Какую программу выбрать для работы с ПДФ файлами без интернета

Компании выбирают офлайн-решения из-за требований к конфиденциальности и безопасности. Такое ПО не передает документы на сторонние серверы, а при нестабильном интернет-соединении позволяет просматривать и редактировать материалы без риска разрыва связи. Расскажем, как выбрать софт для работы с файлами ПДФ без подключения к сети.

Какие задачи должна решать программа для работы с PDF

Функциональность ПО во многом зависит от специфики и масштаба компании. Поэтому набор задач, которые оно способно решить, будет различаться.

На что обратить внимание при выборе PDF-программы 

Набор необходимых функций зависит от сферы деятельности, объема документооборота и внутренних процессов компании. Но существует ряд критериев, общих для корпоративного ПО. 

• Независимость от интернета. Документы обрабатываются на компьютере пользователя или внутри корпоративной сети на сервере компании. 
• Русская локализация. Команды, системные сообщения и справочные материалы доступны на русском, а модуль распознавания текста (OCR) корректно работает с кириллицей.
• Удобство работы. Основные инструменты легко найти без долгого изучения меню, а сложные функции разобраны в инструкциях и базе знаний.
• Совместимость с ОС. Решение должно подходить под операционные системы компании; для госструктур и КИИ важна поддержка отечественных дистрибутивов Linux.
• Официальная покупка. Российские пользователи могут легально приобрести программу, получать обновления и обращаться в техподдержку.
• Модель лицензирования. Бессрочная лицензия часто выгоднее подписки, а корпоративные тарифы упрощают закупку для отделов и филиалов.

Все программы из обзора подходят для типовых операций с PDF-документами: просмотра, редактирования, объединения файлов, заполнения форм, подписания. Поэтому при сравнении мы сделали упор на расширенные возможности, которые важны для отдельных сфер, крупных компаний и нестандартных рабочих сценариев.

PDF Commander

Помимо базовых задач, в PDF Commander можно создавать и настраивать интерактивные формы с помощью команд на языке JavaScript. Для типовых документов предусмотрены шаблоны договоров и маркетинговых материалов, для согласования — встроенные и пользовательские штампы. Основные операции вынесены на панель инструментов, поэтому базовые действия можно выполнять без поиска по нескольким меню.

Платформа: Windows, Linux.

Лицензия: пробный период 5 дней, бизнес-тарифы для корпоративных клиентов, версии для дома.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• OCR-модуль поддерживает более 100 языков, при оцифровке разделяет текст на сегменты, чтобы выделить таблицы и колонки;
• оснащен редактором изображений для улучшения сканов: выравнивание полей, устранение перекосов, цветокоррекция, шумоподавление;
• инструмент цензурирования позволяет закрывать конфиденциальные фрагменты;
• может работать как PDF-конвертер: преобразовывать документы в DOCX, XLSX, изображения и обратно.

Минусы:

• не предусмотрена пакетная обработка сканов;
• в приложении для Linux нет коллекции готовых шаблонов.

Master PDF Editor

Отечественный редактор подходит для работы с PDF-файлами, содержащими сложную графику: чертежи, схемы, планы помещений, макеты и технические иллюстрации. В приложении можно работать с векторными объектами и слоями — менять положение элементов, масштаб, поворот, цвет заливки и контура. Поэтому софт часто используют в проектных, инженерных и дизайнерских бюро, где важно править готовый ПДФ без возврата к исходнику. 

Платформа: Windows, Linux, macOS.

Лицензия: демоверсия с водяным знаком при экспорте, версии для физических лиц и юридических лиц.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• поддерживает XPS для документов с фиксированной версткой, FDF для обмена данными форм и многослойные TIFF-файлы для чертежей и полиграфических макетов;
• встроена консоль JavaScript для настройки форм, расчетов, проверки корректности ввода и автоматизации повторяющихся действий;
• для защиты используются 256-битное шифрование и настройка прав доступа.

Минусы:

• команды скрыты в контекстном меню — для работы с расширенными функциями требуется обучение;
• для юрлиц не предлагается единоразовая покупка лицензии — только подписка на год.

Content Reader PDF

Российская программа, работающая с PDF-файлами, стала официальным преемником ABBYY FineReader в РФ. Основная специализация софта — массовая оцифровка объемных архивов. Также он оснащен инструментами для редактирования, конвертации PDF-документов, сравнения версий и установки защиты.

