Цифровой путь в «АГР Холдинге»: сотни сотрудников в КЭДО от Saby Staff

От реструктуризации к цифровизации кадров: как в «АГР Холдинге» пришли к КЭДО 

Компания «АГР Холдинг» объединяет полный цикл автомобильного бизнеса: от производства и логистики до продаж и сервиса. 

В составе — заводы по выпуску автомобилей и двигателей в Москве, Калуге и Санкт-Петербурге, а также крупный склад запчастей в Чехове.

К решению запустить КЭДО компания пришла в момент реструктуризации бизнеса. До 2023 года она являлась официальным импортером и производителем автомобилей марок концерна Volkswagen. С уходом иностранного бренда холдинг был реструктуризирован в форме деления юридических лиц по видам бизнеса и локациям. Так появились новые обособленные подразделения. А с перезапуском производственных мощностей штат сотрудников вырос вдвое.

Такая трансформация потребовала мощного кадрового сопровождения. Но пока все процессы оставались на бумаге и фиксировались в учетной программе. Это означало медленные согласования, долгие сроки сбора подписей, расходы на бумагу и хранение документов.

Тогда холдинг стал искать ПО российских разработчиков, которое бы полностью поддержало кадровые процессы в цифре и заменило зарубежный софт — SAP. Выбор пал на КЭДО на базе Saby Staff.

За 4 шага подготовили холдинговую структуру к переходу на КЭДО  

Проект цифровизации в «АГР Холдинге» разделили на 4 этапа: 

• предпроектное обследование;
• двухэтапное внедрение;
• пилотный запуск;
• опытно-промышленная эксплуатация.

На первом этапе специалисты Saby и команда «АГР Холдинга», отвечающая за кадровые процессы, совместно разработали концепцию архитектурного решения для электронного документооборота.

Одной из ключевых задач стала интеграция новой системы КЭДО с 1С:ЗУП. 

Модуль расширения стал решением для объединения двух программ. Он позволяет кадровому специалисту работать из интерфейса привычной учетной системы и выгружать документы в Saby Staff автоматически.

Параллельно в системе КЭДО дорабатывался основной функционал под новые реалии холдинга.

Контекст: на старте проекта было одно юрлицо на две локации. Впоследствии количество компаний увеличилось до четырех. В их числе — и обособленные подразделения в Москве, Калуге, Питере и Чехове.

Для такой структуры в системе отдельно адаптировали роли, маршруты документооборота и печатные формы. Это позволило учитывать сложную иерархию внутри холдинга и направлять документы строго по адресатам.

Игорь Чиркин, менеджер HR-проектов «АГР Холдинга»:

«Главный вызов внедрения был связан с преобразованием холдинга. Нужно было сделать так, чтобы заявления уходили правильным кадровикам, бухгалтерам, руководителям и в данных не возникало ошибок. Это особенно критично, когда структура сложная, а кадровый ресурс колоссально большой».

Как 30 сотрудников открыли дорогу в масштабирование

На этапе внедрения работу разделили на два направления:

1. Цифровизация базовых кадровых процессов: отпуска, командировок, работы в выходные, авансовых отчетов.

2. Цифровой путь сотрудника: прием, перевод, увольнение и обучение

Проверку функционала начали с пилотного юрлица, где работало около 30 человек. Тестировали систему в реальных условиях: запускали процессы, согласовывали и подписывали первые электронные документы. Такая «обкатка» помогла выявить шероховатости и быстро устранить технические нюансы.

Тест длился около месяца, после чего процесс начали масштабировать. Внедрение по всей структуре длилось около 3 месяцев. 

На 2025 год уже 900 сотрудников работают с кадровыми документами в онлайн формате. 

От приема на работу до запуска карьерного пути

КЭДО в «АГР Холдинге» работает не только с кадровыми документами, но и выстраивает цифровой маршрут сотрудника в компании — от первого трудового договора до формирования карьерных треков.

Шаг 1: оформление начинается в 1С. Здесь формируется трудовой договор и приказ о приеме.

Через модуль-расширение документы автоматически попадают в Saby Staff, где кадровик проверяет данные и отправляет их по маршруту к HRD на подпись.

Шаг 2: к процессу подключается сотрудник. Он получает пакет документов для ознакомления и ставит цифровую подпись.

В набор документов автоматически добавляется согласие на обработку персональных данных, правила внутреннего трудового распорядка и NDA. Система генерирует их с учетом конкретного юрлица, что исключает ошибки и облегчает работу кадровиков — особенно когда названия компаний внутри холдинга похожи.

Шаг 3: после оформления запускается триггер — автоматическое событие, которое открывает новую цепочку задач.

Сотруднику предлагается заполнить банковские реквизиты для начисления зарплаты, а HRBP получает задачу организовать встречу с руководителем. На ней для новичка определяют первые цели и план работы на испытательный срок.

По итогу встреч руководителя и нового сотрудника система собирает информацию в печатную форму:

Владимир Шкунов, директор по персоналу «АГР Холдинга»:

«Теперь для нас не имеет значения, в каком городе принимать сотрудников. Процесс проходит быстро даже при массовых приемах. ИТ-решения одинаково положительно воспринимаются и молодыми, и более опытными коллегами. За год работы со специалистами Saby мы убедились в их открытости и готовности к изменениям: они внимательно отрабатывали каждый запрос, помогали разбираться в технических процессах и всегда предлагали наглядные решения».

Взгляд на апгрейд системы КЭДО в будущем

В планах «АГР Холдинга» — расширить функционал системы за счет новых модулей: подбора персонала, корпоративного портала и учета рабочего времени.

Особое внимание будет уделено триггерам — автоматическим событиям, которые поддерживают адаптацию сотрудников. Например, по завершении испытательного срока новичок автоматически получит письмо об успешном прохождении, доступ к «книге новичка» и опрос о первых неделях работы. Эти данные соберутся в дашбордах, чтобы руководитель сразу видел картину — без Excel и сторонних сервисов.

Таким образом, КЭДО от Saby Staff превращается не только в систему для кадровых документов, но и в полноценный HR-инструмент, поддерживающий сотрудника на каждом этапе его карьерного пути.