Налоговые аспекты работы с самозанятыми и фрилансерами

Все больше специалистов предпочитают гибкие формы занятости и удаленную работу, компании активно привлекают внешних исполнителей вместо штатных работников.

Такой формат сотрудничества имеет свои преимущества, но также требует понимания налоговых рисков для работодателя.

В последние несколько лет ФНС усилила контроль за «серыми» схемами, включая неофициальное трудоустройство по договорам ГПХ. Количество споров о переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые особенно возросло в сферах IT, торговли и логистики.

В данной статье разберем, как компании и индивидуальные предприниматели могут легально сотрудничать с исполнителями в статусе самозанятых и фрилансерами, минимизировать налоговые риски и избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Самозанятые — это физические лица, зарегистрированные в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (НПД).

Они платят налог по ставке 4% при работе с физическими лицами, 6% — с юридическими лицами и ИП. Самозанятые освобождены от уплаты НДФЛ, страховых взносов и подачи декларации, поскольку налог автоматически рассчитывается и перечисляется через мобильное приложение «Мой налог».

Фрилансеры — это собирательное название для всех внештатных специалистов, работающих без оформления трудовых отношений.

Статус фрилансеров не определен законом, для них не предусмотрено особого налогового режима или вида налога.
Главное отличие — в налогообложении и отчетности. Самозанятый платит НПД, тогда как физические лица без статуса не декларируют доходы и не уплачивают налоги за свою деятельность, что создает значительные риски для заказчиков.

Когда компания работает с частным лицом, не зарегистрированным как самозанятый или ИП, у нее возникает обязанность уплаты подоходного налога и страховых взносов. Это требование нельзя исключить соглашением сторон, даже при взаимной договоренности.

В случае неисполнения обязательств, ФНС может применить санкции: штраф по статье 123 НК за неуплату налогов, и по статье 119 — за отсутствие декларации. На сумму задолженности будет начислена неустойка.

Эти последствия наступят, если налоговые органы обнаружат признаки скрытых трудовых отношений.

Их можно определить по статье 19.1 Трудового кодекса:

• постоянный характер работы, а не разовый заказ;
• подчинение правилам внутреннего трудового распорядка компании;
• регулярные выплаты фиксированных денежных сумм в одинаковом размере;
• предоставление постоянного рабочего места.

Важно помнить, что неустранимые сомнения при рассмотрении споров о признании отношений, возникших на основании договора ГПХ, трудовыми отношениями, толкуются в пользу наличия трудовых отношений.

Как минимизировать налоговые риски

1. Перед началом сотрудничества следует убедиться, что фрилансер:

• зарегистрирован как плательщик НПД (запрашиваем справку из приложения «Мой налог»); или
• зарегистрирован как ИП (запрашиваем выписку из ЕГРИП); или
• готов оформить любой из перечисленных статусов, если его нет.

Важно, чтобы подтверждающие документы были актуальными и достоверными.

2. Необходимо грамотно составить договор ГПХ:

• в договоре четко определить предмет. Это должен быть конкретный результат, а не процесс;
• нужно избегать формулировок и условий, типичных для трудового договора, и обязательно проверить договор на отсутствие трудовых элементов, в частности: конкретного периода работы, времени и графика работы, регулярной оплаты услуг в фиксированном размере, подчинения локальным актам компании, страховых взносов и премии.

3. Нужно подтвердить все выплаты:

• актами выполненных работ;
• чеками (если исполнитель — самозанятый).

Важно, что для крупных проектов, сумма которых превышает 2,4 млн рублей, статус самозанятого не подойдет, исполнителем в этом случае может быть только физическое лицо с регистрацией в качестве ИП.

Сотрудничество с самозанятыми и фрилансерами — удобный инструмент для бизнеса, но только при правильном оформлении и соблюдении закона. Компаниям важно контролировать статус исполнителя, избегать длительного сотрудничества с физическими лицами без статуса, исключать минимальные признаки трудовых отношений и документально подтверждать все выплаты.