CRM Academy внедрили Битрикс24 для высшего учебного заведения «РУДН»

РУДН — многопрофильный университет в Москве, основанный в 1960 году, на данный момент в нем насчитывается 21 учебный факультет. В Российском университете дружбы народов работают 2800 научно-педагогических работников из 69 стран, обучается более 33 тысяч студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 158 стран мира, представители около 500 народов и национальностей, в том числе свыше 1000 человек — представители Российских национальных образований и более 9300 иностранных граждан.

В самом начале работ по внедрению было решено перейти на коробочную версию Битрикс24, чтобы все рабочие сведения, персональные данные и прочая информация располагалась на личном сервере университета. Плюс, благодаря открытому исходный коду портала можно внести различные изменения под нужды университета.

Настройка базовых бизнес-процессов и администрирование задач

Для того, чтобы видеть, на каком этапе находится задача, проверить ее и при необходимости и внести корректировки, была настроена работа с задачами и проектами. Чтобы в дальнейшем составить рабочий процесс согласно учебному плану, настроили систему планирования и отчетности для подчиненных.

Создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач

Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, был разработан регламент, включающий все действия, начиная с самых простых: как поставить задачу, добавить в нее ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные могут использовать регламент как к шаблон для дальнейших действий.

Для руководителей был создан отдельный раздел «Руковожу», позволяющий отслеживать эффективность всех своих сотрудников. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством просроченных задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.

Доработка бизнес-процесса для дисциплинарной комиссии

В университете есть дисциплинарная комиссия, если студент что-то нарушил, нужно собрать первичные документы, вынести вопрос на комиссию и принять решение о его дальнейшей судьбе в ВУЗе. Алгоритм процесса однообразный, подобной работы много и она рутинная, поэтому автоматизировали бизнес-процесс «Дисциплинарное взыскание». Процесс был разработан по техническому заданию, он уже запущен и успешно работает.

Второй бизнес-процесс — автоматизация мероприятий

Как это выглядит: есть план мероприятий на год, каждый месяц сотрудниками университета подготавливаются планы и отчеты по одному и тому же алгоритму: внесение мероприятия, которое планируется, а в конце месяца создание отчета — какие мероприятия были проведены и как. Для того, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и оптимизировать рутинный процесс, его перевели в Битрикс24.

Сотрудники вносят информацию в планирование, информация попадает в базу. Когда сотрудники составляют отчет, из базы подтягиваются данные, в отчете отмечают, проведено мероприятие или нет, и отчет готов. Фактически получилось в два раза сократить временя и трудозатраты на такой рутинный процесс.