печать, а также экономит фактическое место для хранения документов. Для предприятий с большим штатом водителей сумма экономии достигает несколько миллионов в год.

Кстати, про бумагу. Как быть, если водителя остановили и просят предъявить QR код там, где нет интернета? Надо дублировать его на бумаге?

Закон разрешает использовать ЭПЛ без дублирования на бумаге. Отсутствие технической оснащенности инспектора дорожно-постовой службы для проверки ЭПЛ в виде QR-кода не является основанием требовать у водителя копии путевого листа в бумажном виде. Проверка ЭПЛ на дороге не зависит от наличия или отсутствия интернет-соединения. QR код можно сохранить и показать сотруднику ГИБДД на экране любого вашего устройства. Кроме того, сотрудники Минтранса, Минцифры, Госавтоинспекции и Ространснадзора, Федеральной налоговой службы, при необходимости имеют свой доступ к электронному путевому листу. Перевод на «цифру» значительно упрощает работу с государственными контролирующими органами.

Как внедрить ЭПЛ у себя на предприятии?

Необходимо только оформить электронные подписи (УКЭП) всем участникам документооборота. Специальной технической подготовки для работы с электронными путевыми листами не требуется. Обеспечение всего маршрута прохождения документа между сотрудниками берет на себя оператор ЭДО. Нам удалось бесшовно внедрить дистанционные предрейсовые медицинские осмотры в электронный путевой лист в рамках системы «Медбанк». Это удобно тем, что предприятие работает в едином интерфейсе без необходимости переключаться в интерфейс оператора ЭДО.

Как вы считаете, каковы перспективы развития ЭПЛ?

Цифровизация активно развивается, и в ближайшее время переход на ГИС ЭПД станет обязательным. В настоящее время Минтранс России, совместно с Минцифры и ФНС, работает над внедрением обязательных требований к использованию электронного документооборота в транспортной сфере. Однако даже эти меры не гарантируют 100% соблюдение законодательства водителями. Это связано с тем, что в начале рабочего дня водитель может использовать служебный транспорт для поездки на предприятие для прохождения предрейсового медицинского осмотра. Кроме того, водители дальнего следования часто сталкиваются с проблемой отсутствия возможности проходить медицинский осмотр на ежедневной основе.

Одним из возможных решений данной проблемы является модернизация предрейсовых медицинских осмотров путем интеграции функциональных элементов программно-аппаратного комплекса непосредственно в приборную панель транспортного средства. Также стоит рассмотреть возможность блокировки транспортного средства в случае отсутствия электронной подписи или при ухудшении самочувствия водителя. Такая модернизация приборной панели позволит обеспечить в кабине водителя следующие функции:

1. Проведение ПРМО.
2. Автоматическая фиксация показателей адометра в ЭПЛ.
3. Формирование итогов ЭПЛ в виде QR кода на смартфоне водителя и дисплее приборной панели ТС.
4. Online консультация дежурным терапевтом водителя непосредственно в автомобиле.

Сценарий будущего получения ЭПЛ станет таким: водитель непосредственно после посадки в ТС сразу проходит ПРМО с использованием функциональных частей программно — аппаратного комплекса, встроенного в панель ТС. В течение 120 секунд водитель получает результат ПРМО и решение о допуске к работе. Формируется электронный путевой лист, в котором автоматически фиксируются текущие показатели адометра. Водитель сразу приступает к своей работе.