Кассовые разрывы: почему возникают и как их предотвратить

Даже прибыльные на бумаге компании могут временно остаться без свободных средств для оплаты счетов. В кризисные периоды проблема обостряется​. Однако кассовые разрывы случаются и в стабильные времена — по статистике, около 5% предпринимателей сталкиваются с ними «в обычное время»​. Давайте разберем, что представляет собой кассовый разрыв, почему он возникает, и главное — что предпринять собственнику малого или среднего бизнеса в России, чтобы избежать этого финансового «сбоя».

Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв — это ситуация, когда на счете компании временно отсутствуют деньги для выполнения текущих обязательств, то есть сроки платежей (например, по аренде или поставкам) наступили, а необходимых средств нет​. При этом у бизнеса может быть прибыль и активы, но из-за рассогласования денежных потоков в конкретный момент не хватает ликвидности. Такой разрыв не равнозначен убыточности, но служит тревожным сигналом о сбоях в финансовом планировании​.

Последствия кассового разрыва могут быть критичными для бизнеса.

1. Компания рискует просрочить обязательные платежи — налоги, зарплату, аренду. Это грозит штрафами и пенями, блокировкой счетов налоговой службой и даже административной ответственностью (например, в случае задержки выплаты зарплаты)​.
2. Страдает деловая репутация. Поставщики и подрядчики, не получив оплаты, могут приостановить работу или расторгнуть договоры, а новые контрагенты потребуют предоплату и ужесточат условия сотрудничества. Это может привести к остановке операционной деятельности, пока не будут найдены деньги для расчетов. Простой в деятельности означает упущенную выручку и потерю клиентов.
3. Неизбежны внутренние потери: из-за задержек выплат можно лишиться ценных сотрудников, столкнуться с падением мотивации команды и конфликтами.

В конечном счете недостаток оборотных средств способен привести бизнес к банкротству​.

Причины кассовых разрывов в малом и среднем бизнесе

Кассовые разрывы обычно являются следствием просчетов в управлении финансами или неблагоприятных внешних обстоятельств. Вот ключевые причины, характерные для малого и среднего бизнеса:

• Несовпадение сроков поступлений и выплат. Самая типичная причина — разрыв во времени между оплатой расходов и получением выручки. В торговле и производстве в небольших компаниях это случается регулярно: поставщикам часто платят авансом или с короткой отсрочкой, а покупатели берут товар с отсрочкой платежа. Кассовые разрывы нередко возникают из-за маленьких отсрочек от поставщиков и больших — от покупателей​. Иными словами, бизнес кредитует своих клиентов на более долгий срок, чем его кредитуют поставщики.
• Ошибки при планировании бюджета и отсутствие учета. Многие предприниматели не ведут детальный график движения денежных средств (платежный календарь) и недостаточно точно прогнозируют будущие поступления и расходы​. Отсутствие управленческого учета приводит к тому, что обязательства (например, уплата налогов или закупка партии товара) становятся неожиданностью. Если бюджетирование отсутствует, велика вероятность допустить кассовый разрыв просто из-за неверных расчетов и отсутствия резервов.
• Высокая дебиторская задолженность и слабая работа с контрагентами. Проблема часто начинается с задержек оплаты со стороны клиентов. Стремясь привлечь заказчиков, компания раздает щедрые отсрочки платежа или продает в рассрочку. В итоге на балансе растет дебиторская задолженность — деньги «на бумаге», которые еще не поступили на счет. Если доля дебиторки превышает разумный уровень, бизнес испытывает дефицит живых денег. Отсутствие системной работы с дебиторкой — прямой путь к кассовым разрывам. Сюда же относятся и проблемы с проверкой контрагентов: если партнер оказался недобросовестным или неплатежеспособным, разрыв ляжет на ваши плечи.
• Сезонность и колебания спроса. Многие отрасли подвержены сезонным колебаниям. Выручка нерегулярна, расходы же (аренда, зарплата, коммунальные платежи) имеют постоянный характер. Если бизнес не накопил резервов в высокий сезон, чтобы покрыть издержки в «мертвый» сезон, кассовый разрыв практически неизбежен​. Учет сезонности критически важен: нужно заранее планировать падение выручки и копить денежный запас на низкий сезон.
• Непродуманные закупки и избыток запасов. Оборотный капитал небольшой компании часто замораживается в товарно-материальных запасах. Ошибка многих предпринимателей — закупать слишком большой объем товара или сырья «про запас» не изучив реальный спрос. Деньги тратятся вперед, а продажи отстают от плана — ожидаемая выручка не поступает вовремя. В результате средства вложены в складские остатки, которые еще предстоит реализовать.
• Резкий рост расходов или внеплановые траты. Если в бюджете не предусмотрена сумма на чрезвычайные ситуации, единовременный крупный платеж (например, на замену сломавшегося станка) провоцирует дефицит средств на другие нужды. Также к этой категории можно отнести резкое повышение цен на сырье или закупки (например, из-за инфляции или колебаний курса валют).
• Высокая налоговая нагрузка и переход на другой режим. Налоги обычно уплачивают ежеквартально, но суммы могут быть значительными относительно оборота. Часто компании забывают отложить деньги на налоговые платежи. Если не резервировать на них часть доходов, к сроку уплаты может просто не оказаться нужной суммы.
• Вывод средств собственником без учета финансового графика. Небольшой бизнес часто зависит от решений собственника, и несогласованный вывод денег (например, личные дивиденды) может оставить компанию без оборотных средств​. Бывают случаи, когда собственник забирает значительную сумму «на личные нужды», а на закупку сырья или выплату обязательных расходов денег уже не остается​. Если изъятие денег не встроено в финансовый план, компания теряет ликвидность.
• Внешние факторы и кризисы. Надо учитывать и макроэкономические условия: резкое падение выручки из-за сокращения спроса, потери рынка сбыта, санкционных ограничений на экспорт-импорт, заморозки средств на иностранных счетах, повышения ключевой ставки и удорожания кредитов. В таких условиях даже при идеальном учете компания может столкнуться с разрывом, если не сумеет быстро адаптироваться (снизить издержки или найти новые источники финансирования).

