Как процессная аналитика помогает компаниям в металлургии

В металлургической промышленности бизнес можно представить как совокупность производственных и вспомогательных процессов. Основные процессы — добыча, транспортировка, переплавка руды — взаимодействуют не только друг с другом, но и с поддерживающими процессами в департаментах закупок, продажи, финансов, HR и ИТ. Неполадки в одном звене бизнеса сразу сказываются на всей производственной цепочке. 

Иногда причины торможения в процессах очевидны. Например, если производство встало из-за поломки критически важного оборудования. Но когда проблема не лежит на виду, для ее поиска и устранения требуется системный анализ. 

Процессная аналитика — это инструмент для исследования данных о повторяющихся операциях. Его применяют, когда обнаружить проблему вручную практически невозможно из-за большого объема данных. Процессный анализ дает бизнесу возможность найти проблемы, предупредить ошибки и оптимизировать процессы на основе точной информации. 

Специфика применения процессной аналитики в металлургии

Основные процессы в добывающей промышленности не могут быть оцифрованы и поэтому не поддаются процессному анализу. Практически нереально учитывать данные о добыче руды или производстве чугуна и стали в информационных системах, чтобы потом выгрузить их для анализа. Поэтому для анализа подходят только второстепенные процессы, например логистика или закупка.

По тем процессам, которые можно оцифровать, формируется большой объем данных. Одному бизнесу в индустрии могут принадлежать несколько металлообрабатывающих заводов, логистические и торговые компании. Аналитики собирают информацию для анализа от всех организаций и получают огромный массив данных, требующий дополнительных мощностей системного оборудования. 

Часто проблемы бизнеса лежат на стыке процессов и требуют мультипроцессного анализа. Например, завод получает заказ на отгрузку партии труб, но для изготовления нужного объема на производстве недостаточно концентрата, его необходимо приобретать. В этом случае приходится прослеживать взаимосвязи между процессами продаж, производства и снабжения. Именно на стыках процессов чаще всего возникают «узкие места», которые тяжело поддаются ручному анализу.

Покажем на примерах, каких результатов можно добиться, исследуя различные процессы в металлургической промышленности, например, с помощью готового инструмента  VK Process Mining. 

Закупки: устранить ошибки в согласовании заказов 

Внедрение процессной аналитики в металлургии легче всего начать с закупок, потому что этот процесс практически всегда полностью оцифрован и по нему легко собрать необходимые данные. С помощью процессной аналитики можно отследить нарушения в согласовании закупок. 

Например, анализ регламентов одной металлургической компании показал, что часть заказов оформляется не по правилам, а в обход всех согласований. Выяснилось, что если в заказ вносились изменения, то шаг «Одобрение» становился в системе необязательным. Так удалось выявить и закрыть лазейку для недобросовестных менеджеров и обезопасить процессы.

Продажи: ускорить процесс, проконтролировать оплаты, организовать своевременный сбыт продукции 

Продажи — один из ключевых процессов любого бизнеса, так как именно там происходит основное взаимодействие с клиентами. Process Mining поможет оптимизировать работу с заказчиками:

• Убедиться в исполнении условий отгрузки товаров. Если по договору отгрузка должна происходить только после оплаты, процессная аналитика поможет выявить и оптимизировать ситуации, в которых по каким-то причинам товар передают клиенту до получения оплаты.
• Сократить процесс продаж от оформления заказа до получения оплаты по договору. Процессная аналитика может идентифицировать действия сотрудников или сбои в системе, которые тормозят переход сделки с одного этапа на другой.
• Устранить необоснованные задержки в отгрузках товаров. Благодаря этому вырастет общий уровень удовлетворенности заказчиков.

Например, анализ процессов в одной из металлургических компаний позволил определить причину, по которой часть заказов отгружалась клиентам без оплаты. Выяснилось, что за процесс отправки клиентам счетов на оплату отвечали две программы, при этом одна создавала счета, а другая при определенных условиях удаляла их. Как только программы скорректировали, количество неоплаченных заказов сократилось. 

