Цифровая трансформация образовательного учреждения в ДНР
Компания «Миллениум» внедрила программу «1С:Колледж» в государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении в Донецкой Народной Республике
Причина:
На момент старта проекта в Государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении Донецкой Народной Республики отсутствовала единая информационная система. Учет велся в разрозненных Excel-файлах и Word-документах — каждое подразделение работало обособленно.
Это приводило к тому, что для получения общей картины по контингенту требовался ручной сбор данных из нескольких источников. Информация от разных отделов периодически противоречила друг другу.
Основные проблемы заказчика в части работы:
Директора
Длительная подготовка отчетов для Министерства культуры.
Отсутствие оперативных данных о контингенте, успеваемости и движении студентов.
Зависимость от сотрудников — невозможность самостоятельно получить информацию по студентам, группам или преподавателям.
Приемной комиссии
Дублирование ввода данных об абитуриентах (Excel + бумажные журналы).
Ручной контроль сдачи и возврата документов (аттестаты, фотографии).
Заполнение расписок о приеме документов вручную.
Учебной части
Работа в изолированных Excel-таблицах без связи с другими подразделениями.
Ручное планирование нагрузки и отсутствие контроля ее фактического выполнения.
Трудоемкая подготовка отчетов для руководства.
Отдела кадров
Учет контингента в разрозненных файлах.
Ручное оформление справок и ведомостей в Word.
Высокая трудоемкость подготовки статистической отчетности (военкоматы, учредитель).
Задачи проекта:
В рамках проекта цифровизации перед компанией «Миллениум» была поставлена задача достичь конкретных показателей операционной эффективности: сократить время работы с абитуриентами, уменьшить срок подготовки отчетности для учредителя и обеспечить руководству доступ к данным в режиме реального времени. Основной фокус работы был сделан на создании единой информационной системы, которая исключила бы разрозненность учета и ручное дублирование данных. Переход на платформу «1С:Колледж ПРОФ» значительно упростил и автоматизировал ключевые процессы, что позволило сотрудникам сосредоточиться решении стратегических и образовательных задач.
Процесс реализации и внедрения
1. Аудит и сбор первичных данных
Эксперты компании «Миллениум» изучили структуру данных в Excel-файлах, включающих более 250 анкет абитуриентов за четыре года, списки студентов и сведения о движении контингента. Также проанализировали информацию на сайте учреждения и собрали образцы всех применяемых печатных форм и отчетов с целью последующего внедрения данных в программную среду.
2. Моделирование процессов и разработка частного технического задания
Моделирование информационных процессов было проведено в специально подготовленной программе «1С:Колледж ПРОФ». Совместно с сотрудниками Заказчика эксперты компании «Миллениум» смоделировали их существующую работу, используя типовые механизмы программы.
Результатом моделирования стал перечень доработок программы «1С:Колледж ПРОФ» под специфику деятельности колледжа.
После утверждения перечня разработано техническое задание, в котором детально зафиксированы требования:
- к адаптации печатных форм под утвержденные шаблоны колледжа (заявления, приказы, договоры, расписки и др.);
- к созданию внешней обработки для массовой загрузки данных из Excel (структура файлов, логика проверки, алгоритм заполнения справочников «Физические лица» и «Абитуриенты»).
3. Настройка системы, загрузка данных и адаптация печатных форм
Выполнена настройка нормативно-справочной информации: заполнены справочники организации, специальностей, учебных групп, дисциплин, сотрудников, кураторов, аудиторий.
Разработана внешняя обработка для загрузки данных из Excel, с помощью которой в систему было перенесено:
- более 250 анкет абитуриентов за 4 года;
- данные о текущем контингенте студентов;
- персональные данные физических лиц.
Загрузка была выполнена за 2 часа, в то время как при ручном вводе это заняло бы от двух до трех недель.
Настроено автоматическое формирование 11 видов печатных форм, соответствующих утвержденным шаблонам колледжа. В систему интегрированы:
- Для приемной комиссии: заявления, расписки о приеме или утрате документов, согласие на обработку персональных данных, уведомление и опись
- Для учебной части и кадров: приказы о зачислении и назначении кураторов, О заведовании лабораториями, кабинетами и мастерским, об организации вступительных испытаний, а также договоры на обучение по СПО
Все доработки выполнены с использованием модульного подхода (внешние печатные формы), что гарантирует легкость установки будущих обновлений типовой конфигурации.
4. Оформление приказов и учет движения контингента
На основе загруженных данных о студентах сформированы и проведены приказы о зачислении по годам набора. Личные карточки студентов приведены в актуальное состояние.
5. Обучение пользователей, передача инструкции и ввод в эксплуатацию
Для уверенного старта работы в новой системе было проведено обучение всех ключевых сотрудников колледжа. Обучение проходило в онлайн формате.
- сотрудники приемной комиссии освоили ввод данных абитуриентов, формирование личных карточек и печать документов;
- работники учебной части и отдела кадров научились работать с приказами о движении контингента, формировать справки и отчеты.
Отдельное внимание было уделено подготовке пользовательской документации. Мы составили подробную иллюстрированную инструкцию, ориентированную на конкретные роли сотрудников. В документе:
- отражены все этапы работы в программе с пошаговыми алгоритмами;
- каждый шаг сопровождается скриншотами интерфейса;
- учтены особенности доработанных печатных форм и порядок их формирования;
- описаны типовые операции для приемной комиссии, учебной части и отдела кадров.
Инструкция стала для сотрудников понятным навигатором в повседневной работе: в любой момент можно быстро найти ответ по конкретной операции без обращения к специалистам. Документ передан Заказчику в электронном виде.
Для директора
Появилась возможность оперативно контролировать ключевые показатели деятельности колледжа в режиме реального времени: контингент, движение студентов, успеваемость.
Повысилась достоверность данных, предоставляемых учредителю (Министерство культуры ДНР). Время подготовки отчетности сократилось с недели до 2–3 дней.
Обеспечена полная прозрачность информации для руководства — теперь можно самостоятельно получить любые данные по студентам, группам или преподавателям без помощи других сотрудников.
Для приемной комиссии
Время обработки одного заявления абитуриента сократилось с 20–30 минут до 4–5 минут.
Разработана обработка для автоматической загрузки данных из Excel — более 250 анкет абитуриентов за 4 года перенесены в систему за 2 часа вместо 2–3 недель ручного ввода.
Для учебной части
Создана единая база контингента, исключающая дублирование и противоречия в данных.
Время подготовки приказов о зачислении, переводе и отчислении сократилось с 15–20 минут до 1–2 минут, благодаря настройке 11 печатных форм под утвержденные шаблоны колледжа.
Автоматизировано формирование справок об обучении, отчетов по движению контингента и данных для военкоматов.
Сотрудники высвободили до 30% рабочего времени для выполнения своих основных обязанностей вместо рутинной работы с документами.
Данный проект стал примером успешной цифровой трансформации в образовательном учреждении. Внедрение единой информационной системы позволило колледжу не только значительно улучшить операционные процессы, но и заложить прочный фундамент для будущего роста и развития.
Рекомендации партнеров:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Профиль
Контакты