Площадка для форума — это не аренда, а инструмент коммуникации

Ольга Чижевская, сооснователь Ассоциации «Лига подиатрии» и организатор ежегодного медицинского форума Academy Formthotics, с какими неожиданностями сталкиваются организаторы даже опытных профессиональных мероприятий и почему зал для кофе может быть важнее, чем кажется.

Ольга, форум проходит не первый год. Почему вы решили рассказать о закулисье подготовки именно сейчас?

Мы действительно проводим Academy Formthotics уже не в первый раз, и каждый год нам кажется: вот теперь-то мы все знаем. Но каждый раз появляются новые вводные. В этом году, например, выросла программа — добавился отдельный поток для руководителей клиник. Все это потребовало новых решений, в том числе при выборе площадки. Мне показалось важным показать, как такие «невидимые» элементы на самом деле формируют впечатление участников.

Что делает выбор площадки таким сложным? Разве в Москве мало конференц-пространств?

Пространств много, но найти именно подходящее — всегда квест. Одни не соответствуют технически: плохая акустика, неудобное зонирование, проблемы с вентиляцией. Другие — просто неадекватны по цене. Но даже когда находишь что-то подходящее, нужно учитывать план форума. Например, у нас в этом году три медицинских зала и один дополнительный для управленцев, и все они должны быть рядом. Между ними — зона кофебрейка и выставки. Это не прихоть, а логика взаимодействия: если кофейная зона будет в другом крыле, участники просто не будут встречаться между сессиями.

Насколько заранее вы начинаете искать место?

Обычно за полгода, а то и за год. Но при этом точное количество участников мы узнаем за неделю до события. Это главная дилемма: с одной стороны, нужно обеспечить рост форума, с другой — нельзя допустить скученности. Люди приходят не только за знаниями, но и за нетворкингом, живым общением. Если зал тесный, все это теряется. Поэтому выбор площадки — это про сценарий, коммуникации, комфорт. Это стратегическое решение.

Что еще влияет на успех мероприятия, помимо программы и места?

Атмосфера. Академия — это не просто форум, это среда, где встречаются врачи, клиники, эксперты из разных областей. Все, что влияет на качество общения — от расположения мебели до скорости интернета — играет роль. Мы стремимся сделать так, чтобы люди могли не просто слушать, а обсуждать, обмениваться опытом, задавать вопросы. Это невозможно без продуманной инфраструктуры.

Что будет в фокусе Academy Formthotics в этом году?

В этом году форум проходит уже в десятый раз, и мы решили подчеркнуть его ключевое отличие: практическую направленность. Поэтому мы называем его кейс-конференцией — не случайно. Это не просто набор лекций, а разбор конкретных клинических и управленческих ситуаций, с которыми сталкиваются врачи и владельцы клиник. Мы делаем акцент на междисциплинарность: в программе постурология, спортивная медицина, реабилитация, ортопедия, физиотерапия. Впервые в отдельный поток вынесены вопросы для управленцев клиник — чтобы они тоже могли услышать решения коллег и задать свои вопросы.