Как спроектировали три связанных мастер-бюджета в 1С:ERP

Заказчик — производитель кормов для аквакультуры с несколькими продуктовыми направлениями, различными рецептурами и сложной системой планирования сырья и выпуска продукции.

Почему действующую модель нельзя было просто перенести в 1С

На этапе обследования проекта 1С нужно было определить, как перенести бюджетирование в рабочий контур и какие ограничения учесть до внедрения.

Модель требовалось перестроить в логике 1С и сохранить управленческий смысл показателей и расчетов.

В Excel и 1С по-разному организованы статьи, показатели, аналитические разрезы и правила расчета. Поэтому копирование прежних форм могло сохранить ограничения действующей модели и привести к расхождениям между планом и фактом.

Дополнительным условием стало использование типового функционала 1С — без изменения конфигурации и интеграций с другими информационными базами.

Как определили структуру будущей модели

По итогам обследования зафиксировали архитектуру будущего контура в рабочей базе 1С.

Бюджетные показатели разделили по способу заполнения. Получение части сведений предусмотрели из операционного контура:

• выручку — из планов продаж;
• потребность в сырье — из планов производства;
• объем закупок — из планов закупок;
• часть денежных потоков — из графиков оплат.

Для остальных показателей запланирован расчет внутри бюджетных форм. Ввод сотрудниками оставили только для данных, которых не было в системе.

Так определили, какие сведения планировалось получать из 1С, рассчитывать внутри бюджетной модели или вводить вручную.

Как распределили ответственность за бюджеты

Операционные бюджеты распределили по зонам ответственности.

Подразделения должны заполнять свои формы расходов и отвечать за исходные данные. Финансовый департамент — проверять показатели, контролировать консолидацию и получать сводную картину по компании.

В целевой схеме спланировали формирование сводных данных без повторного сведения отдельных Excel-файлов.

Почему производственный бюджет выделили в отдельный блок

В производственных проектах автоматизации 1С бюджет движения сырья, материалов, тары, упаковки и готовой продукции должен быть связан с планами продаж, выпуска, потребностью в сырье и графиками оплат. Поэтому этот участок вынесли в отдельный блок обследования.

В описание блока включили производственные потери, структуру номенклатуры и движение запасов. Это было необходимо, чтобы будущая бюджетная модель учитывала влияние производства на запасы, себестоимость и денежные потоки.

Как связали три мастер-бюджета

В модель включили бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет по балансовому листу (ББЛ).

Кроме операционных бюджетов, предусмотрели бюджеты финансирования, задолженности, налогов и движения активов. Через них БДР, БДДС и ББЛ должны работать как единый контур.

Как спроектировали план-фактный анализ

План-фактную отчетность вынесли в отдельную часть решения.

Фактические данные предполагается собирать из 1С по логике, которую еще предстоит закрепить при внедрении. Основной риск — различие аналитических разрезов: план может формироваться по одним статьям, подразделениям и видам продукции, а фактические данные — по другим.

В таком случае отчет будет показывать сумму отклонения, но не позволит определить его причину.

Поэтому отдельно обозначили требования к источникам факта, сопоставлению статей и аналитических разрезов. Конкретные правила сбора данных для БДР, БДДС и ББЛ, включая работу с разным уровнем детализации, потребуется дополнительно проработать при внедрении.

Что получила компания по итогам обследования

Компания получила целевую архитектуру бюджетирования в 1С, в которой описали связь операционных планов, мастер-бюджетов и фактических данных.

В архитектуре определили источники показателей, способы их формирования и зоны ответственности. Также описали ограничения типового функционала и вопросы, которые требуется дополнительно проработать при внедрении.