Как с ИИ ускорили обработку КС-документов в 12 раз

Вводные

КС-документация — это комплект документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг и служащих основанием для расчетов. Обычно в него входят формы КС-2, КС-3 и сопутствующие документы. Особенность КС-документов в том, что они требуют многоуровневой проверки: необходимо убедиться в полноте комплекта, корректности сумм и НДС, соответствии договору и заказу, а также в актуальности статусов.

Цифровой сотрудник — это программный комплекс на базе искусственного интеллекта. Он берет на себя однообразные рутинные операции, снижает вероятность ошибок и ускоряет процессы. При этом цифровой сотрудник не заменяет человека, а дополняет его — освобождает время для более важных задач и рабочих коммуникаций.

Главное отличие такого ИИ-помощника от классической автоматизации в том, что он не работает по жестко заданному сценарию: он умеет адаптироваться к ситуации: «читать» документы, сопоставлять данные, делать выбор между вариантами, принимать решения. Это не «робот для нажатия кнопок», а система, способная понимать смысл действий.

Ключевые проблемы

Операция для оптимизации была выбрана с Task Mining, технологией, которая автоматически анализирует, какие задачи сотрудники выполняют за компьютером, сколько времени это занимает и где есть потенциал для автоматизации. Так бизнес понимает, передача каких функций «на аутсорс» ИИ будет самая выгодная в плане времени или экономического эффекта.

Сценарий обработки КС-документов в одной из крупных компаний страны выглядел следующим образом: сотрудники отслеживали поступление документов в системе или по почте, проверяли комплектацию пакета документов, переносили данные в корпоративную систему и сверяли их с исходным заказом. Если все корректно — отправление документов заказчику, если находились расхождения — в ход идут дополнительные проверки/перепроверки/согласования. 

Это позволило зафиксировать ряд типовых ограничений:

• высокая доля ручного труда;
• риск ошибок при вводе и проверке данных;
• рост сроков обработки при увеличении объема документов;
• необходимость постоянного вовлечения сотрудников в рутинные операции.

Решение 

Цифровой сотрудник взял на себя весь цикл обработки КС-документов — от получения до передачи на согласование. ИИ-модуль понимает задачу, оценивает контекст, принимает решение, а через API взаимодействует с другими системами компании — например, бухгалтерией или CRM.

ЦС автоматически распознает тип документа, извлекает ключевые данные и переносит их в корпоративную систему. Далее выполняется автоматическая проверка: внутри каждого документа контролируется арифметика, а на уровне системы данные сверяются с заказом, условиями договора и статусами. Если расхождений нет, документы автоматически направляются на согласование. Если отклонения обнаружены, запускается сценарий обработки исключений без ручного поиска проблем.