Перечисленные факторы часто действуют совместно. Например, ошибки планирования усиливают влияние сезонности, или внешние потрясения выявляют слабые места вроде отсутствия резерва. К счастью, кассовым разрывам можно эффективно противодействовать, внедрив в бизнес ряд финансовых инструментов и дисциплин.

Методы и инструменты предотвращения кассовых разрывов

Предотвращение кассового разрыва всегда лучше, чем борьба с его последствиями. Если наладить базовые финансовые процессы, риск внезапной нехватки средств существенно снижается. Рассмотрим ключевые инструменты управления финансами для малых и средних предприятий в России, которые помогут выстроить устойчивый денежный поток.

Управленческий учет, казначейство и планирование денежных потоков

Главное правило — планировать и контролировать движение денег. Для этого в компании должна быть налажена система управленческого учета финансов (казначейская функция). Не обязательно создавать целый отдел. В небольшом бизнесе роль казначея часто выполняет сам собственник или финансовый директор. Важно, чтобы был составлен бюджет движения денежных средств и платежный календарь, обновляемый на регулярной основе (например, ежедневно или еженедельно)​. Это позволит видеть наперед, в какие дни и месяцы может возникнуть кассовый разрыв, и принять меры заранее. Даже если кажется, что «все отлажено», обязательно нужно контролировать движение денежных средств и вести соответствующую отчетность.

На практике внедрение казначейства выглядит так: все планируемые поступления и выплаты на период собираются в одном месте, согласуются ответственными лицами и утверждаются руководством до их совершения​. Руководители отделов подают заявки на расходы на месяц вперед, финансовый специалист корректирует их по датам и объемам, согласует с собственником, и в итоге формируется календарь платежей​. Далее фактическое исполнение бюджета отслеживается еженедельно, сравнивается план и факт, отклонения анализируются​. Такая дисциплина исключает ситуацию «увидел счет — сразу оплатил, не глядя на остальные обязательства» Каждый платеж увязывается с общим финансовым планом, что позволяет вовремя переносить некритические расходы, если прогнозируется нехватка денег, или искать источники покрытия.

Для малого бизнеса подобный подход столь же актуален, как и для крупных корпораций. Он дает собственнику возможность «осознанно управлять деньгами бизнеса», вместо того чтобы действовать вслепую.

Жесткий контроль дебиторской задолженности

Управление дебиторкой — приоритет номер один в малом и среднем бизнесе для предотвращения разрывов​. Большая часть проблем возникает из-за неуплаты со стороны клиентов. Поэтому собственнику необходимо выстроить систему работы с каждым должником. 

• Проверяйте контрагентов перед заключением сделки. Оценивайте благонадежность новых клиентов (проверка по ИНН на наличие долгов, судебных исков и т. п.). Если финансовое положение контрагента сомнительно, настаивайте на предоплате или использовании безопасных форм расчетов или вообще откажитесь от сделки.
• Устанавливайте четкие условия оплаты и закрепляйте их в договоре. Ограничивайте отсрочку платежа разумными сроками, соответствующими вашим возможностям. Следите, чтобы условия оплаты клиентов были синхронизированы с вашими обязательствами перед поставщиками. При заключении договора пропишите штрафы за просрочку оплаты или скидки за досрочную оплату — это стимулирует контрагентов соблюдать сроки.
• Отслеживайте долги ежедневно и работайте с каждым должником адресно. Важно заранее напоминать клиентам о приближении срока оплаты, не дожидаясь просрочки. Многие компании внедряют регламент: за 5 дней до дедлайна отправлять клиенту письмо или звонить с напоминанием. Если же срок прошел — реагируйте немедленно. При нарушении договоренностей сокращайте или отменяйте отсрочку для этого клиента в будущем. В крайнем случае — приостанавливайте отгрузки до погашения долга.
• Используйте факторинг для ускорения притока денег. Когда безотлагательно нужны средства, а большая сумма «висит» в счетах к получению, факторинг может быть выходом: банк или факторинговая компания сразу выплатит вам до 80% суммы долга, а потом сам получит деньги с вашего клиента​. Это платная услуга (комиссия порой достигает 20% от суммы​), поэтому предотвратить разрыв с ее помощью можно ценой части прибыли. Факторинг не стоит использовать постоянно вместо работы с дебиторкой, но как инструмент экстренного пополнения оборота он может быть полезен.
• Привлекайте дебиторов к ускоренной оплате. Есть и менее затратные способы: предложите клиентам скидку за ранний платеж (например, 2–3% за оплату сразу при отгрузке вместо стандартных 30 дней). Также можно попросить клиентов о предоплате, чтобы избежать разрыва. Пусть не все согласятся на аванс, но даже частичная предоплата уменьшит сумму возможного разрыва.

