Обязан ли работник состоять в рабочем чате: правовые аспекты

Рабочие чаты в мессенджерах стали привычным инструментом делового общения. Однако на практике у работников возникает вопрос: может ли работодатель обязать сотрудников использовать личные аккаунты для рабочих задач и исполнять поручения, размещенные в таких чатах.

Мессенджер — не обязанность по умолчанию

Трудовое законодательство не позволяет работодателю в одностороннем порядке обязать сотрудника использовать личные мессенджеры или регистрироваться в социальных сетях для служебных целей.

Такое взаимодействие возможно только при соблюдении ряда условий:

• наличии соглашения сторон трудового договора;
• письменного согласия работника на обработку персональных данных (в том числе номера телефона);
• согласия на использование личного имущества в служебных целях.

Без выполнения этих условий требование работодателя будет неправомерным.

Когда использование мессенджеров допустимо

Работодатель вправе определять инструменты выполнения трудовой функции, включая использование мессенджеров. Однако при этом он обязан обеспечить работника необходимыми средствами труда.

Это означает, что компания может обязать использовать конкретное приложение или сервис, если это связано с трудовыми обязанностями и/или работнику предоставлено соответствующее оборудование (например, служебный телефон или корпоративная сим-карта).

Обязать использовать личный телефон и личные аккаунты без согласия сотрудника работодатель не вправе.

Использование личного телефона — только с компенсацией

Если работник соглашается использовать личное устройство в служебных целях, ему полагается компенсация. Это предусмотрено трудовым законодательством: работодатель обязан возместить расходы и износ личного имущества, используемого в его интересах.

Размер компенсации определяется соглашением сторон и должен быть закреплен письменно.

Персональные данные: важный аспект

Использование мессенджеров связано с обработкой персональных данных. В частности, к таким данным относится номер мобильного телефона, поскольку позволяет идентифицировать человека.

Соответственно, включение сотрудника в рабочий чат через личный номер возможно только при его добровольном согласии на обработку персональных данных. Принудить работника к такому согласию работодатель не вправе.

Позиция Роструда и инспекций

Подход контролирующих органов в целом подтверждает эту логику.

Так, специалисты Роструда указывают, что работодатель вправе требовать использования служебного чата в мессенджере только в рамках трудовой функции и при условии, что такая обязанность закреплена во внутренних документах компании.

При этом отдельно отмечается, что законодательство не устанавливает обязанности выплачивать компенсацию именно за участие в рабочих чатах на личном телефоне.

В свою очередь, в разъяснениях государственной инспекции труда подчеркивается: если работодатель считает использование мессенджеров необходимым условием труда, он должен самостоятельно обеспечить такие условия.

Когда поручения в чате обязательны

Работодатель может закрепить, что поручения, размещаемые в мессенджерах, обязательны для исполнения. Однако это возможно только при соблюдении ряда условий:

• порядок использования мессенджеров закреплен в локальных нормативных актах;
• работник дал письменное согласие на использование личного телефона и обработку персональных данных;
• оформлено соглашение о компенсации расходов;
• определено, в рамках каких обязанностей используется мессенджер.

Только при таком подходе рабочий чат становится полноценным инструментом трудового процесса, а не неформальным каналом коммуникации.

Что важно учесть работодателям

На практике многие компании используют мессенджеры без оформления необходимых документов. Это создает риски:

• оспаривание дисциплинарных взысканий;
• претензии со стороны сотрудников;
• вопросы со стороны контролирующих органов.

Чтобы их минимизировать, работодателю важно заранее определить правила использования мессенджеров и корректно оформить все необходимые документы.