Топ сценариев применения IDP-сервиса

Практически любой корпоративный процесс — от найма и увольнения сотрудников до закупок и продаж — начинается и заканчивается документом. Чем выше объем документооборота, тем заметнее его влияние на скорость, стоимость и качество бизнес-процессов. С какими типичными проблемами обработки документов сталкиваются компании и как их решить с помощью ИИ — в колонке Анастасии Петелиной, управляющего директора кластера SL Soft AI компании SL Soft.

Ручной перенос данных из документов в учетные системы, сопоставление сведений о контрагентах, сроках, услугах с внешними и внутренними базами или между документами, проверка наличия подписей или обязательных условий в договорах — все это становится источником «хронических проблем» любой компании. Подобная рутина не только поглощает бюджеты на фонд оплаты труда (ФОТ) и замедляет операционные процессы, но и несет в себе риски штрафов и других финансовых потерь из-за ошибок, несоблюдения сроков сдачи финансовой отчетности и проведения закрывающих документов. При этом данные издержки редко напрямую связывают с тем, как именно организована работа с документами. В результате бизнес годами борется с «симптомами» проблемы, пытаясь компенсировать системную неэффективность раздутым штатом, сверхурочной работой и избыточным контролем.    

Цифровизация с помощью классических систем электронного документооборота (СЭД или КЭДО) хоть и решает задачи маршрутизации, согласования и хранения, но не устраняет полностью необходимость ручной обработки документации, скорее — только меняет ее форму. Это происходит потому, что документы, как правило, поступают в систему как сканы без распознанного текстового слоя — с ними классические инструменты не умеют работать. Фактически система аккумулирует файлы в удобном месте — сканировать их, как в случае работы с бумажными документами, уже не нужно, что экономит время, но анализ содержания, проверка комплектности, извлечение и валидация данных по-прежнему лежит на плечах сотрудников.

Решением этих проблем выступают IDP-приложения — сервисы интеллектуальной обработки документов. Такие продукты позволяют минимизировать ручной труд, сокращать число ошибок и ускорять критически важные процессы всей организации.

Что такое IDP-сервисы (Intelligent Document Processing)

В основе этих программных продуктов лежит несколько технологий: оптическое распознавание символов (OCR), машинное обучение (ML), большие языковые модели (LLM), выделение именованных сущностей (NER) и другие инструменты интеллектуальной текстовой аналитики.

Базовые функции IDP-сервисов включают:

• распознавание и разделение файла на отдельные документы,
• категоризацию и сортировку документов,
• маршрутизацию с учетом типа,
• извлечение и валидацию ключевых атрибутов,
• проверку комплектности и формирование пакета документов,
• генерацию документов по шаблонам.

Продвинутые продукты, как, например, IDP-сервис кластера SL Soft AI, дают больше функциональных возможностей:

• междокументарную сверку,
• сравнение версий документов и выявление изменений,
• интеллектуальный поиск информации по смыслу и контексту,
• проверку содержания на риски, коррупциогенные факторы и соответствие требованиям,
• генерацию текстов, например, правок или пунктов в договорах.

Зрелые IDP-сервисы предоставляют интерфейс, ориентированный на бизнес-пользователя, где настройка правил обработки документов и обучение моделей выполняется без программирования и помощи ML-инженеров. Пользователи могут использовать готовые библиотеки для стандартных форматов документов или быстро адаптировать систему к распознаванию новых типов документов и создавать собственные правила их обработки. Такой подход сокращает время внедрения и делает автоматизацию гибкой, без необходимости погружаться в технические детали.

После настройки IDP-сервис интегрируется с корпоративными системами — СЭД, ERP, CRM — и работает в фоновом режиме. Благодаря взаимодействию с RPA-роботами и ИИ-агентами можно дополнительно выстаивать непрерывные (end-to-end) процессы, связывая разные источники, документы и системы в единую цепочку для достижения результата.

Сценарии применения IDP-сервисов

Широкие возможности интеграции IDP-сервисов в существующий ИТ-ландшафт позволяют охватить весь спектр бизнес-процессов — от универсальных и рутинных функций бэк-офиса до специфических отраслевых задач. Рассмотрим ключевые сценарии, универсальные практически для любой компании или госучреждения.

Бухгалтерия и финансы

IDP-сервис автоматизирует обработку первичной документации (счетов-фактур, актов выполненных работ, УПД и пр.) и сверку с контрагентами. Сервис выделяет атрибуты, переносит их в СЭД, создает карточки документов, проводит арифметические проверки сумм, сверяет реквизиты поставщиков со справочниками, проверяет соответствие сроков поставки или оказания услуг, указанных в договоре.