Для компаний с большим потоком входящих материалов особенно полезна функция «Горячие папки». При добавлении файлов в выбранную директорию на компьютере или внутреннем сервере программа автоматически применяет к ним заданный сценарий. 

Платформа: Windows, Linux.

Лицензия: пробная версия 7 дней, стандартный план, бизнес-тариф. 

Русский язык: есть.

Плюсы:

• OCR-модуль обрабатывает материалы на 190+ языках;
• можно сжимать файлы под конкретный объем, если ПДФ-документ должен пройти по лимиту загрузки или отправки;
• комментарии выстраиваются в древовидную ветку, поэтому обсуждение правок не смешивается в общий поток;
• при копировании табличных данных разделяет фрагменты на сегменты и не склеивает строки с графами.

Минусы:

• нет встроенной коллекции штампов;
• в пробной версии действуют ограничения: PDF-документ не должен превышать 100 страниц;
• доступна только подписочная модель.

Adobe Acrobat

Программу используют в компаниях, где вопрос, как работать с ПДФ файлами на компьютере, связан с подготовкой печатных макетов и обработкой технической документации. В редакторе можно управлять слоями, настраивать автоматизацию процессов и готовить материалы в форматах PDF/A для архивов, PDF/X для типографий и PDF/E для инженерной документации.

Платформа: Windows, macOS, Android, iOS, веб-версия.

Лицензия: пробная версия 7 дней, индивидуальные планы, бизнес-тарифы.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• есть бесплатная версия Acrobat Reader для чтения, печати и комментирования ПДФ-документов;
• распознает поля ввода и превращает обычные сканы в формы с кнопками, списками и чекбоксами;
• содержит инструменты проверки макетов (Preflight) для поиска проблем перед отправкой материалов в печать;
• позволяет сравнивать версии и находить расхождения в договорах, инструкциях и отчетах.

Минусы:

• нет официальных поставок ПО в Россию;
• из-за большого числа вложенных меню сложно найти без справки нестандартные функции.

PDF-XChange

Софт подойдет компаниям, где PDF-процессы нужно встроить в уже сложившийся IT-контур. Редактор можно использовать вместе с 1С и другими корпоративными системами через настроенные сценарии документооборота. ПО позволяет работать с техническими материалами: в PDF-чертежах можно отключать лишние слои, например размеры или инженерные коммуникации, а также править векторные изображения в TIFF-форматах.

Платформа: Windows.

Лицензия: демоверсия с водяным знаком при экспорте; индивидуальные, командные и корпоративные пакеты.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• в комплект входит Office2PDF для перевода офисных форматов в PDF;
• поддерживает групповую печать, выгрузку вложений и конвертацию;
• позволяет добавлять JavaScript-сценарии к ПДФ-файлам и автоматизировать повторяющиеся операции: редактирование метаданных, извлечение вложений, смена цветового профиля;
• интерфейс можно настраивать под роль сотрудника: убрать лишние кнопки, вывести на панель часто использующиеся инструменты.

Минусы:

• покупка и продление для российских компаний обычно требуют оформления через посредников;
• OCR-модуль устанавливается отдельно и не входит в базовый набор.

Foxit PDF Editor

Софт ориентирован на совместное редактирование, согласование, и обмен PDF-документами между сотрудниками. Для внедрения в IT-инфраструктуру предусмотрено централизованное развертывание через административную консоль. Возможна совместная работа через терминальные серверы с разграничением прав доступа по ролям. 

Для сотрудников, не занятых редактированием, можно установить Foxit Reader. Для работы с ПДФ файлами в программе бесплатно доступны функции просмотра, заполнения форм, комментирования и отправки на печать. 

Платформа: Windows, macOS, Android, iOS, веб-версия.

Лицензия: пробная версия 14 дней, годовая подписка.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• поддерживает векторные вставки, позволяет работать с 3D-объектами в макете;
• за одну операцию конвертирует набор файлов разных форматов и собирает результаты в многостраничный ПДФ-документ;
• доступны автоматизация типовых задач и настройки форм через скрипты;
• позволяет отслеживать правки в реальном времени.

Минусы:

• недоступна прямая покупка лицензии — только серые версии;
• при проверке сертификатов КЭП возможны конфликты с отечественными криптопровайдерами.

