Зачем руководителю в малом бизнесе проверять работу бухгалтера

В последний год участились случаи обращения руководителей небольших компаний с просьбой провести независимую экспресс-проверку бухгалтерского и налогового учета. 

Основные причины проведения экспресс-аудита

1. Новый главбух говорит, что «все плохо» и нужно переделывать (читай — дополнительная работа и оплата);
2. Вызывают на комиссию в ФНС, а бухгалтер не понимает причины и не знает, что делать.
3. Платим все больше и больше налогов, а бухгалтер утверждает, что все так делают, чтобы не привлекать внимание налоговой.

Большинство предпринимателей интуитивно опасаются всего, что связано с налогами и бухучетом: это сложно, непонятно, а главное — не приносит дохода. Только расходы на содержание бухгалтерии.

Но практика показывает, что невнимание к бухгалтерии зачастую выливается в дополнительные расходы или даже убытки. Особенно это касается тех компаний, где главбухов принимаются на работу по «рекомендации соседа/знакомого» с характеристикой «давно работает бухгалтером». Таких кейсов только у нас наберется с десяток. И в этих ситуациях конфликт с бухгалтером, если он случается, переходит в сферу эмоций: «не отдам базу 1С», «не верну документы», «напишу в ФНС о ваших операциях» и т.п.

Что делать, спросите вы? — дистанцироваться от нежелания вникать в бухучет. И если вы не готовы пригласить специалиста для независимой проверки, то делать такую проверку самому.

А для тех, кто не готов погружаться в «бухгалтерские цифры» ни при каком раскладе, есть другой вариант — аутсорсинг бухгалтерии. Это позволяет получить прозрачный учет и независимую экспертную оценку без лишней нагрузки на руководителя или его команду.

Чек-лист для контроля бухгалтера

1. Получить доступ в учетную программу.

Здесь и далее будем говорить об 1С, учитывая, что большинство компаний ведет учет именно в этой программе. 

Важно! База 1С всегда должна располагаться на сервере компании, или на компьютере, принадлежащем компании (руководителю), или в облачном сервисе. Доступ к базе должен быть у кого-то из сотрудников, помимо бухгалтера. Пусть это и будет — руководитель.

Иначе вы рискуете при конфликте с бухгалтером остаться без базы 1С.

Восстановление бухгалтерского учета — дорогостоящий проект.  Допустим, требуется восстановить учет за 1 год, а это в среднем 247 дней работы бухгалтера, которые при восстановлении нужно «вместить» в 10 — 30 рабочих дней специалиста. Средняя цена составит: (ЗП вашего бухгалтера, пусть, 70 000 руб. *12 * коэффициент 0,5) = 420 тыс. руб. И это при условии, что в наличии имеются документы поставщиков/покупателей и можно получить выписки банка.  Иначе цена может «улететь в космос», потому что коэффициент будет уже не 0,5, а, например, 0,8, да и заработная плата бухгалтера может быть выше из-за существенного объема документов именно в вашей компании.  

2. Попросить квитанции о сдаче всех отчетов и налоговых деклараций.

Как минимум, за последний год: их предоставление не должно вызывать никаких трудностей у бухгалтера.

Оптимально для руководителя — иметь график сдачи всех отчетов и деклараций за год, чтобы сравнить с квитанциями.

Практика показывает, что до сих пор предприниматели сталкиваются с проблемами блокировки расчетных счетов просто потому, что бухгалтер не сдал какой-то отчет или декларацию: «забыл», «вы не дали мне документы», «система подвисала, декларация не ушла» и т.п. Причем часто руководители узнают об этом постфактум, когда счет уже заблокирован, а бухгалтер благополучно уволился.  

3. Выбрать 3 — 5 самых крупных контрагентов: поставщиков и/или покупателей.

Запросите у бухгалтера комплекты первичных документов по последним поставкам или выполненным работам/услугам: акты, накладные, счета-фактуры (при наличии НДС), договоры.

