Снабжение без сбоев: практика подготовки к планированию

Подготовка к планированию снабжения представляет собой многогранный процесс, который требует системного подхода и активного кросс-функционального взаимодействия. Эффективная организация этого процесса не только способствует успешному выполнению производственных планов и заказов клиентов, но и создает возможности для внедрения более сложных процессов, таких как Integrated Business Planning (IBP). Важно учитывать потенциальные риски и ловушки, которые могут возникнуть на этом пути, чтобы обеспечить надежность и эффективность планирования.

В этой статье мы рассмотрим основные аспекты подготовки к планированию снабжения, выявим возможные узкие места и предложим рекомендации по их преодолению.

Для создания управляемого и эффективного процесса подготовки к планированию снабжения необходимо не только иметь доступ к актуальной информации и современным инструментам, но и активно взаимодействовать со всеми участниками процесса. Формирование команды, включающей представителей ключевых подразделений (производства, логистики, закупок и финансов), позволит выработать комплексный и согласованный подход к планированию. 

1. Актуальные данные о потребностях — основа успешного планирования

Идеальный результат: обязательное условие эффективной работы снабжения — постоянный доступ к актуальной информации о потребностях всех бизнес-функций и производственных участков предприятия в режиме реального времени. Данные о материалах, их характеристиках, срочности запросов, возможных аналогах и других параметрах всегда доступны и своевременно обновляются при любых изменениях.

Типичные проблемы и ошибки:

• Использование неполных данных о потребностях или устаревшей информации может привести к недостатку материалов и, как следствие, к простоям в производстве и срыву заказов.
• Отсутствие информации о замораживании сроков проектов приводит к избыточным запасам материалов и замороженному оборотному капиталу.

Рекомендации:

• Организуйте регулярный сбор и актуализацию потребностей, обеспечьте обновление информации о потребностях в режиме онлайн.
• Договоритесь с «внутренними» заказчиками о том, что они будут определять брутто-потребность в материалах на плановый период, а не вычислять объем к закупке.
• Разделите функционал и устраните его дублирование — зафиксируйте зоны ответственности.

2. Ценовой мониторинг — обязательный инструмент для бюджетирования

Идеальный результат: компания регулярно проводит ценовой мониторинг для составления достоверного бюджета, который соответствует потребностям в материалах, обеспечивает исполнение плана закупок с заданным уровнем точности. Бюджет всегда учитывает анализ рыночных цен, сроков и условий контрактов, что позволяет снизить риск возникновения неожиданных расходов.

Типичные проблемы и ошибки:

• Использование устаревших цен, даже с поправкой на инфляцию, может привести к значительным отклонениям от планового бюджета при проведении закупок.
• Работа только с ограниченным пулом поставщиков приводит к тому, что в бюджет будут заложены либо слишком высокие, либо слишком низкие цены.
• При дорогом финансировании или срыве исполнения заказов возникает риск получить значительные штрафы, рост издержек и потерю репутации на рынке.

Рекомендации:

• Используйте автоматизированные системы для запроса прайс-листов, парсинга сайтов производителей и анализа ранее заключенных договоров. Это поможет минимизировать трудозатраты и исключить ошибки за счет человеческого фактора.
• Установите долгосрочные отношения с поставщиками для получения более выгодных условий.
• Рассчитывайте начальную максимальную цену по контракту (НМЦК) на основе выборки как минимум из 3–4 поставщиков.

3. Своевременное наполнение справочников — ключ к оптимальному плану снабжения 

Идеальный результат: в компании выстроен процесс наполнения и актуализации нормативно-справочной информации (НСИ) на регулярной основе. НСИ является единственным достоверным источником данных по материалам для всех систем и подразделений предприятия. Разработана простая процедура выбора материалов по заданным характеристикам и параметрами у российских и зарубежных поставщиков, а также автоматизированный поиск материалов-заместителей из имеющихся запасов. Вы легко и быстро можете найти нужный материал или его аналог на замену. 

Типичные проблемы и ошибки:

• Если в базе компании некорректная номенклатура или характеристики материалов, то специалистам сложно искать актуальные предложения на рынке, особенно в условиях дефицита времени и ухода части зарубежных поставщиков.
• «Замусоренные» годами справочники, где информация о МТР может храниться под разными наименованиями, ведут к дублированию товарных остатков.
• Отсутствие информации о возможных заменителях ведет к задержкам на производстве.

Рекомендации:

• Настройте процесс регулярной актуализации данных и поддерживайте качество НСИ.
• Сделайте процедуры регистрации новых контрагентов и материалов постоянной частью работы с информацией.
• Используйте специализированные ИТ-инструменты для управления НСИ как элемент базовой цифровизации. 

