Как уменьшить размер PDF-файла для отправки или загрузки

PDF-документы могут занимать много места, из-за этого файл невозможно отправить по электронной почте или загрузить в электронные системы. Особенно часто проблема возникает после сканирования и объединения страниц в один комплект. Приходится находить компромисс, как уменьшить размер PDF-файла без потери качества.

Что проверить перед сжатием PDF

Прежде чем выбрать метод уменьшения размера файла, пройдитесь по пунктам:

• Лимиты площадки. Узнайте точные требования почтового сервиса или личного кабинета на сайте. Если платформа поддерживает вложения большего объема, сжимать PDF-файл до минимума и терять качество изображений не следует.
• Содержимое файла. Определите, из чего состоит ПДФ: текст и графика сжимаются по разным алгоритмам, иногда достаточно просто уменьшить прикрепленные изображения.
• Требования к детализации. Если на сканах есть печати, подписи, таблицы или мелкий текст, агрессивное автоматическое сжатие может ухудшить читаемость этих элементов. В подобных ситуациях нужны программы с ручной настройкой параметров сохранения.
• Допустимый компромисс по качеству. Решите, насколько важна идеальная четкость картинок. Сохранять большое разрешение нужно, если макет пойдет на печать или PDF-презентация будет демонстрироваться на большом экране. В остальных случаях картинки можно ужать для экономии места.

Когда PDF лучше сжимать в программе на компьютере и как это сделать

При поиске метода, как сжать документ ПДФ, чтобы меньше весил, выбирайте программу на ПК в следующих случаях:

• Предстоит работа с персональными данными, клиентскими базами, служебной документацией и т. д. Важно предупредить утечку конфиденциальной информации.
• Нужно переслать по почте или разместить на сайте многостраничный ПДФ, содержащий сканы, иллюстрации, схемы. Многие веб-сервисы устанавливают лимит на размер загрузки.
• Значительно уменьшить размер PDF перед отправкой приходится регулярно, несколько раз в день. Запуск установленной программы экономит время: вам не нужно открывать лишние вкладки и ждать завершения загрузки. 
• Нет постоянного доступа к интернету. Десктопный софт автономен: вы не зависите от перебоев сигнала, можете работать в изолированной корпоративной сети.
• Стоит комплексная задача. Нужно не только найти способ, как уменьшить объем файла PDF, но и отредактировать его: удалить пустые страницы, выровнять ориентацию листов. Также вам может потребоваться преобразовать в ПДФ документы, созданные в Word или Excel.

Разберем 3 PDF-редактора, позволяющих быстро изменить объем файла на ПК.

PDF Commander

1. Запустите PDF Commander. В списке быстрых операций на левой панели найдите «Сжать документ». Выберите файл на жестком диске.

2. Укажите параметры сжатия. Вы можете выбрать предустановленные настройки или ввести свое значение.

3. После завершения обработки сохраните уменьшенный ПДФ-файл под тем же или новым именем.

Плюсы способа:

• можно создать PDF-документ из текстового файла или картинок и сразу сжать;
• при настройке параметров есть пояснения, как сжать файл PDF до нужного размера, чтобы не ухудшить качество;
• после завершения операции можно приступить к ручной оптимизации с помощью встроенных инструментов (удаление страниц, извлечение изображений и т. д.).

Минусы способа:

• функция сжатия без дополнительных настроек работает только для PDF-документов, содержащих изображения.

Сценарий использования: быстрое уменьшение объема ПДФ-документов, содержащих сканы, перед отправкой или передачей в архив.

Adobe Acrobat Pro

1. Откройте редактор. Нажмите «Ваш компьютер» и выберите «Обзор», чтобы найти папку с нужным PDF-файлом.

2. В списке инструментов щелкните на нужную функцию.

3. Перейдите к опции «Расширенная оптимизация». Укажите, какие элементы требуется сжимать: шрифты, изображения, сведения о пользовательских данных. Выберите параметры для изображений JPG в разных цветовых режимах.

4. После завершения обработки укажите путь сохранения.

Плюсы способа: 

• есть функция пакетного сжатия;
• можно загрузить PDF-файлы с компьютера и из облачных хранилищ;
• приложение можно установить на компьютер и телефоны с разными платформами: в App Store есть версия на iOS и mac OS, а в Play Market — на Android.

Минусы способа: 

• слишком сложные настройки, избыточные для типовых операций;
• ПО официально недоступно в РФ.

Сценарий использования: оптимизация печатных макетов и PDF-чертежей с большим числом графических элементов.

Master PDF Editor

1. Выберите «Открыть документ» и найдите нужный ПДФ-файл на своем ПК.

2. В меню найдите строку «Оптимизировать и сохранить как».

3. Настройте критерии сжатия и необходимые действия: преобразование полей форм в векторные рисунки или цветных изображений в черно-белые.

4. Пропишите экспортный путь и выберите название ПДФ-документа.

Плюсы способа: 

• предлагает удалить неиспользуемые элементы — пустые поля интерактивных форм, метаданные, комментарии и др.;
• позволяет выбирать уровень сжатия и алгоритм преобразования;
• можно сразу заархивировать файл или сохранить в формате PDF/A.

Минусы способа: 

• нет рекомендаций для новичков по выбору алгоритма сжатия и настройки разрешения.

Сценарий использования: подготовка к архивации полиграфических макетов с иллюстрациями и проектно-строительной документации с чертежами и эскизами.

В каких ситуациях можно воспользоваться онлайн-сервисом 

Если задача, как сжать файл для отправки по электронной почте, возникает эпизодически, можно обойтись без установки софта на компьютер или смартфон. Главное — убедитесь, что ваш ПДФ-документ не содержит критически важной информации. В этом случае загрузка в сеть может привести к утечке данных. 

