Система для совместной работы: топ-5 программ

Особенно остро вопрос подбора инструмента управления стоит там, где все или хотя бы часть сотрудников работает удаленно. На рынке представлено множество решений: облачных и с установкой на корпоративный сервер, от простых до всеобъемлющих. Но что выбрать для своего проекта или команды? Ниже — наиболее интересные продукты для управления задачами и сотрудниками.

Система для совместной работы: в чем преимущества

Вне зависимости от формата размещения такого софта, в облаке или On-Premise, системы управления задачами обеспечивают набор следующих преимуществ:

• Планирование и контроль задач — самый важный аспект таких систем. Задачи, вне зависимости от уровня и ранга руководителя, просматриваются как на ладони: где, что, когда и в чьей зоне ответственности.
• Упрощение коммуникаций — все рабочие переписки и обсуждения хранятся в одном месте, важные сообщения и идеи потерять невозможно. А чтобы не было утечек, можно настроить права доступа.
• Обмен и хранение документов — все важные файлы (документы, презентации, схемы и т.п.) доступны участникам команды в любое время.
• Автоматизация рутины — система сама может рассылать напоминания и уведомления, обмениваться данными с внешними сервисами.
• Рост продуктивности команды — правильный контроль стимулирует эффективность работы. Сотрудники быстрее справляются с задачами и меньше отвлекаются.
• Совместимость с удаленкой — удобно организовывать работу в том числе географически распределенных команд.

Обзор 5 лучших систем для совместной работы

Наиболее удобный формат систем управления для небольших и средних компаний — готовое облако (SaaS). Облако предполагает готовую инфраструктуру по подписке, без крупных разовых вложений и с официальной технической поддержкой. Только крупным компаниям подходит «коробка» или On-Premise. Ниже — возможности топовых систем совместной работы.

Projecto

Российский сервис для управления проектами, коммуникациями и документами (есть встроенная EDM-система). Наиболее интересен для малого и среднего бизнеса. Но будет полезен также для портфелей проектов и холдингов. Интерфейс интуитивно понятный, есть возможность настройки рабочих пространств под пользователя, предоставляется полнофункциональное мобильное приложение. Вариантов отображения задач предостаточно: списки, таблицы, канбан, календарный график, диаграмма Ганта и т.п.

Плюсы: встроенные отчеты и чаты, выгрузка данных, сквозной поиск с фильтрацией, возможность удобного делегирования задач и обоснованного отказа, перераспределение задач при увольнении, конструктор оргструктуры, сравнение календарей, подробные карточки сотрудников.

Минусы: нет бесплатного тарифа (например, для небольших команд), только триал на месяц. Пока скудный набор интеграций с внешними сервисами и нет API для написания своих модулей.

Yonote

Оригинальный российский сервис для совместной работы, построения диаграмм и планирования. Подходит для индивидуального использования, фрилансеров и небольших команд. Технически представляет собой продвинутые таблицы (браузерный интерфейс для работы с коллекциями данных). Интерфейс сложный, но зато точечно настраивается под клиента. Поддерживаются отображение задач в виде календарей, досок, схем (диаграмм связей), таблиц и списков.

Плюсы: встроенный ИИ, гибкая настройка под требования и структуру проекта, встроенная Wiki-система, расчет значений по формулам, хранилище файлов (в большинстве тарифов безлимитное) и онлайн-редакторы документов. Бесплатный тариф для небольших команд — до 5 человек.

Минусы: система чем-то напоминает конструктор, который еще нужно довести до ума — адаптировать под свой проект. Адаптация может занять много времени и сил. Функционал управления задачами слабый, нет нативных мобильных приложений.

Мегаплан

Своеобразный симбиоз CRM-системы, сервиса видеоконференций, базы знаний, системы управления проектами и программы складского учета. Может адаптироваться для предприятий любого размера, но должна особенно понравиться отделам продаж в роли универсального решения «для всего». Поддерживается IP-телефония, чаты, видеозвонки, проектирование бизнес-процессов и шаблоны (для ускорения запуска). Особо крупным предлагается коробочная редакция.

Плюсы: комплексная CRM, API и каталог приложений, триггеры для автоматизации, гибкие права доступа, все для обсуждений и переписки, дополнительные поля.

Минусы: больше нет бесплатного тарифа (только триал), перегруженный интерфейс, крайне долгое внедрение, высокая стоимость для крупных команд, требует времени на адаптацию.

Notion

Многофункциональный западный сервис для ведения баз знаний, заметок, управления задачами и проектами. Подходит для креативных команд, стартапов и ИТ-среды. Позволяет создавать максимально гибкие структуры: от таблиц и чек-листов до внутренних вики и CRM-систем. Работает через браузер и мобильные приложения, поддерживает совместную работу, шаблоны и интеграции. С недавних пор оснащен встроенным ИИ (на базе решения от OpenAI).

Плюсы: гибкость, единое пространство для данных, множество шаблонов, блочный конструктор, выносные формы, встроенный агрегатор почты, бесплатный тариф для команд, API и огромное количество интеграций.

Минусы: высокая кривая обучения, сервис официально отказался от аудитории из РФ и его не оплатить картами российских банков, возможны проблемы с производительностью на больших объемах данных.

Confluence

Корпоративная вики-система от Atlassian (Австралия), предназначенная для хранения и организации знаний, документов и регламентов. Часто используется в ИТ, в связке с трекером Jira. Подходит для средних и крупных команд, особенно в сферах, где требуется подробная внутренняя документация (база знаний). В наличии — настройка прав доступа, шаблоны, история изменений, система комментирования и доски для совместной работы.

Плюсы: надежная система хранения данных, интеграции с Jira и другими продуктами Atlassian, гибкие настройки доступа, интеграция с ИИ, встроенная система аналитики и отчетов, бесплатный тариф для команд до 10 человек.

Минусы: сложный интерфейс, не предназначена для управления задачами (для этого предлагается другой продукт), не оплатить из РФ (компания-владелец отказалась от российской аудитории).

Заключение

Возможно, вы расстроитесь, но универсального решения не существует. Выбор системы для совместной работы зависит от исходных задач и целей компании/проекта, предпочтений участников команды (топ-менеджеров), бюджета и особенностей внутренних рабочих процессов.

Чтобы выбранный инструмент устроил на 100%, его нужно всесторонне протестировать — в пилотных проектах и в реальных ситуациях. И только потом задумываться о полномасштабном внедрении.