Реально ли управлять удаленными сотрудниками без жесткого контроля

Легко управлять сотрудниками, если в компании всего 10 человек. Но как быть, если вас уже больше ста из 50 городов и все на удаленке? Вместо тайм-трекеров, скринов экрана и контроля за каждым шагом, мы в Siberian.pro используем способ, основанный на обратной связи.

Начало

9 лет назад нас было около 10 человек. Мы были командой друзей и единомышленников, сидели в одном офисе и горели своим делом. Уже тогда я твердо решил, что у нас будет компания без навязчивого контроля сверху. Годы шли, компания росла. Количество сотрудников перевалило за сотню, но принципы не менялись.

На каком-то этапе мы стали понимать, что не знаем своих сотрудников:

• Как они работают? Что получается хорошо, а что — не очень?
• Какие у них планы в карьере и в жизни?
• Как быть уверенным, что все мы на одной волне и на 100% преданы нашему общему делу, когда все работают в разных городах, странах и часовых поясах?

И главный вопрос: как узнать, что сотрудники действительно работают, не прибегая к жестким методам контроля? Работа из-под палки неэффективна, это доказанный факт. Но и мы тут не клуб друзей, а компания-разработчик цифровых продуктов. 

Мы обратились к системообразующим принципам компании, а затем оцифровали их:

• Мы формируем пространство для развития и постоянно даем друг другу обратную связь.
• Все процессы в компании по возможности нужно автоматизировать и оцифровывать.
• Результаты должны быть измеримыми.

Так появилась наша система оценки сотрудников.

Как мы настроили, автоматизировали и оцифровали оценку эффективности сотрудников

У нас есть специальный документ с планами оценки для каждого сотрудника.

Администратор рассылает формы сотрудникам для сбора обратной связи. Мы занимаемся автоматизацией процесса: скоро появится бот, который будет рассылать всем заинтересованным лицам напоминалки о необходимости оценки и сообщение о готовности. Если по результатам потребуется личный звонок с сотрудником, система сама организует встречу.

Какие роли в компании мы оцениваем:

• Руководители команд. По сути, лидеры профильных отделов.
• Разработчики.
• Руководители проектов.
• QA.
• Аналитики.

Сотрудники оценивают своих коллег. Отвечают на вопросы, посвященные профессиональным и софт скиллам, и выставляют по каждому пункту оценки от 1 до 5.

Для каждой роли своя форма оценки. Например, разработчика команда оценивает только по софт скиллам, ведь насколько хорошо он пишет код, понятно по результатам его работы.

Для аналитиков оценивают: коммуникации, вовлеченность, проактивность, компетентность. Все итоговые результаты выражены в цифрах.

Руководители команд — это ключевые люди в командах проектов. Их оценивают по двум главным категориям: удовлетворенность команды работой руководителя и форма погружения в проект.

Как видите, для каждой роли разработана уникальная форма оценки, чтобы учитывать специфику работы каждого отдела и не превращать весь процесс оценки в формальность для галочки и профанацию.

Что мы делаем с собранными данными

Полученные данные сводим в личный кабинет сотрудника. Затем проводим онлайн-встречу с сотрудником, где, опираясь на цифры, факты и мнения коллег, даем рекомендации и прописываем цели на ближайшие полгода в карте развития. У компетентного и добросовестного специалиста появляются стимулы для карьерного роста.

Что делать, если оценка эффективности сотрудника выявила недостатки в его работе?

Мы объясняем человеку, в каких аспектах его работа неудовлетворительна и где ему нужно прокачать свои навыки. Когда на руках есть цифры и факты, сотрудник понимает, что это не придирки и личные счеты, а объективное мнение его коллег. После этого мы договариваемся, какие конкретные шаги нужно предпринять, чтобы исправить ситуацию. И только если к следующему ассессменту ситуация повторяется, мы расстаемся с сотрудником.

ВАЖНО: мы стараемся быть реалистами и не ставить перед сотрудниками тяжелых и невыполнимых задач. 

Результат: сотрудники мотивированы на работу, а за счет аккуратной обратной связи от коллег чувствуют свою причастность к команде и вовлеченность в проекты. Следовательно, необходимость внешнего контроля отпадает сама собой.

Окей, это в теории. А в жизни-то работает

Да, все описанное выше — это именно реальные механизмы в нашей компании. Да, они работают. Сотрудники сами отмечают пользу таких интервью. И хотя и испытывают волнение, но при этом понимают, что здесь нет цели выставить их неопытными или некомпетентными. Цель — дать возможность роста. И это выгодно не только сотруднику, но и компании.

1. У руководства есть объективные данные о качестве работы сотрудников, основанные на цифрах, фактах и мнении непосредственных коллег.
2. Все сотрудники регулярно получают обратную связь от коллег, не варятся в «собственном соку» и чувствуют себя частью команды. В коллективе не остается места для недопонимания.
3. Сотрудники всегда знают, куда им расти и какая награда их ждет за результат.

И все это без программ-скриншотеров и адских трекеров времени.