4. Система уведомлений о событиях — путь к снижению задержек и потерь 

Идеальный результат: на предприятии выстроен процесс своевременного обновления информации по актуальным статусам от поставщиков о ходе изготовления и доставки материалов/оборудования, для того чтобы оперативно реагировать на возможные отклонения.

Типичные проблемы и ошибки:

• Если поставщик не уведомляет вовремя предприятие о задержках, это затрудняет возможность быстрого поиска замены необходимым материалам для производства.
• Не приходят данные о повреждениях или утрате свойств материалов — навряд ли получится оперативно найти им альтернативу на складах или заказать новые.
• Если на предприятии не настроен процесс по оперативным уведомлениям об изменениях в графике строительства или заморозке стройки, то специалисты не смогут вовремя отказаться от закупки ненужных материалов.
• Задержка информации о проблемах с трансграничными платежами затрудняет оперативный поиск альтернативных каналов оплаты.

Рекомендации:

• Установите двусторонний обмен информацией с каждой бизнес-функцией и контрагентом о механизмах и инструментах для передачи информации о ходе закупки, производства и поставки.
• Создайте единое информационное поле, где будут фиксироваться изменения и отклонения в планах.
• Автоматизируйте обработку информации о событиях для мониторинга исполнения плана, прогнозирования сроков поставки материалов и расчета сценария компенсации отклонений. Это поможет избежать задержек и улучшить реакцию на изменения. 

5. Оперативный учет — основа эффективного управления материалами

Идеальный результат: на предприятии работает система оперативного учета материалов, где в реальном времени фиксируется информация об их движении, что позволяет использовать материалы в производственных процессах без задержек. Система оперативного учета работает в связке с бухгалтерским учетом, но является основным источником информации о движении материалов и операций с ними для реализации производственной программы. 

Типичные проблемы и ошибки:

• Учет материалов на основе бухгалтерских операций приводит к отставанию от реальных бизнес-процессов и, как следствие, к несоответствию данных между фактическим движением материалов и данными бухгалтерского учета.
• Если сотрудники компании ведут параллельный «бумажный» учет для решения повседневных задач, это сильно затрудняет принятие качественных управленческих решений и вызывает сбои в работе из-за ошибок в данных. 

Рекомендации:

• Создать независимый автоматизированный контур учета материалов.
• Обеспечить автоматическое отражение данных о движении материалов в бухгалтерском учете.

6. Распределение ответственности для устранения серых зон

Идеальный результат: функция МТО действует как проактивный сервис для внутренних заказчиков, обеспечивая соблюдение плановых сроков и бюджетов, а также прогнозируя возможные отклонения и оперативно на них реагируя. В компании четко распределены зоны ответственности между МТО и смежными подразделениями, устранены серые зоны и организована эффективная работа в сквозном режиме. 

Типичные проблемы и ошибки:

• Децентрализованная структура и отсутствие персональной ответственности могут привести к разрывам функции и серым зонам в процессе снабжения.
• Нестабильность в управлении не позволит эффективно реагировать на внешние и внутренние вызовы.

Рекомендации:

• Выбрать оптимальный для вашей компании уровень централизации управления снабжением.
• Создать единые стандарты взаимодействия и управления функцией МТО и других функций, направленных на достижение результата предприятия, чтобы обеспечить согласованность действий всех подразделений.
• Четко разграничить зоны ответственности по операциям, чтобы избежать разрывов и ситуаций, когда за определенные действия никто не отвечает.
• Обеспечить целостность основного процесса МТО, где конечным результатом является удовлетворение потребности, а не просто отдельные операции, такие как закупка или перемещение материала. 

7. Общие цели — важность единого подхода к показателям

Идеальный результат: функция снабжения работает как сервис, который обеспечивает основные бизнес-функции предприятия. Ключевые показатели эффективности (KPI) всех подразделений сформированы с фокусом на достижение целевого результата предприятия. 

Типичные проблемы и ошибки:

• Если для каждой функции МТО локальные KPI сформированы в отрыве от общих показателей снабжения, это приводит к смещению фокуса на эти локальные показатели и тормозит достижение конечных целей предприятия.

Рекомендации:

• Установите KPI для всех групп, при этом придавая большее значение выполнению общего плана снабжения, чем локальным показателям отдельных функций. Это позволит всем участникам сосредоточиться на достижении общей цели компании, что приведет к улучшению результатов и повышению эффективности.
• Свяжите оценку эффективности исполнения локальных задач с общими целями снабжения, чтобы обеспечить согласованность действий всех подразделений.

Подготовка к планированию снабжения — это не просто формальность, а стратегически важный процесс, который требует внимания и ресурсов. Инвестирование в качественное планирование снабжения не только улучшит текущие операции, но и создаст основу для устойчивого роста и конкурентоспособности предприятия в будущем. Системный подход, регулярная актуализация данных и активное сотрудничество между подразделениями — ключевые факторы, которые помогут достичь успеха в этой области.