Как отправить бесплатные образцы товара на экспорт: процедура оформления

Есть этап в экспортных продажах, который почти всегда приходится пройти — отправка образцов.

Это, как правило, первая настоящая встреча компании с реальной процедурой экспорта и таможенного оформления образцов. И часто — первая проверка на прочность для всей команды.

Зачем обычно отправляют образцы на экспорт

Чаще всего образцы отправляют:

• для проведения лабораторных испытаний и получения сертификатов или разрешений на импорт;
• для тестирования продукта на фокус-группе;
• для теста на производстве потенциального иностранного партнера;
• для демонстрации продукции на международной выставке.

Важно: не путайте отправку образцов с поставкой тестовой партии — это два разных процесса во внешнеэкономической деятельности.

Образцы передаются без оплаты, соответственно — без репатриации экспортной выручки.

Тестовая партия, наоборот, предполагает полноценную экспортную сделку и продажу товара.
А значит, включаются все требования валютного законодательства и контроля.

Разница в отправке тестовой партии и образцов

Для тестовой партии лучше оформлять полноценный экспортный контракт на поставку товара.

Для отправки образцов можно ограничиться:

• инвойсом;
• соглашением о передаче тестового образца на безвозмездной основе.

Это важно еще и потому, что в ряде стран официальный импорт образца является обязательным условием для проведения сертификации в аккредитованной лаборатории или органе сертификации.

Какие документы нужны для отправки образцов на экспорт

Базовый пакет документов для экспорта образцов обычно включает:

Инвойс / Invoice

• стоимость указываем, но с отметкой:
  цена заявлена в таможенных целях и не подлежит оплате;
• назначение обязательно прописываем:
  sample / not for sale, либо указываем цель — например, для лаборатории, для выставки с указанием ее названия и номера стенда.

Упаковочный лист / Packing list

Документы на экспорт из РФ

Если товар подпадает под требования:

ПП 311/312, ФСТЭК, ФСС, СТ-1 и др.,
необходимо подготовить соответствующий пакет разрешительных документов.

Документы для импорта

Их обязательно согласовываем с иностранным партнером, так как требования у каждой страны свои.

Пример из практики — отправка образцов в ОАЭ

Товар с кодом ТН ВЭД 440910 отправляли в ОАЭ для участия в международной выставке.

Был подготовлен следующий пакет документов:

• инвойс;
• упаковочный лист;
• ФСС — фитосанитарный сертификат (требование РФ);
• СО — сертификат страны происхождения (требование для импорта в ОАЭ).

Интересный момент: на фитосанитарный сертификат принимающей стороне было все равно, а вот сертификат происхождения оказался обязательным для ввоза товара.

• письмо о подтверждении участия в выставке с указанием номера стенда:
  — на русском языке для таможни РФ
  — на английском для оформления в ОАЭ
• описание образцов с указанием их назначения (куда и для чего отправляются) — на двух языках:
• транспортные документы — AWB (авианакладная).

Дополнительно потребовалось:

• перевести и заверить в ТПП РФ два документа для таможни ОАЭ (частный случай, но без этого груз не выпускали)

Отдельный момент — товар отправляли на деревянном поддоне, поэтому дополнительно проводилась фумигация.

За каждым из этих документов стоит невидимая сторона командной работы.

Подготовку начали в феврале 2025 года.

В итоге груз преодолел 9 015 км за 14 дней, прошел две таможни без задержек и досмотров.

Вот такая она — «простая» отправка образцов на международную выставку.

Пример из практики — отправка образцов в Монголию

Отправляли образцы удобрений из России в Монголию (код ТН ВЭД 3105908000).

Пакет документов:

• инвойс;
• упаковочный лист;
• сертификат происхождения СТ-1;
• техническое описание на русском и английском языках;
• MSDS-паспорт (так как товар жидкий)
• документы на тару (пластиковые канистры 5 л).

После подготовки документов заказали транспортную компанию и отправили груз автомобильным транспортом в Улан-Батор.

Пример из практики — отправка образцов в Индию

Отправляли образцы электротехнических элементов в Индию (код ТН ВЭД 9028301900)

Здесь ситуация была сложнее — товар попадал под санкционные ограничения.

Поэтому использовали документационный транзит через Гонконг.

Фактически было подготовлено два пакета документов:

• из России — на отправку товара;
• из Гонконга — для оформления импорта в Индии.

Пакет документов включал:

• инвойс;
• упаковочный лист;
• техническое описание на русском и английском языках;
• фотографии и чертежи продукции

После подготовки документов оформили авиаперевозку.

Блиц-вопросы по экспорту образцов.

Нужно ли декларировать образцы при экспорте

При отправке образцов между юридическими лицами таможенное декларирование обязательно.

В зависимости от характера отправления используются два варианта:

• полная процедура таможенного декларирования;
• декларация CN-23 — упрощенный вариант для небольших грузов и почтовых отправлений.

CN23 применяется для международных посылок, отправлений EMS и мелких пакетов стоимостью свыше 300 СПЗ (специальных прав заимствования — ориентировочно 30–40 тыс. руб.), а также при отправке коммерческих грузов почтовыми каналами.

Если экспорт образцов осуществляется из России в страны ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия), декларация CN23 не требуется.

Документ заполняется на английском языке или на языке страны назначения.

Нужно ли подавать статформу после отправки образцов в ЕАЭС

Возникает ли у российского юридического лица обязанность подавать статистическую форму учета перемещения товаров, если образцы передаются на безвозмездной основе (например, в рекламных целях) компании-резиденту Кыргызской Республики?

Да, возникает.

При отправке образцов в страны Таможенного союза ЕАЭС статистическая форма обязательна.

К странам ЕАЭС относятся:

• Казахстан;
• Киргизия;
• Армения;
• Беларусь.

Таким образом:

• при поставках в ЕАЭС подается статформа;
• при экспорте в другие страны применяется полное таможенное декларирование или CN-23.

Сколько бесплатных образцов можно отправить на экспорт

Чаще всего образцы отправляются:

• для проведения сертификационных испытаний на новом рынке;
• для демонстрации продукции на международной выставке;
• для тестирования продукции потенциальным партнером.

Четких количественных критериев, по которым товар признается бесплатным образцом, в законодательстве нет — итоговое решение принимает таможенный орган.

Поэтому важно подтвердить безвозмездный характер отправки. Для этого могут использоваться:

• условия договора или соглашения о передаче образцов;
• документы о проведении лабораторных испытаний;
• подтверждение участия в выставке;
• документы о тестировании продукции на производстве партнера.

Если одинаковых образцов десятки или сотни, существует риск, что таможня признает такую отправку коммерческой партией товара.

Можно ли отправить 10–20 одинаковых образцов

На практике стандартная схема выглядит так:

• 1 SKU — 1 образец, если речь идет о демонстрации продукции;
• до 10–50 единиц, если образцы используются для тестирования на фокус-группе или технических испытаний.

В таких случаях рекомендуется оформить отдельное соглашение с иностранным партнером о передаче образцов.

Если лаборатория требует предоставить, например, 10 единиц образца, это требование необходимо:

• приложить к таможенной декларации;
• указать в комментариях для таможенного органа.

Это значительно снижает риск того, что груз будет признан коммерческой поставкой, а не отправкой тестовых образцов.

Отправка бесплатных образцов на экспорт — обычная практика в международных продажах, но важно правильно оформить документы и декларирование.