Транспортировка: сократить расходы, скоординировать процессы логистики, продаж и снабжения

Перевозка грузов в металлургии всегда связана либо со снабжением, либо с продажами, поэтому для оптимизации логистики используют мультипроцессный анализ:

На стыке с продажами и закупками. С помощью мультипроцессного анализа в одном из кейсов удалось определить, что компания переплачивала за транспортировку товаров: платили не только за доставку до заказчика, но и за обратную дорогу, когда грузовая машина ехала пустой. После того как нашли проблему, стали проверять, нет ли в городе назначения материалов или комплектующих, которые были необходимы на производстве. Так удалось оптимизировать загрузку обратных рейсов и снизить издержки.

На стыке с клиентским сервисом. На одном из предприятий клиенты стали жаловаться на ухудшение качества продукции. Мультипроцессный анализ отгрузок, логистики и оценки качества товаров выявил, что из-за сбоя в системе для некоторых партий товаров оценка качества проводилась уже после того, как продукция передавалась клиентам. Процессы скорректировали, на отгрузку стали отправлять только проверенные партии товаров. Степень удовлетворенности заказчиков вернулась к прежнему уровню, и бизнес больше не терял клиентов.

Финансы: оптимизировать дебиторскую и кредиторскую задолженность

В металлургической промышленности компании часто предоставляют отсрочку платежа своим клиентам и пользуются такими же привилегиями у своих поставщиков. Поэтому финансовые департаменты компаний следят за сроками исполнения обязательств с учетом условий договоров. 

Когда компания дает клиенту возможность отсрочить платеж, у бизнеса возникает дебиторская задолженность. Если клиентов с дебиторской задолженностью много,  даже незначительные отклонения от регламентов в финансовых процессах могут привести к денежным потерям. Процессная аналитика помогает настроить уведомления, чтобы финансовый департамент вовремя получил оплату. 

Процессы, связанные с кредиторской задолженностью, отзеркаливают оптимизацию дебиторки. Но в этом случае компания контролирует своевременную оплату собственных счетов. Так у поставщиков не возникает претензий из-за просроченных оплат, и они не предъявляют бизнесу требований по уплате неустоек. 

Техобслуживание оборудования: вовремя планировать профилактический ремонт

Если на производственной линии внезапно выходит из строя оборудование, компании нужно срочно решать множество задач: от починки или замены станка до согласования новых дат поставки продукции клиентам. Поскольку простой оборудования из-за поломки не классифицируется как форс-мажор по договору, в таких ситуациях бизнес вынужден компенсировать заказчикам несоблюдение контрактных сроков поставки.

Процессный анализ данных о работе производственного и складского оборудования и грузового транспорта помогает оптимизировать уход за основными средствами организации. Это помогает уменьшить вероятность внезапных поломок и простоя производственных и логистических процессов.

Управление персоналом: автоматизировать рутинные процессы

Любой бизнес зависит от людей, но именно человеческий фактор часто становится причиной неэффективных процессов. Задачи дублируются, сотрудники не следуют регламентам, сроки согласований затягиваются, компания тратит лишние деньги на аутсорс. В результате — неразбериха и ненужные расходы.

Процессная аналитика помогает выявить слабые места и понять, какие рутинные этапы можно автоматизировать. Это снижает влияние человеческого фактора, исключает задвоение работы и повышает дисциплину в исполнении задач. Компании оптимизируют бюджет и освобождают сотрудников от рутинной нагрузки, позволяя им сосредоточиться на более важных задачах.

Итоги

Из-за специфики индустрии процессный анализ в металлургии невозможно применить к таким процессам, как добыча руды или производство чугуна или проката. Однако процессная аналитика становится важным инструментом для оптимизации управления производственными активами, продажами, закупками, логистикой и административными процессами бизнеса. Благодаря анализу больших данных на производстве можно избежать внезапных поломок оборудования, обеспечить лояльность клиентов и избежать лишних трат.