Управленческий учет в проектном бизнесе: инструкция по применению

Почему стандартный учет не работает

Если вы считаете деньги как выручка минус расходы за месяц, то в проектном бизнесе вы гарантированно не будете видеть реальную картину. Ваша компания живет не месяцами, а проектами, и каждый проект — это отдельный мини-бизнес со своим бюджетом, сроками и денежным потоком.

Главная проблема: вы смотрите на красивый оборот в конце месяца, а денег на счетах нет. Или есть деньги, но вы не понимаете, какой проект их принес, а какой съел.

Блок 1. С чего начать: три отчета, которые спасут бизнес за неделю

Не пытайтесь внедрить сложную систему сразу. Начните с трех простых таблиц.

Совет 1. Введите «Реестр проектов»

Это база. Без нее вы ничего не посчитаете.

Что делать: Заведите таблицу в Excel а лучше сразу в учетной системе со следующими колонками:

• Название проекта
• Заказчик
• Сумма договора
• Получено денег (факт)
• Задолженность клиента (дебиторка)
• Плановые расходы (сколько должны заплатить подрядчикам и сотрудникам)
• Фактические расходы
• Плановая маржа (в рублях и %)
• Сроки
• Статус (идет / на паузе / закрыт)

Как использовать: минимум раз в неделю открываете и смотрите вместе с руководителями проектов:

1. У каких проектов большая дебиторка — берите деньги.
2. Какие проекты уходят в минус по факту — разбирайтесь, почему.

Совет 2. Считайте маржу, а не выручку

Выручка — это самообман. Маржа — это правда.

Что делать: по каждому проекту считайте два числа:

• Маржинальность плановая = (Сумма договора — Все planned расходы) / Сумма договора
• Маржинальность фактическая = (Получено денег — Все фактические расходы) / Получено денег

Норма: для услуг норма 20-30%, для интеграции оборудования 10-15%, для разработки ПО 30-40%. Если ваша маржа ниже — вы просто нанимаете людей и платите им зарплату, а сами работаете в ноль.

Совет 3. Сделайте платежный календарь на 4 недели

Проектный бизнес умирает не от убытков, а от кассовых разрывов.

Что делать: заведите таблицу с двумя блоками:

• Приходы: какие оплаты от заказчиков должны прийти на этой неделе и через неделю
• Расходы: зарплата, налоги, подрядчики, аренда

Правило: если на любой из ближайших 4 недель остаток на счетах уходит в минус — это опасно. Значит, через 2-3 недели вам нечем будет платить зарплату, даже если проект прибыльный.

Блок 2. Смета и контроль затрат: как не потерять прибыль внутри проекта

Совет 4. Запретите старт проекта без сметы

Если у проекта нет сметы с бюджетом и плановой маржой — проект не запускается.

Что должно быть в смете:

• Доходы по этапам (когда и сколько платит клиент)
• Расходы по статьям (зарплата, подрядчики, материалы, командировки)
• Плановая маржа
• Резерв на риски (минимум 5-10% от суммы)

Как проверять: минимум каждую неделю смотрите план-факт. Если фактические затраты превысили плановые на 10% — проект в зоне риска. Нужно либо резать расходы, либо договариваться с клиентом на доплату.

Совет 5. Считайте стоимость часа сотрудника

Это самое важное и самое сложное. Большинство проектных компаний теряют деньги, потому что не знают реальной стоимости часа своих людей.

Формула:
((Зарплата на руки/(1-ставкаНДФЛ) )× (1+ налоги с фот) × 1,2 (отпуска, больничные, простои)) / 160 (рабочих часов в месяц)

Пример:
Платите разработчику 150 000 на руки.
Себестоимость часа = ((150 000/0,87) × 1,302 × 1,2) / 160 = 1 707 руб/час

Вывод: если вы продаете час этого разработчика дешевле 1 707 руб., вы работаете в убыток. Срочно пересматривайте прайс.

Совет 6. Введите понятие «стоимость дня простоя»

Когда проект стоит, деньги утекают. Вы все равно платите зарплату, аренду, налоги.

Что делать: Посчитайте, сколько вы теряете, если проект задерживается на 1 день.
Формула: (Месячный ФОТ командыс налогами и резервами премий и отпусков + аренда + постоянные расходы) / 30

Допустимое количество дней просрочки:
(Плановая маржа проекта) / (Стоимость дня простоя)

Пример: плановая маржа проекта 300 000 руб., стоимость дня простоя 50 000 руб. Если проект задержится больше чем на 6 дней — он становится убыточным.

Блок 3. Управление загрузкой: как не убить команду

Совет 7. Введите лимит на количество проектов

Нельзя брать все проекты подряд. У команды есть предел.

Как считать:

• 1 сотрудник = 160 часов в месяц (реально рабочих часов 140-150)
• Посчитайте суммарный ресурс команды в часах
• Посчитайте, сколько часов нужно на текущие проекты
• Если загрузка > 80% — отказывайтесь от новых проектов или нанимайте людей

KPI: Утилизация = (Оплаченные часы / Все рабочие часы) × 100%
Норма: 70-80%. Меньше — вы переплачиваете за простой. Больше — команда выгорает и срывает сроки.

Совет 8. Считайте конверсию воронки

Проектный бизнес часто страдает от «пустых» продаж: менеджеры тратят время на переговоры, которые ничем не заканчиваются.

Что делать:

• Запишите этапы: Заявка Коммерческое предложение Переговоры Договор
• Посчитайте конверсию в деньгах и в штуках

Пример: Сделали 10 КП на 10 млн, заключили 2 договора на 2 млн. Конверсия 20%. Если она ниже рынка — меняйте менеджеров или качество КП.

Блок 4. Отчетность: что смотреть и когда

Совет 9. Три главных отчета

Не плодите лишнего. В проектном бизнесе достаточно трех отчетов:
 

Совет 10. Проводите летучки по цифрам

Отчеты бесполезны, если вы их просто складываете в папку.

Раз в неделю (15 минут):

• Смотрим статусы проектов
• Смотрим кассу на 4 недели вперед
• Решаем, у кого брать деньги, кому платить

Раз в месяц (1 час):

• Смотрим маржу по каждому проекту
• Смотрим загрузку команды
• Разбираем провальные проекты (почему ушли в минус)

После каждого проекта (30 минут):

• Итоговая рентабельность
• Ошибки и уроки (записываем, чтобы не повторять)

Коротко: 10 конкретных действий на завтра

1. Завести реестр проектов с маржой и долгами.
2. Посчитать реальную стоимость часа каждого сотрудника.
3. Перестать брать проекты, где маржа ниже 20% (кроме стратегических).
4. Запретить запуск проектов без сметы.
5. Сделать платежный календарь на месяц.
6. Посчитать стоимость дня простоя.
7. Определить лимит загрузки команды (в часах).
8. Начать раз в неделю смотреть статусы проектов.
9. После каждого проекта записывать, почему ушли в минус или плюс.
10. Перестать радоваться обороту — радоваться марже.

Если сделаете хотя бы первые пять пунктов, через месяц увидите, какие проекты реально кормят бизнес, а какие просто создают иллюзию работы.