Nitro PDF Pro

Софт выделяется средствами распознавания: OCR можно запускать пакетно или точечно, чтобы обработать ПДФ по одной странице. Предусмотрена массовая конвертация, извлечение текста и изображений, печать и защита паролем. Интерфейс приложения напоминает Microsoft Word.

Платформа: Windows, macOS, веб-версия, iOS.

Лицензия: пробная версия 14 дней, тарифы для организаций по запросу.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• может преобразовывать формы в электронные таблицы XLSX;
• сравнивает версии и помогает отследить изменения после редактирования;
• можно развернуть в сети компании и организовать совместные рабочие процессы.

Минусы:

• нет версии для Linux;
• сложная настройка пакетных сценариев — требуется системный администратор или IT-отдел.

PDF Candy

Эту программу часто вспоминают, когда нужна работа с файлами ПДФ онлайн, однако у нее есть десктопная версия для компьютера. Это не полноценный редактор, а набор из 40 инструментов, позволяющих конвертировать или объединять несколько документов в один, разбивать многостраничные отчеты на части, извлекать страницы, вносить правки.

Платформа: Windows, веб-версия, Android.

Лицензия: бесплатная версия с ограничениями, платные тарифы.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• сохраняет список часто используемых инструментов для быстрого перехода к нужной функции;
• позволяет выделять и редактировать одновременно несколько объектов на странице;
• можно разделять сценарии: конфиденциальные ПДФ-документы обрабатывать офлайн, а менее чувствительные материалы синхронизировать между устройствами через облачный сервис.

Минусы:

• в бесплатном тарифе доступна только 26 инструментов, установлено ограничение на число операций — 2 в час;
• не поддерживает ЭЦП-подписание;
• неэффективные технологии распознавания — OCR не всегда точно считывает кириллические символы.

Р7-Офис

Российская альтернатива MS Office позволяет создавать с чистого листа текстовые документы, таблицы и презентации, а затем экспортировать их в PDF-формат. Также в программе можно напрямую открывать ПДФ-файлы для чтения и распечатки. Предусмотрено расширение базовой функциональности с помощью плагинов — после установки дополнительных модулей появляются функции OCR-распознавания и подписания. 

Платформа: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, web.

Лицензия: пробная версия на 30 дней, личная подписка, семейная, для бизнеса и образовательных учреждений (по запросу).

Русский язык: есть.

Плюсы:

• можно защищать ПДФ паролем;
• поддерживается автоматизация рутинных действий через макросы (установка последовательности команд);
• предусмотрен режим «Быстрая печать» — сохраняются предыдущие настройки принтера и макета.

Минусы:

• нет каталога шаблонов и штампов;
• нельзя конвертировать PDF в формат DOC для последующего редактирования.

Окуляр ГОСТ

Приложение нельзя отнести к редакторам ПДФ: работа с документами в нем ограничена просмотром и рецензированием. Но софт востребован в компаниях, где требуется проверять, согласовывать и подписывать большой поток файлов. Также здесь можно добавлять закладки, открывать PDF-презентации в полноэкранном режиме, выделять важные моменты цветом или графическими элементами.

Платформа: Linux, Windows.

Лицензия: версия для личного использования, коммерческая лицензия, лицензия с пакетной подписью.

Русский язык: есть.

Плюсы:

• поддерживает усовершенствованные подписи в формате CAdES — международный стандарт ЭЦП, гарантирующий юридическую значимость;
• предусмотрено пакетное подписание;
• текст документа можно преобразовать в аудио, чтобы быстрее проверить содержание;
• поддерживает экспорт содержимого ПДФ в текстовый формат.

Минусы:

• нельзя полноценно редактировать текст, изображения и страницы внутри PDF-документа;
• отсутствует OCR-модуль.

Подведем итоги

Если вам часто приходится взаимодействовать с чувствительными данными, при выборе софта важно сразу выяснить, какие программы работают с PDF файлами автономно. Дальше выбор зависит от задач компании:

• Регулярная офисная работа требует полнофункционального редактора с правкой текста и страниц, штампами, защитой и поддержкой ЭЦП.
• При большом объеме первички и для оцифровки архивов важны OCR, обработка пакетом и автоматизация.
• Проектным и дизайнерским компаниям пригодится поддержка многослойных чертежей, векторных элементов и 3D-объектов.
• При небольшом документообороте можно обойтись простым приложением с набором инструментов или офисным пакетом.
• Для согласования и подписания большого потока ПДФ-документов пригодится специализированная программа с пакетным наложением ЭЦП.