Аудит делопроизводства: как подготовить компанию к цифровизации

Переход на цифровой учет документов или электронное делопроизводство редко начинается сразу с покупки программных решений. На практике успешное внедрение любой программы начинается с ключевого этапа — аудита текущих процессов. Именно он позволяет понять, на каких процессах учета документов теряется время, деньги и контроль.

Без проведения предварительного анализа даже хорошая система может не дать ожидаемого результата: сотрудники продолжат дублировать процессы на бумаге, согласование останется медленным, а часть документов по-прежнему будет теряться между отделами.

В этой статье разберем, как провести аудит документооборота и подготовить компанию к переходу на электронные процессы работы с документами. Данный анализ подготовлен на реальном опыте разработки и внедрения программных решений для учета документов.

Зачем нужен аудит делопроизводства

Главная задача аудита — выявить:

• неэффективные процессы (дублирование, избыточность);  
• ручные операции;
• точки потери документов;
• лишние расходы на бумагу и хранение;
• риски для безопасности данных.

Кроме того, аудит помогает определить:

• приоритеты и важность процессов;
• какие процессы можно автоматизировать быстро;
• какие документы уже готовы к переводу в электронный формат;
• какие отделы больше всего нуждаются в оптимизации.

Чаще всего компании начинают аудит после появления следующих проблем:

• документы слишком долго согласуются;
• отсутствует контроль исполнения;
• сотрудники не могут быстро найти нужный файл;
• возникает путаница в версиях документов (где финал, а где промежуточные варианты);
• теряются закрывающие документы;
• руководители не видят статус документов в реальном времени;
• расходы на печать и архивирование постоянно растут.

Шаг 1. Проанализируйте все типы документов

На первом этапе необходимо составить полную карту документооборота компании.

Обычно анализируют:

• договоры;
• первичные документы;
• кадровые документы;
• заявки;
• внутренние регламенты;
• служебные записки;
• архивные документы;
• входящую и исходящую корреспонденцию.

Для каждого типа документов важно определить:

• кто создает документ;
• кто согласует;
• кто исполняет;
• кто подписывает;
• сколько времени занимает цикл обработки;
• где документ хранится.

На этом этапе многие компании впервые обнаруживают, что часть процессов существует «неформально» — например, согласование через мессенджеры или пересылка финальных версий по электронной почте без ведения листов согласования и без соблюдения регламентов.

Шаг 2. Выявите проблемы бумажного делопроизводства

После классификации документов по типам необходимо определить процессы, которые сильнее всего тормозят работу.

Чаще всего проблемы возникают в следующих точках:

• ручное формирование шаблонов документов;
• ручное согласование договоров;
• передача документов между сотрудниками;
• поиск оригиналов или подписанной электронной копии;
• подписание приказов, договоров и первичных документов;
• хранение бумажных архивов;
• контроль возврата подписанных экземпляров.

Особое внимание стоит уделить процессам, где сотрудники вручную формируют шаблоны приказов, договоров и первичных документов;

• дублируют данные вручную;
• используют Excel вместо системы;
• ведут бумажные журналы контроля.

Именно эти операции обычно дают максимальный эффект после автоматизации.

Шаг 3. Посчитайте реальные затраты на бумажный документооборот

Многие компании недооценивают стоимость работы с бумагой. При этом затраты складываются не только из стоимости бумаги и принтеров.

В расчет необходимо включить:

• риски хранения бумаги в сравнении с электронной базой;
• ручное формирование шаблонов документов;
• печать;
• расходные материалы;
• доставку документов;
• архивное хранение;
• аренду помещений;
• рабочее время сотрудников;
• потери из-за ошибок и задержек.

Например, если менеджер тратит даже 20 минут в день на поиск документов, то в масштабах года компания теряет сотни рабочих часов на одном сотруднике. Второй, более критичный пример, подсчитайте сколько времени уходит на ручное формирование шаблонов документов и договоров.

Дополнительно стоит учитывать скрытые потери:

• задержки оплаты из-за потерянных документов;
• срыв сроков согласования;
• риски претензий со стороны контрагентов;
• штрафы за отсутствие документов.

Шаг 4. Расставьте приоритеты по процессам

Не обязательно оцифровывать сразу все процессы.

Обычно первыми автоматизируют наиболее приоритетные:

1. согласование договоров;
2. обмен подписанными документами (ЭДО);
3. электронный архив с быстрым поиском;
4. контроль статусов документов;
5. формирование заполненных шаблонов.

Приоритет лучше отдавать процессам:

• с большим объемом документов;
• с высокой стоимостью ошибок;
• с большим количеством ручных операций.

Шаг 5. Проверьте уровень безопасности

При переходе на электронное делопроизводство важно оценить риски:

• кто имеет доступ к документам в соответствии с их классификацией (кадровые, финансовые, внутренние или внешние);
• как защищаются данные;
• где хранятся резервные копии;
• как разграничены права сотрудников;
• ведется ли история изменений.

Современные программные решения учета документов позволяют:

• ограничивать доступ по ролям;
• отслеживать действия пользователей;
• хранить историю согласований;
• использовать электронную подпись;
• автоматически создавать резервные копии;
• контролировать исполнения в удобных календарях.

Что должно быть результатом аудита

После завершения анализа компания должна получить:

• схемы текущих процессов;
• перечень проблемных зон;
• оценку затрат на каждой группе процессов;
• список процессов для приоритетной автоматизации;
• требования к программным решениям;
• план перехода на электронное делопроизводство.

Это позволяет внедрять изменения не хаотично, а поэтапно и с прогнозируемым результатом.

Как показывает практика множества внедрений ПО нашей командой «РП-Интеграция», компании, которые начинают цифровизацию с анализа процессов, обычно быстрее внедряют новые инструменты.