Рассмотрим два инструмента для сжатия PDF-файлов онлайн.

PDF Maestro

1. Зайдите на сайт веб-редактора. Разверните список инструментов и в разделе «Упорядочивание» найдите «Сжать PDF».

2. Кликните «Начать редактирования» и загрузите PDF-файл или перетащите миниатюру из окна проводника в рабочую область.

3. Настройте параметры вручную или выберите автоматические установки.

4. Скачайте результат.

Плюсы способа: 

• не устанавливает лимиты на число операций;
• после завершения сеанса материалы автоматически удаляются;
• можно сразу перейти к дальнейшей обработке ПДФ-документа.

Минусы способа:  

• нет отдельной настройки алгоритмов для текста и изображений.

Сценарий использования: экспресс-сжатие PDF-файлов перед пересылкой по почте.

Sejda PDF (Сейда ПДФ)

1. На стартовой странице выберите в перечне операций «Сжать».

2. Загрузите ПДФ-документ с вашего устройства или с облачных дисков (Dropbox, Google Drive и др.) с помощью выделенной кнопки («Upload File»).

3. Установите качество сжатого изображения или нажмите «Больше настроек» («More Options»), чтобы перейти к расширенным параметрам.

4. Укажите подходящие значения и запустите операцию.

5. Сохраните результат на ПК или в облако.

Плюсы способа: 

• онлайн-версия адаптирована под мобильный браузер;
• доступен импорт по ссылке без скачивания на ПК или смартфон;
• можно отправить PDF-файл по ссылке получателю.

Минусы способа:

• без подписки установлен лимит — до 3 операций в час, размер ПДФ — до 50 МБ или до 20 страниц;
• интерфейс не полностью переведен на русский.

Сценарий использования: разовые операции по оптимизации PDF-файлов перед отправкой по эл. почте.

Как уменьшить PDF без отдельного инструмента сжатия

Иногда размер ПДФ-файла можно сократить практически в два раза даже без специальных программ и сервисов. В этом случае при решении задачи, как сжать ПДФ файл для отправки в налоговую инспекцию онлайн, нужно работать не только с памятью, но и с фактическим содержимым документа.

• Удалите дубликаты страниц, пустые листы. Можно также вырезать неинформативные данные: оглавление, список источников, необязательные иллюстрации, сузить поля и колонтитулы.
• Уменьшайте разрешение фотографий и сканов до вставки в документ. Сканирование в максимальном качестве заметно увеличивает размер — для большинства случаев достаточно разрешения 150 DPI (точек на дюйм).
• Некоторые платформы позволяют загружать несколько ПДФ. В таком случае не обязательно объединять все страницы в пакет, лучше оставить отдельные файлы меньшего объема.

Как сохранить читаемость PDF документа после компрессии 

При сильной компрессии ПДФ-документ становится значительно легче, но при этом может пострадать качество отображения и читаемость. Эти советы помогут решить задачу, как уменьшить вес ПДФ-файла без потери качества.

• При сканировании не пользуйтесь режимом «Максимальное сжатие». Если исходник содержит разделы, напечатанные мелким шрифтом, агрессивные алгоритмы сильно снижают качество: текст станет нечитаемым, детали неразличимыми.
• Перед отправкой откройте сканированный документ, увеличьте масштаб страницы и проверьте четкость мелких элементов.
• Сохраняйте оптимизированный PDF-файл под другим названием — если выбранные параметры компрессии окажутся чересчур агрессивными, вы сможете пересохранить исходник с новыми настройками.

Какой способ выбрать для почты, сайта или личного кабинета

Бонус: почему PDF не отправляется или не загружается

Чаще всего проблема возникает в следующих ситуациях:

• Превышен лимит почтового вложения. Большинство почтовых сервисов (Mail.ru, Яндекс.Почта, Gmail) устанавливают ограничения до 20–25 Мб. При поиске способа, как уменьшить ПДФ файл в размере для отправки, отдавайте предпочтения сервисам, позволяющим настраивать выходной объем.
• Ограничения электронных платформ. Сайт Госуслуг, тендерные площадки, внутренние системы банков часто устанавливают даже более жесткие лимиты, чем почтовые службы. Как правило, такие сайты принимают ПДФ-файлы размером до 5–10 МБ. 
• PDF целиком состоит из сканов или фотографий. Графические элементы занимают значительно больше места, чем обычный текст. Не сохраняйте при оцифровке изображения в GIF и TIFF — по сравнению с другими типами файлов они намного тяжелее. Лучше выбрать формат PNG, такие картинки лучше сжимаются.
• Многостраничные PDF-файлы. Каждый лист добавляет вес, особенно если на нем есть логотипы, таблицы, иллюстрации. Проверьте, нельзя ли удалить неинформативное содержимое, чтобы понизить общий вес PDF-пакета.
• Экспорт без оптимизации. Часто в текстовых и табличных редакторах Microsoft Office по умолчанию установлено сохранение в максимальном разрешении для печати. На мониторе разница между стандартным и избыточным качеством PDF мало заметна. Не забудьте поменять настройки экспорта, например используйте опцию «Оптимизировать перед сохранением».

В заключение

Выбор способа, как лучше уменьшить размер ПДФ файла на компьютере для отправки по почте или загрузки на сайт, зависит от типа вашего документа и требований к безопасности. Если нужно убавить объем многостраничных сканов, содержащих конфиденциальные данные, выбирайте десктопные инструменты. Также специализированные программы необходимы при регулярной работе с ПДФ.

В случае, когда требуется разовая отправка материалов, не содержащих коммерческие секреты, будет достаточно онлайн-сервисов. Также они помогут, если нужно облегчить вес PDF на телефоне в мобильном браузере.