Проверьте наличие подписей, корректных дат, а также попросите бухгалтера провести сверку расчетов с этими контрагентами на текущую дату.

Если представленные документы и те, что будут отражены в акте сверки, сходятся — отлично. Если же увидите расхождения, то бухгалтер должен будет разобраться и все пояснить.

Следует помнить, что ошибки или отсутствие документов по расчетам с контрагентами влекут не только налоговые риски, но и сложности защиты своей позиции, если вдруг возникнет судебный спор с поставщиком или покупателем. 

4. Попросить у бухгалтера документ, который называется «Учетная политика».

Он должен быть подписан руководителем, и иметь актуальные ссылки на бухгалтерские нормативные документы.

Например, сейчас, это ФСБУ 6/20 «Основные средства», ФСБУ 5/19 «Запасы», ФСБУ 14/22 «Нематериальные активы» и т.д.

5. Попросить выписку по расчетному счету.

Например, с начала месяца до даты проверки, и одновременно, распечатку карточки учета операций по счету 51 «Расчетный счет».

Сверьте сальдо по выписке — на начало и конец, и те же данные — по карточке учета. Если цифры не совпадают, самое время запросить пояснения у бухгалтера и разобраться с этой ситуацией более тщательно.

Зачастую именно так — случайно — выявляются незапланированные расходы, или «авансирование» налоговой до даты наступления платежей по налогам, или платежи в адрес неизвестных компаний (и такое, к сожалению, возможно).

6. Запросить у бухгалтера расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности на текущую дату из базы 1С (так называемые «Оборотки).

Если все документы и платежи проведены вовремя и корректно, то в оборотках не будет «красных» (отрицательных) остатков.  И еще это полезно тем, что можно сравнить вашу оценку долгов поставщикам и покупателем с тем, что отражено в программе 1С.  Хорошо, если они совпадут.  С существенными же расхождениями нужно будет разбираться отдельно. Причины, как правило, скрываются в отсутствии учетных документов или ошибках бухгалтера при ведении учета.

Вывод:

Когда проверку проводит специалист — бухгалтер-эксперт или аудитор, то контрольных мероприятий становится больше. Как правило, мы в своей работе анализируем не менее 11 параметров.

Для того чтобы руководителю начать контролировать бухгалтерию, достаточно будет и указанных 6-ти пунктов.

Именно руководитель в силу норм Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию системы бухучета. 

Один из способов снизить риски руководителя — передать учет на аутсорсинг. Это дисциплинирует процессы и обеспечит контроль  отчетности и учета без зависимости от одного конкретного сотрудника.

И в заключении — пример из нашей практики

Пришел на бухгалтерское обслуживание предприниматель, назовем его — Иван, занимающийся фермерским хозяйством. Предыдущий бухгалтер уволилась. По его словам — вела учет в базе 1С, сдавала всю отчетность, и платили налоги.

По факту: базы 1С нет (и не было), отчетность сдавалась с нарушением сроков, как результат — недоплата налогов, штрафы, отсутствие  контроля по платежам поставщикам  и пр., и пр.

Не будьте такими, как Иван. Контролируйте свою бухгалтерию.         

Топ-5 наиболее часто встречающихся на практике ошибок бухгалтеров

1. не учитывают при налогообложении часть расходов из опасения, что налоговая «их не примет»,  или не получили своевременно документы по ним;
2. платят налоги не по сумме декларации, а  больше. Объяснение: «если налог рассчитан неправильно, то хотя бы пени и штрафа потом не будет»;
3. несвоевременно списывают задолженности с истекшим сроком исковой давности, что может приводить как к переплате налогов, так и их недоплате;
4. не ведут раздельный учет доходов/расходов, когда это требуется законодательно (например, разные ставки НДС, необлагаемые НДС операции и т.д.);
5. несвоевременно проводят в 1С документы по доходам и расходам, что может иметь серьезные последствия. Например, можно пропустить дату, когда лимит доходов по УСН превысит 60 млн. руб., или стоимость основных средств станет такой, что уже не позволит применять упрощенную систему налогообложения.