Бесплатный сыр — в мышеловке: чем вы рискуете, выбирая CRM за 0 рублей

Создатели информационных систем для бизнеса привлекают клиентов бесплатными предложениями. Это сейчас стандартная практика. Мощный источник генерации заявок и беспроигрышная маркетинговая стратегия: ничто так не притягивает к продукту, как возможность за него не платить. Клиенты с радостью начинают пользоваться предложением, ведь, по их мнению, они ничем не рискуют.

Теперь представьте, что вы один из них. Вы привыкаете к системе, переносите туда свои данные, настраиваете бизнес-процессы. А когда они становятся критически важны, разработчик решает либо закрыть бесплатный доступ, либо сильно его урезать, вынуждая вас перейти на платный тариф, но уже на своих условиях.

Деваться некуда — вы платите, иначе работа встанет. И это еще самое безобидное, что может с вами произойти, если вы используете какой-либо сервис и не платите за него. Что же на самом деле скрывается за словом «бесплатно» в IT для бизнеса и почему цена бесплатности может оказаться непосильной даже для крупной компании?

Вот чем вы рискуете, подключая компанию к бесплатной CRM-системе. 

1. Столкнуться с жесткими ограничениями

Функционал бесплатных CRM всегда сильно урезан по сравнению с платными версиями. Ключевые функции, которые необходимы больше всего, в нем отсутствуют или ограничены — так делается специально. Либо другой вариант: сначала вам предлагают пользоваться системой бесплатно навсегда, а потом агрессивно переводят на платный тариф, например закрывая уже созданные рабочие пространства или ограничивая доступ к важным документам из-за новых ограничений хранилища.

Будьте готовы к тому, что вы столкнетесь с лимитами на трафик, рабочие места, скорость загрузки, объем хранилища или вам закроют доступ к дополнительным возможностям — например, к маркету приложений, без которого ни одна CRM не может полноценно работать. Назойливые предложения перейти на платную версию будут постоянно вылезать на главный экран и мешать работе. 

2. Мириться с внезапными отключениями

Поддержку CRM-системы могут в любой момент приостановить — для проведения технических работ или установки обновлений. Бесплатный проект могут забросить или закрыть без возможности экспорта ваших данных. Если сервис упал на сутки, вам будет некому предъявить претензии. Убытки несете только вы, так как поставщик не гарантирует высокий процент доступности: система может стать недоступной без предупреждения.

Дело в том, что в бесплатных версиях поставщик CRM и клиент никогда не подписывают соглашение об уровне обслуживания, которое определяет качество, доступность и скорость предоставления услуг. В этом соглашении фиксируются измеримые метрики, например время отклика, время непрерывной работы, а также ответственность сторон и компенсации при нарушениях. 

3. Лишиться технической поддержки

Техническая поддержка в бесплатных планах либо отсутствует, либо сильно ограничена. У бесплатных пользователей всегда пониженный приоритет — как в выполнении задач на обработку данных, например на загрузку файла или обработку видео, так и в обработке заявок в техподдержку. В случае неполадок ваш запрос окажется в самом низу списка, так что готовьтесь к долгому ожиданию ответа. 

К тому же обратная сторона бесплатного тарифа — высокая стоимость доработок, настроек, внедрения, без которых программой невозможно будет нормально пользоваться. 

4. Стать жертвой для хакеров 

Поставщики ПО, не получающие прямой доход от пользователей, не инвестируют в защиту своих серверов от взломов. Поэтому в бесплатных планах и продуктах все плохо с безопасностью: слабые или устаревшие протоколы шифрования, отсутствие антивирусного сканирования в облаке и двухфакторной аутентификации. Такие большие пробелы в системе информационной безопасности CRM приводят к массовым утечкам пользовательских данных. 

5. Подписаться на передачу своих данных

Если разработчик системы не может заработать на вас напрямую, то сделает это на ваших данных. Он может использовать информацию о вас не только для достаточно безобидной аналитики с целью улучшения продукта и сервиса, но и продавать ее третьим лицам. Большую ценность представляют контактные данные пользователей, информация об особенностях поведения, предпочтениях и местоположении. Предъявить претензии будет сложно, так как эти права прописываются в политике конфиденциальности и соглашении об использовании персональных данных, которые клиенты обычно либо вовсе не читают, либо подписывают вместе с лицензионным договором.

Итак, для бизнеса подключить бесплатную CRM означает:

• Пользоваться сильно урезанным функционалом. 
• Стать зависимым от поставщика CRM и мириться с манипуляциями. 
• Отказаться от полноценной технической поддержки.
• Возможно, открыть свои данные мошенникам, хакерам, поставщикам рекламы.
• Не рассчитывать на возмещение убытков при технических сбоях.

У себя в Мегаплане мы сознательно отказались от бесплатного тарифа, потому что разработка бизнес-программ требует больших инвестиций, и рано или поздно мы попросим клиента принять в них участие.

Если вы все же решили рискнуть и подключить бесплатную CRM, вот на что стоит обратить внимание: 

1. Репутация компании-разработчика. Крупные и уважаемые компании обычно надежнее с точки зрения безопасности.
2. Условия использования и политика конфиденциальности. Изучите, что в документах на использование ПО говорится о правах на ваши данные. Всегда читайте соглашение об обработке персональных данных, в котором может быть прописано, как и для каких целей поставщик может их использовать. 
3. Наличие понятных ограничений. В бесплатном плане они будут всегда, но должны быть четкими, понятными и известны до подключения CRM. 

Совет: не используйте полностью бесплатные сервисы для критически важных данных, бизнес-процессов или сведений, связанных с вашей финансовой безопасностью. Плата за бесплатный тариф — это ваши данные, время, внимание, нервы и часто безопасность. Для несерьезных, разовых задач он может быть оправдан. По моему мнению, для важных проектов лучше рассмотреть минимальный платный план, повышая его по мере необходимости дополнительных функций и лицензий.