IDP-сервис обеспечивает точность до 98%, что минимизирует риски штрафов и доначислений, связанных с ошибками ручного ввода. По нашей практике, продукт позволяет ускорить ввод первичных данных в учетные системы до 10 раз, что критически важно в периоды закрытия месяца и отчетности. Это также высвобождает значительные ресурсы: до 80% времени сотрудников перераспределяется с монотонного перепечатывания данных на функции контроля и анализа. В конечном счете бухгалтерия снижает операционные издержки и значительно ускоряет финансовые циклы компании.

Юридические службы

С помощью IDP-сервиса юристы оперативно выявляют риски в договорах, проверяют наличие обязательных или критических формулировок, автоматизируют подготовку шаблонов документов и протоколов разногласий, а также сравнивают различные версии документов, где выделяются все различия. 

Таким образом продукт значительно ускоряет весь цикл согласования договоров, позволяя юридическому подразделению обрабатывать больший объем контрактов без необходимости расширения штата. Продукт обеспечивает всесторонний контроль содержания документов и минимизирует вероятность ошибок в ходе их проверок. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, снижает число итераций правок, повышает уровень удовлетворенности внутренних заказчиков.

Кадры и HR

IDP-сервис используется для потоковой обработки документов кандидатов при приеме на работу — паспортов, дипломов, ИНН, СНИЛС, трудовых книжек и пр. Сервис распознает даже сложные элементы (например, рукописный текст и печати), извлекает ключевую информацию, сопоставляет данные с внутренними базами и анализирует полноту всего комплекта документов. Это значительно ускоряет процесс найма, сокращая время от первого контакта с кандидатом до его официального оформления, и существенно снижает рутинную нагрузку на HR-специалистов.  

Делопроизводство

IDP-сервис помогает автоматизировать регистрацию входящей корреспонденции, классифицировать ее по типам и мгновенно маршрутизировать с привязкой к ответственным подразделениям или специалистам. Дополнительно технология позволяет организовать интеллектуальные архивы с возможностью семантического поиска информации по всему массиву документов на естественном языке. Из опыта реализации проектов SL Soft для крупных компаний-заказчиков, это на 30% ускоряет процесс поиска информации в архивах.

Закупки

На базе IDP-сервиса проводятся проверка комплекта тендерной документации, сверка предложений поставщиков с техническими заданиями, формирование начальной закупочной цены договора и подготовка шаблона договора после тендера для старта работ.

Автоматизация этих процессов обеспечивает прозрачность, контроль и минимизацию рисков на каждом этапе закупочной деятельности, а также позволяет существенно сократить сроки проверки документации и исключить человеческий фактор. Повышается общая эффективность закупочного цикла компании и скорость заключения контрактов.

Эти тезисы подтверждает опыт SL Soft в реализации подобных проектов. Например, при работе с крупной строительной компанией время обработки претензий сократилось на 50%, благодаря чему число урегулированных на досудебном этапе дел увеличилось на 30%. В другом кейсе специалисты по закупкам государственного учреждения прежде тратили пять рабочих дней на проверку тендерных документов, внедрение IDP-сервиса позволило сократить это время до одного дня, а возможность успешного участия в торгах повысилась на 25%. Также есть пример проверки договора страхования — каждый такой документ требовал анализа сотен оговорок, зависящих от различных параметров (тип страхования, класс бизнеса и т.п.). Благодаря автоматизации время обработки сократилось в шесть раз — с 2–3 часов до 20–30 минут.

Возможно реализовать сценариев обработки с учетом отраслевой специфики:

• Ритейл: IDP-сервис помогает в автоматическом распознавании и обработке этикеток продукции для создания карточек товаров в системах управления мастер-данными, запасами и логистикой. Это ускоряет процесс ввода товаров в ассортимент розничной сети и упрощает взаимодействие с поставщиками.
• Банковский сектор: проверка полноты пакетов документов для открытия расчетно-кассового обслуживания (РКО), оперативная обработка запросов от госорганов, организация эффективного кредитного конвейера. Таким образом финансовые организации могут повысить качество клиентского сервиса, а также до пяти раз снизить операционные издержки.
• Страхование: анализ и верификация комплектов документов для осуществления страховых выплат. IDP-сервис помогает ускорить процесс урегулирования убытков в разы, что напрямую влияет на лояльность страхователей и скорость финансовых циклов компании. Минимизация ручных операций снижает риск мошенничества и ошибок при расчетах выплат.
• Промышленность: работа со сложными чертежами, технической и проектной документацией. Это сокращает сроки разработки и согласования проектов.
• Госуправление: автоматизация обработки обращений граждан, маршрутизация входящей корреспонденции и верификация документов при предоставлении госуслуг. Внедрение технологии повышает прозрачность работы ведомств, ускоряет обработку запросов и снижает административную нагрузку, улучшая качество предоставляемых населению услуг.

По мере  того, как сценарии применения IDP-сервиса расширяются на разные подразделения компании, обработка документов становится дешевле для бизнеса: единый инструмент снижает совокупную стоимость владения продуктом.