Оптимизация расходов, запасов и операционной эффективности

Управление оттоком денег из компании — вторая сторона обеспечения баланса. Малому бизнесу следует регулярно анализировать свои расходы и активы на предмет замороженных средств.

1. Контролируйте товарно-материальные запасы. Установите нормативы остатков и придерживайтесь их. Например, производственная компания может определить, что запас готовой продукции и сырья не должен превышать 25% от месячной потребности​. Все, что сверх нормы, — лишние деньги, которые лежат на полках. Используйте систему учета для отслеживания складских остатков в режиме реального времени. Если видите, что склады переполнены неликвидом — распродайте их со скидкой, превратив товар обратно в деньги. Да, прибыль будет ниже, но вы высвободите оборотные средства и снизите риск дефицита денег на обязательные платежи.
2. Следите за постоянными расходами и вовремя оптимизируйте их. Бизнес растет — расходы разрастаются, часто незаметно. Регулярно пересматривайте затраты: нет ли лишних сотрудников или оплачиваемых сервисов, которыми вы не пользуетесь? Можно ли пересмотреть аренду (например, уменьшить площадь помещения или перейти на коворкинг)? Любое снижение постоянных издержек напрямую укрепляет денежный баланс. Главное — экономия должна быть планомерной работой, а не хаотичным урезанием всего подряд только когда «прижало».

Оптимизация расходов должна происходить постоянно, а не лишь в кризисный момент​. Если ситуация дошла до кассового разрыва, нельзя считать решением задержку зарплат или неуплату налогов — это не методы, а нарушения закона​. Настоящая оптимизация — это, например, энергосберегающее оборудование, пересмотр логистики для экономии топлива, аутсорсинг непрофильных функций (например, бухгалтерской) для снижения ФОТ. Такие меры лучше внедрять на стабильной основе, чтобы у бизнеса всегда был запас прочности.

Отдельно стоит упомянуть контроль за изъятием прибыли владельцами. Выплату дивидендов или крупных личных расходов собственников нужно вписывать в финансовый график и согласовывать с бюджетом​. Нельзя просто взять и вывести крупную сумму, не убедившись, что у компании после этого хватит средств на операционные нужды. Прежде чем вывести деньги, проверьте платежный календарь на 2 — 3 месяца вперед. Дивиденды лучше выплачивать по итогам периодов (квартала, года), когда видно излишек средств, а не посреди месяца перед налоговыми выплатами.

Наконец, повышайте эффективность оборотного капитала: ускоряйте оборачиваемость запасов и сокращайте производственный цикл, где возможно. Каждый день, на который вы сократите цикл «деньги — товар — деньги», уменьшает потребность в оборотных средствах и риск разрыва.

Создание финансовой подушки безопасности

Ваш бизнес должен иметь некоторый запас денежных средств, который можно быстро задействовать при внеплановом кассовом разрыве. Типичная схема — держать запас, равный 1 — 3 месяцам фиксированных расходов (аренда, зарплаты, обязательные платежи). Для очень волатильных бизнесов (например, проектных, с нерегулярной выручкой) — 6 месяцев. Но тут возникает дилемма: слишком большая «подушка» — деньги лежат мертвым грузом, не работая на бизнес. Нужно искать баланс, «золотую середину», чтобы деньги максимально работали, но при этом был резерв на непредвиденный случай​.

Определите минимально комфортный остаток на счетах, ниже которого вам нельзя опускаться. Это и будет ваш страховой запас. Например, если ежемесячные постоянные расходы 1 млн руб., можно установить политику держать на расчетном счете не менее 1,5 — 2 млн руб. постоянно. Когда денег больше — их инвестируете в развитие, когда подходите к этому минимуму — бьете тревогу и сокращаете расходы/увеличиваете поступления, но нижний порог не трогаете. Хранить резерв лучше в ликвидной форме — на банковском счете с процентом на остаток или на коротком депозите, чтобы покрывалась инфляция, но деньги были доступны быстро. Альтернативой живым деньгам может быть резервный кредитный лимит.