Как «Делетрон» объединил управления закупками и продажами

Причина

«Делетрон» занимается сложными инженерными решениями в сфере систем безопасности. Каждая сделка включает несколько связанных этапов — от подготовки предложения до закупки и документов. Из-за того, что сотрудники работали в нескольких программах одновременно, сделку было трудно вести как единый процесс.

• Сотрудники вручную переносили данные между разными программами, что создавало риски ошибок и потери документов.
• История взаимодействий с контрагентами не фиксировалась, за сроками приходилось следить вручную, а зоны ответственности были размыты. 

Задача

Выстроить сквозной процесс работы по сложным проектным сделкам в едином информационном контуре.

Решение

Для реализации идеи выбрали low-code платформу «Первая Форма». Поддержкой и развитием системы в компании занимается один специалист, который прошел обучение у вендора. Базовые вопросы он закрывает самостоятельно, по более сложным вопросам обращается к вендору.

Теперь сотрудник в одном месте смотрит любую информацию по контрагенту: контакты, реквизиты, параметры финансовой благонадежности, переписки. Самостоятельно перепроверять данные во внешних сервисах больше не надо.

После встречи с клиентом необходимо подготовить технико-коммерческое предложение (ТКП). Это не простой шаблонный документ, а совместная работа нескольких специалистов, где каждый отвечает за определенный блок расчетов.

Благодаря единой системе все задействованные специалисты опираются на одни и те же данные и сразу понимают, к какому сроку необходимо закончить работу. Больше не требуется вручную координировать специалистов и отдельно сводить расчеты общий документ.

Следующим оцифровали закупки. Это один из самых сложных участков работы: по одной заявке могут быть тысячи позиций, часть которых есть наличии на складе, а остальное требуется согласовать и закупить. Специалисту по закупкам приходилось вручную отслеживать, что уже одобрено или отклонено, чтобы в итоге собрать все необходимое оборудование для объекта. При этом процесс редко завершается за один раунд: часть позиций согласовывается, остальные уходят на следующий круг. Параллельно требуется контролировать каждого из согласователей, чтобы никто не нарушал сроки. 

Теперь склад и закупки работают в одной связке. Склад резервирует то, что есть в наличии, и передает дальше только список дефицитных позиций. Закупщик работает только с дефицитными позициями. Он предлагает аналог из имеющейся номенклатуры или размещает заказ поставщику. В результате закупка стала частью общей работы по проекту, а не отдельной цепочкой согласований рядом с ней.

Отдельное внимание уделили входящим документам. Сотрудник больше не заходит в разные внешние сервисы, все загружается в единую систему получает уведомление и работает с тем же УПД без перехода во внешние сервисы. Это помогло зафиксировать: для какого проекта закупка, по какой заявке, когда поступили позиции. Это исключает потерю данных и четко обозначает зоны ответственности.

Результат

От разрозненных программ компания перешла к единому интерфейсу. В одном месте собраны актуальные данные, история согласований, комментарии и коммуникации. То есть все, что необходимо сотруднику для выполнения своих задач.

Сейчас в системе работают 50 сотрудников, задействованных в оцифрованных процессах. Следующим шагом будет охватить весь штат компании, 150 человек, запустить кадровый электронный документооборот и корпоративный портал с доступом к полезным сервисам и личному кабинету.